Coordinateur / Coordinatrice administratif(ve) Facility Management (f/h/d)

Galenica; Bern; On-site; CHF 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

Galenica AG recherche un(e) assistant(e) polyvalent(e) pour traiter les demandes techniques des pharmacies et coordonner les interventions du Facility Management. Vous assurerez le suivi des dossiers jusqu'à résolution et gérerez les aspects administratifs des contrats de maintenance.

Le poste nécessite une formation en pharmacie ou commerce et une excellente maîtrise d'outils bureautiques. Travail sur site avec interaction entre équipes internes et partenaires externes.

Qualifications

• Formation professionnelle en pharmacie ou commerce exigée.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel/Outlook).
• Bon niveau de français écrit et oral, allemand C1/C2 serait un atout.

Responsibilities

• Vous traitez les demandes techniques des pharmacies et assurez le suivi jusqu'à résolution.
• Vous planifiez et coordonnez les interventions du Facility Management technique.
• Vous coordonnez les prestataires externes et veillez au respect des délais et besoins.
• Vous demandez des offres, préparez les demandes d'investissement et contrôlez les factures.
• Vous assurez la gestion administrative des contrats de maintenance et coordonnez le nettoyage et la gestion des déchets.
• Vous tenez à jour la documentation et les listes nécessaires au suivi des activités.

Skills

Organisation et planification

Autonomie

Orientation service client

Souci du détail

Education

Formation assistante / assistant en pharmacie

Employé de commerce

Tools

Word

Excel

Outlook

Job description

Tu traites les demandes techniques de nos pharmacies et en assures le suivi jusqu'à leur résolution.

Tu planifies et coordonnes les interventions de nos spécialistes du Facility Management technique afin de garantir une utilisation efficace des ressources.

Tu coordonnes les interventions de prestataires externes et veilles à leur réalisation dans les délais et selon les besoins.

Tu demandes des offres auprès de fournisseurs, prépares les demandes d'investissement et contrôles les factures dans le cadre du traitement administratif.

Tu assures la gestion administrative des contrats de maintenance et coordonnes, avec nos partenaires externes, le nettoyage ainsi que la gestion des déchets de nos pharmacies.

Tu tiens à jour la documentation des installations techniques ainsi que les listes et documents nécessaires au suivi des activités.

Galenica AG

Ton champ d'action

• Tu traites les demandes techniques de nos pharmacies et en assures le suivi jusqu'à leur résolution.
• Tu planifies et coordonnes les interventions de nos spécialistes du Facility Management technique afin de garantir une utilisation efficace des ressources.
• Tu coordonnes les interventions de prestataires externes et veilles à leur réalisation dans les délais et selon les besoins.
• Tu demandes des offres auprès de fournisseurs, prépares les demandes d'investissement et contrôles les factures dans le cadre du traitement administratif.
• Tu assures la gestion administrative des contrats de maintenance et coordonnes, avec nos partenaires externes, le nettoyage ainsi que la gestion des déchets de nos pharmacies.
• Tu tiens à jour la documentation des installations techniques ainsi que les listes et documents nécessaires au suivi des activités.

Tes atouts

• Tu disposes d'une formation achevée d'assistante / assistant en pharmacie ou d'employée / employé de commerce.
• Tu maîtrises très bien l'allemand à l'écrit et à l'oral (C1/C2) et disposes de bonnes connaissances du français à l'oral et à l'écrit (B2/C1).
• Tu utilises avec aisance Word, Excel et Outlook et es à l'aise avec les processus administratifs.
• Tu sais organiser plusieurs tâches en parallèle, définir les priorités et garder une vue d'ensemble, même lorsque le rythme s'accélère.
• Tu communiques de manière orientée service et apprécies la collaboration avec différents interlocuteurs internes et externes.
• Tu travailles de manière autonome et structurée, assumes tes responsabilités et assures un suivi fiable de tes dossiers.

Contact

Ta candidature est traitée par:

Galenica

Dominique Geiger

Specialist Recruiting

Tel. [phone]

Pose tes questions techniques à:

Christelle Debonneville

Head of Infrastructure & Security

Tel. [phone]