Coordinateur(trice) Administratif(ve) IT

Umanova SA; Genf; Vor Ort; CHF 80.000 - 110.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Umanova SA recherche un Coordinateur(trice) Administratif(ve) IT pour renforcer l'équipe des Services aux Utilisateurs. Vous assurerez le suivi administratif et le pilotage des commandes et stocks, tout en collaborant avec les équipes IT et les fournisseurs.

Le candidat idéal possède au moins 3 ans dans une fonction administrative ou logistique et une excellente maîtrise d'Excel, ainsi que des outils de gestion de tickets (ServiceNow, Jira, EasyVista). Anglais apprécié.

Qualifikationen

• Minimum 3 ans dans une fonction administrative, logistique ou coordination.
• Expérience dans un environnement IT est un fort atout.
• Expérience dans le suivi de commandes, fournisseurs ou gestion de stocks.

Aufgaben

• Suivre l'activité administrative des Services aux Utilisateurs.
• Gérer les devis et offres auprès des fournisseurs.
• Suivre les commandes jusqu'à livraison et relances.
• Contrôler les délais et optimiser les livraisons.
• Suivre les niveaux de stock et réapprovisionnement.
• Intégrer les équipements IT dans les bases de données.
• Gérer les sorties d'inventaire et le cycle de vie.
• Participer à l'amélioration continue et procédures.

Kenntnisse

Excel

Outils ticketing

Cycle IT

Bases données

Ausbildung

Formation admin/IT

Tools

ServiceNow

Jira

EasyVista

Jobbeschreibung

Nous recherchons un(e) Coordinateur(trice) Administratif(ve) IT afin de renforcer une équipe en charge des Services aux Utilisateurs. Cette fonction combine coordination administrative, suivi opérationnel et collaboration avec les équipes IT, les fournisseurs et les clients internes. Le/la candidat(e) contribuera au bon fonctionnement des activités administratives liées à la gestion des équipements informatiques, des commandes, des stocks et des processus associés, tout en participant à l’amélioration continue des méthodes de travail.

Vos responsabilités

Gestion administrative

• Assurer le suivi administratif des activités des Services aux Utilisateurs.
• Gérer les demandes de devis et d'offres auprès des fournisseurs.
• Assurer le suivi des commandes jusqu'à leur livraison.
• Contrôler les délais de livraison et effectuer les relances nécessaires.
• Suivre les niveaux de stock et anticiper les besoins de réapprovisionnement.

Gestion des équipements IT

• Assurer l'intégration des nouveaux équipements dans les bases de données.
• Gérer les sorties d'inventaire des équipements en fin de vie.
• Garantir la qualité et la mise à jour des données de gestion du parc informatique.
• Participer aux processus administratifs liés au cycle de vie des équipements.

Inventaire

• Coordonner la campagne annuelle d'inventaire IT sur plusieurs sites.
• Collaborer avec les équipes de support afin de garantir la fiabilité des inventaires.
• Participer aux opérations de réconciliation des données.

Amélioration continue

• Identifier des pistes d'amélioration des processus administratifs.
• Participer à la mise en place de nouvelles procédures et bonnes pratiques.
• Optimiser les outils de suivi et les méthodes de gestion.

Support administratif

• Traiter les demandes via l'outil de Service Management.
• Assurer les échanges avec les clients internes et les partenaires externes.
• Produire des indicateurs de performance, statistiques et rapports d'activité.

Profil recherché

Formation

• Formation commerciale, administrative ou informatique (CFC, ES ou équivalent).

Expérience

• Minimum 3 ans dans une fonction administrative, logistique ou de coordination.
• Une expérience dans un environnement informatique constitue un fort atout.
• Expérience dans le suivi de commandes, fournisseurs ou gestion de stocks.

Compétences techniques

• Très bonne maîtrise des outils Microsoft Office (Excel indispensable).
• Bonne connaissance des outils de gestion de tickets ou Service Management (ServiceNow, Jira, EasyVista ou équivalent).
• Bonne compréhension du cycle de vie des équipements IT.
• Aisance avec les bases de données et les tableaux de bord.

Qualités personnelles

• Excellent sens de l'organisation.
• Grande rigueur et précision.
• Autonomie et esprit d'initiative.
• Excellentes capacités de communication.
• Sens du service client.
• Esprit d'équipe.
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Orientation amélioration continue.

Langues

• Français courant (oral et écrit).
• L'anglais constitue un atout.

Vous appréciez les environnements structurés où la qualité, la précision et l'organisation sont essentielles. Vous aimez coordonner plusieurs activités simultanément et collaborer avec différents interlocuteurs afin d'assurer un excellent niveau de service. Vous souhaitez mettre vos compétences au service d'une équipe dynamique et contribuer à l'excellence des opérations ?