Digital Office Manager:in; 70-80%

Coop Genossenschaft; Zürich; Hybrid; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Reise-Rabatte Coop Travel

5x Superpunkte im Supermarkt

Versicherungsrabatte bis 20%

Coop-Gruppe Rabatt 20%

Mobiles/Prepaid Rabatte Coop Mobile

Reka-Card Vergünstigungen

Zusammenfassung

Coop Genossenschaft sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung mit Fokus auf zentrale administrative Prozesse und deren Optimierung durch Automatisierung. Sie koordinieren Termine der Geschäftsleitung, erstellen Protokolle und unterstützen die Kommunikation des Unternehmens.

Ihre Aufgabe umfasst das Vorantreiben von Prozessverbesserungen, die Nutzung digitaler Tools und den souveränen Umgang mit Führungskräften.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung (mind. 3–5 Jahre) in einer ähnlichen Funktion.
• Freude am Hinterfragen von Prozessen und pragmatische Umsetzung von Verbesserungen.
• Digitale Denkweise sowie Begeisterung für Automatisierungen und KI.
• Selbständige Verantwortungsübernahme und zielgerichtetes Vorantreiben von Themen.

Aufgaben

• Verantwortung für zentrale administrative Prozesse und deren Automatisierung inkl. Evaluation von KI-Tools.
• Jahres-Terminplanung, Koordination von Geschäftsleitungsterminen, Agendamanagement des Geschäftsführers.
• Steuerung von Führungs- und Planungsprozessen, Konsolidierung von Unterlagen und Pendenzenmanagement.
• Organisation von Event-Formaten für die Führungscrew und Unterstützung der Unternehmenskommunikation.
• Koordination zentraler Corporate Services Aufgaben und externer Dienstleister.

Kenntnisse

Berufserfahrung 3–5 Jahre

Prozessoptimierung

Digitales Office Management

Automatisierung/KI

Durchsetzungsstark gegenüber Führung

Selbständige Arbeit

Jobbeschreibung

Aufgaben

• Verantwortung für zentrale administrative Prozesse und deren steter Automatisierung inkl. Evaluation und Einsatz von KI-Tools zur Effizienzsteigerung
• Jahres-Terminplanung, Koordination übergreifender Termine der Geschäftsleitung, Agendamanagement des Geschäftsführers sowie Erstellung pragmatischer Protokolle und Dokumentationen ausgewählter Schlüsselmeetings
• Steuerung wiederkehrender Führungs- und Planungsprozesse, Konsolidierung von Geschäfts-Unterlagen und -Dokumentationen sowie Pendenzenmanagement
• Organisation von Event-Formaten für die Führungscrew sowie Unterstützung der Unternehmenskommunikation bei Mitarbeitendenanlässen
• Koordination zentraler Corporate Services Aufgaben, externer Facility-Management-Dienstleister sowie administrative Unterstützung der Unternehmenskommunikation

Anforderungen

• Mehrjährige Berufserfahrung (mind. 3–5 Jahre) in einer ähnlichen Funktion (Aus- oder Weiterbildung im Bereich digitales Office Management von Vorteil)
• Freude am Hinterfragen von Prozessen und pragmatische Umsetzung von deren Verbesserungen
• Digitale Denkweise sowie Begeisterung für den sinnvollen Einsatz von Automatisierungen und KI
• Selbständige Verantwortungsübernahme, zielgerichtetes Vorantreiben und Abschliessen von Themen sowie verbindliches und durchsetzungsstarkes Auftreten gegenüber Führungskräften
• Bereitschaft, operative Routineaufgaben zu übernehmen und diese laufend zu vereinfachen oder zu automatisieren

Vergünstigungen

• Vergünstigungen: Rabatt auf das Reiseangebot ITS Coop Travel, 5-fache Anzahl Superpunkte im Supermarkt, bis zu 20% Rabatt auf verschiedene Versicherungsleistungen, bis zu 20% Rabatt in allen Formaten der Coop-Gruppe, günstigere Mobile- und Prepaid-Abos bei Coop Mobile, Reka-Card: Vergünstigung bei Bezug, Vergünstigungen für Freizeitaktivitäten

Anstellungsbedingungen

• Anstellungsbedingungen: Pensionskasse: 2/3 wird von Coop einbezahlt, Attraktive Anstellungsbedingungen und zertifizierte Lohngleichheit, Gesamtarbeitsvertrag (GAV), 18 Wochen bezahlter Mutterschaftsurlaub und 4 Wochen bezahlter Vaterschaftsurlaub, Treueprämien

Arbeitszeit

• Arbeitszeit: 5 Wochen Ferien

Weiterbildung

• Weiterbildung: Unterstützung für externe Aus- und Weiterbildungen

Nachhaltigkeit

• Nachhaltigkeit: Engagement für Mensch und Tier und Natur mit über 400 Taten

Kommunikation

• Kommunikation: interne App für Mitarbeitende

Gesundheit

• Gesundheit: Update-Fitness: Fr. 200.– Rabatt aufs Jahresabonnement

Deine Ansprechperson

Annika Bittner

HR Marketing