Executive Assistant / People & Office Operations (m/w/d)

Gerber Innovation; Schweiz; Hybrid; CHF 30,000 - 54,000; Part time

Job summary

Gerber Innovation sucht eine vielseitige Assistenz- bzw. Office-Management-Persona, die eng mit dem CEO zusammenarbeitet. Du übernimmst Organisation, Koordination, People & HR-Themen und unterstützt den CEO in täglichen Aufgaben.

Die Position ist remote-first mit gelegentlicher Präsenz in der Schweiz. Es geht um eine Generalistenrolle statt reinem Sekretariat: Du hältst Prozesse am Laufen, koordinierst Projekte und bringst Struktur ins Team.

Qualifications

• Diese Rolle ist keine klassische Sekretariatsstelle und fordert eigenständige Organisation.
• Du übernimmst Organisation, Koordination, People & HR-Themen und CEO-Support.
• HR-Erfahrung ist von Vorteil, aber kein Muss.
• Du arbeitest nah am CEO und bist die konstanter Anker im Alltag.

Responsibilities

• Terminkoordination und Vorbereitung von Gesprächen.
• Bewerberkoordination, Onboarding neuer Mitarbeitender, HR-Administration und Verträge.
• Interne Teamkommunikation und Ablage-Struktur organisieren.
• Gelegentlich vor Ort in der Schweiz an Team-Events teilnehmen.

Skills

Organisation

Koordination

People & HR

CEO Support

Job description

Du organisierst, denkst mit und bringst Dinge ins Rollen?

Start: ab sofort 50–60 % Pensum Grösstenteils Remote Gelegentlich Schweiz vor Ort

«Ich suche keine Assistentin, die Aufgaben abarbeitet. Ich suche jemanden, der mitdenkt, Prioritäten erkennt und Dinge in Gang bringt – bevor ich sie ansprechen muss.»

Über das Unternehmen

Was Gerber Innovation ist – und was du hier mitgestaltest

Gerber Innovation ist eine spezialisierte Social-Recruiting-Agentur für KMU und Handwerksbetriebe in der Schweiz. Wir helfen wachsenden Unternehmen, qualifizierte Fachkräfte zu finden – schnell, zuverlässig und mit schriftlicher Erfolgsgarantie.

Wir sind ein wachsendes, remote-first Team mit über 300 Kunden in der DACH-Region. Flache Hierarchien, klare Verantwortlichkeiten, schnelle Entscheidungen. Der CEO führt das Unternehmen direkt – und braucht jemanden an seiner Seite, der Ordnung in den Alltag bringt, Projekte koordiniert und das Team zusammenhält.

Diese Rolle ist keine klassische Sekretariatsstelle. Du übernimmst Verantwortung für Organisation, Koordination, People & HR-Themen und CEO Support gleichzeitig. Entscheidend für uns ist weniger dein bisheriger Jobtitel als deine Fähigkeit, selbständig zu organisieren, mitzudenken und Dinge zuverlässig voranzubringen.

Kunden in der DACH-Region

Grösstenteils von zuhause

Die Rolle im Detail

Was du bei uns konkret tust

Eine echte Generalistenrolle: Du arbeitest nah am CEO, koordinierst People- und HR-Themen, behältst interne Prozesse im Griff – und erkennst selbst, was als Nächstes gebraucht wird.

CEO entlasten & koordinieren

Terminkoordination, Recherchen, Vorbereitung von Gesprächen und Entscheidungsgrundlagen. Du schützt die Zeit des CEOs – und denkst dabei aktiv mit.

Bewerberkoordination, Onboarding neuer Mitarbeitender, HR-Administration, Verträge, interne Teamkommunikation. HR-Erfahrung ist ein grosses Plus – kein Muss. Wichtig ist, dass du gerne mit Menschen arbeitest und organisatorisch verlässlich bist.

Interne Abläufe organisieren

Du sorgst dafür, dass Prozesse reibungslos laufen: Aufgaben-Tracking, Ablagestruktur, Teamkoordination. Du bist die Konstante, die den Laden am Laufen hält.

People & Culture mitgestalten

Du bist erste Ansprechperson für Teambelange. Du erkennst Stimmungen, förderst gute Zusammenarbeit und sorgst dafür, dass sich alle gut aufgehoben fühlen.

Projekte & Administration

Du behältst den Überblick über laufende Projekte, erinnerst an Deadlines und kümmerst dich um Verträge, Lieferanten, Abos – immer mit Blick für Details.

Gelegentlich vor Ort dabei sein

Ca. 1–2× pro Monat bist du für Team-Events oder wichtige Meetings persönlich in der Schweiz mit dabei. Das bleibt die Ausnahme – nicht die Regel.

Gute Gründe, Teil von Gerber Innovation zu werden

Grösstenteils Remote

Du arbeitest von zuhause – mit Flexibilität im Alltag und einem klaren Rahmen für die Zusammenarbeit.

Kein 100 %-Stress. Du hast Zeit für anderes – und trotzdem echte Verantwortung im Team.

Nah am Geschehen

Du arbeitest direkt mit dem CEO zusammen und bekommst Einblick in alle Bereiche des Unternehmens.

Wachsen im richtigen Tempo

Kein Mikro-Management. Du bekommst Verantwortung, die zu deiner Erfahrung passt – und wächst mit der Rolle.

Ein Team, das füreinander einsteht

Wir sind ein kleines, engagiertes Team. Jede Person zählt – und wird geschätzt.

Deine Ideen zählen

Wenn du siehst, dass etwas besser gehen könnte, sagst du es. Und wir hören zu.

Besonders gut passt du zu uns, wenn du bereits Erfahrung in Assistenz, Office Management, HR/People Operations, Recruiting oder Projektkoordination gesammelt hast – unabhängig davon, wie deine letzte Stelle hiess.

Du erkennst selbst, was als Nächstes getan werden muss – ohne dass jemand es dir sagen muss.

Du hältst mehrere Themen gleichzeitig sauber zusammen und verlierst dabei nichts aus dem Blick.

Du kommunizierst klar und fasst zuverlässig nach – intern wie extern.

Du arbeitest gerne nah an Geschäftsführung und Team und verstehst, was beide brauchen.

Du hast bereits Erfahrung mit Organisation, Administration, People/HR oder Koordination – in welcher Funktion auch immer.

Du hast keine Scheu davor, Verantwortung zu übernehmen – auch wenn es mal unübersichtlich wird.

Du arbeitest strukturiert, pragmatisch und selbständig. Keine Wartezeit auf jede einzelne Anweisung.

Ob auf deinem bisherigen Arbeitsvertrag Executive Assistant, Office Manager, HR Coordinator, Team Assistant oder Projektkoordinator stand – das ist für uns zweitrangig. Entscheidend ist, was du praktisch bereits gemacht hast.