Executive Coordination Assistant

Page Group Switzerland; Genf; Vor Ort; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Page Group Switzerland recherche un Assistant de Coordination Exécutive expérimenté pour soutenir le Chef de Cabinet et l’équipe du Bureau du CEO, au siège à Genève. Vous coordonnerez les activités opérationnelles, administratives et de gouvernance dans un environnement international.

Le candidat idéal possède au moins 3 ans d’expérience dans le soutien exécutif et maîtrise les outils Microsoft Office; SAP est apprécié et l’anglais est required, le français étant un atout.

Qualifikationen

• Expérience d’au moins 3 ans dans le support exécutif, l’administration ou la coordination.
• Expérience avec le soutien aux cadres supérieurs.
• Maîtrise des applications Microsoft Office et outils de collaboration.
• Connaissance des systèmes ERP comme SAP est fortement souhaitée.
• Anglais courant, le Français est un atout.

Aufgaben

• Coordonner l’administration budgétaire et les contrats en collaboration avec les équipes Finance et Approvisionnement.
• Fournir un soutien administratif et logistique au Bureau du CEO, organiser déplacements et gestion des dépenses.
• Organiser les réunions de haute direction et les événements de gouvernance.
• Gérer l’agenda et les priorités du Chef de Cabinet.
• Préparer des documents de réunion et rapports de gouvernance.
• Maintenir le flux d’information et suivre les actions clés.
• Aider les collègues dans les processus administratifs et outils numériques.

Kenntnisse

Gestion administrative

Gestion des réunions

Gestion des priorités

Communication

Anglais courant

Tools

Microsoft Office

SAP

Jobbeschreibung

Pour soutenir son équipe de direction, nous recherchons un Assistant de Coordination Exécutive expérimenté et très organisé pour rejoindre le Bureau du CEO.

C’est une opportunité unique de travailler au cœur d’une organisation dynamique et engagée, en fournissant un soutien opérationnel, administratif et de coordination au Chef de Cabinet et à l’ensemble de l’équipe du Bureau du CEO.

Assistant de Coordination Exécutive

Notre client est une organisation reconnue internationalement dont le siège est à Genève.

Missions

En tant que membre clé du Bureau du CEO, vous jouerez un rôle central pour assurer le bon fonctionnement des opérations exécutives, des activités de gouvernance, des processus budgétaires et des événements de direction. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les parties prenantes senior de l’organisation et contribuerez à la fourniture d’un soutien administratif et de coordination de haute qualité dans un environnement international dynamique.

Responsabilités principales

• Coordonner l’administration budgétaire, les activités d’approvisionnement, les contrats, les factures et les processus de reporting en collaboration avec les équipes Finance et Approvisionnement.
• Fournir un soutien administratif et logistique au Bureau du CEO, y compris l’organisation des déplacements, les activités d’intégration, la gestion des consultants, le traitement des dépenses et l’administration des contrats.
• Organiser et coordonner les réunions de la haute direction, les forums de gouvernance, les retraites exécutives, les assemblées générales, les ateliers et les événements transversaux.
• Soutenir la gestion de l’agenda et la coordination des priorités pour le Chef de Cabinet.
• Préparer des présentations, des documents de réunion, de la correspondance, des rapports, des ordres du jour et des documents de gouvernance.
• Maintenir un flux d’information efficace au sein du Bureau du CEO et assurer le suivi en temps utile des actions clés.
• Agir en tant qu’utilisateur clé des systèmes internes et soutenir les collègues dans la navigation des processus administratifs et des outils numériques.

Profil du candidat

• Au moins 3 ans d’expérience dans le support exécutif, l’administration senior, la coordination des opérations ou la gestion de bureau dans un environnement complexe et dynamique.
• Expérience préalable de soutien aux cadres supérieurs ou aux équipes de direction.
• Solide expérience en administration budgétaire, approvisionnement, gestion des contrats et coordination financière.
• Excellentes compétences organisationnelles avec la capacité de gérer plusieurs priorités et échéances simultanément.
• Excellentes compétences en communication et en gestion des parties prenantes.
• Maîtrise avancée des applications Microsoft Office et des outils de collaboration.
• Une expérience avec SAP ou des systèmes ERP similaires est fortement souhaitée.
• La maîtrise de l’anglais est requise ; le français est un atout.

Conditions et Avantages

• Opportunité de travailler directement au sein du Bureau du CEO d’une organisation internationale prestigieuse.
• Exposition à la haute direction et aux initiatives stratégiques de l’organisation.
• Environnement de travail dynamique, multiculturel et collaboratif.
• Poste basé à Genève avec un contrat à durée déterminée de longue durée offrant stabilité et évolution professionnelle.