Direktionsassistenz & Klinikverwaltung – Thoraxchirurgie

USZ; Zürich; On-site; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Job summary

Universitätsspital Zürich sucht eine engagierte Assistenz im personaladministrativen Umfeld zur Unterstützung der Klinikdirektion. Sie arbeiten eng mit der Klinikleitung zusammen und betreuen Rekrutierung, Ein- und Austritte sowie die Pflege der Personalstammdaten.

Sie optimieren interne Prozesse, erstellen Reports, koordinieren Termine und Veranstaltungen und vertreten die Direktionsassistenz. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie kaufmännische Ausbildung sind Voraussetzung.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation mit idealerweise 2–5 Jahren Berufserfahrung im Gesundheitswesen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Diskretion und gute Kommunikationsfähigkeiten in einem interprofessionellen Team.

Responsibilities

• Schnittstelle für personaladministrative Aufgaben im Rekrutierungsprozess, Ein- & Austritte, Pflege der Personalstammdaten und Einführungsprogramme.
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern im Auftrag der Klinikdirektion, sowie bei Bedarf Leistungserfassung.
• Optimierung und Weiterentwicklung interner Prozesse und Arbeitsabläufe, z. B. administrative Unterstützung und Koordination der internen Weiterbildungskommission.
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Protokollen, Berichten und weiteren Unterlagen für die Klinikleitung.
• Überwachung von Terminen und Fristen sowie sorgfältige, vertrauliche und termingerechte Bearbeitung administrativer Aufgaben.
• Stellvertretung der Direktionsassistenz (Terminplanung, Kalenderkoordination, Korrespondenz und Organisation von Besprechungen).
• Stellvertretung bei der Organisation und Koordination von internen und externen Veranstaltungen, Sitzungen, Fortbildungen und klinischen Anlässen sowie bei der Aktualisierung der Social-Media-Kanäle.
• Sonstige administrative und organisatorische Unterstützung der Klinikdirektion sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Direktionssekretariat.

Skills

Organisationstalent

Diskretion

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Eigenständige Arbeitsweise

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Universitätsspital Zürich sucht eine engagierte Assistenz im personaladministrativen Umfeld zur Unterstützung der Klinikdirektion. Sie arbeiten eng mit der Klinikleitung zusammen und betreuen Rekrutierung, Ein- und Austritte sowie die Pflege der Personalstammdaten.

Sie optimieren interne Prozesse, erstellen Reports, koordinieren Termine und Veranstaltungen und vertreten die Direktionsassistenz. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie kaufmännische Ausbildung sind Voraussetzung.