Contract Manager _ CDD 3 mois minimum

FHV Informatique; Prilly; Vor Ort; CHF 110.000 - 160.000; Teilzeit

Zusammenfassung

La Fédération des Hôpitaux Vaudois informatique (FHVi) recherche un Contract Manager pour optimiser le programme d’achats du DSI et garantir la fiabilité des contrats.

Rattaché au directeur administratif et financier, vous pilotez les achats, les consultations et les négociations avec les fournisseurs, tout en assurant le suivi des dépenses et des KPI, en collaboration avec les juristes et les métiers.

Un temps partiel entre 80 et 100% peut être envisagé.

Qualifikationen

• Expérience avérée en services IT ou environnement similaire.
• Capacité à interpréter des données et à identifier les risques contractuels.
• Aisance dans la négociation et la coordination avec les juristes et les directions métier.

Aufgaben

• Définit et garantit l’application rigoureuse d’un processus d’achat conforme aux règles et marchés publics.
• Conçoit et met en œuvre des consultations (RFI, RFP, RFQ) avec les équipes.
• Conduit les négociations et assure le suivi contractuel et les indicateurs de performance (KPI).
• Pilote les analyses de dépenses et le spend management tout au long du cycle des contrats.

Kenntnisse

Négociation

Analyse financière

Gestion contrats

Gestion fournisseurs

Rigueur financière

Communication

Tools

RFI/RFP/RFQ process

Jobbeschreibung

La Fédération des Hôpitaux Vaudois informatique (FHVi), est le partenaire informatique privilégié de plus de 12 Hôpitaux et établissements de santé régionaux du canton de Vaud. La FHVi les accompagne dans les nombreux défis de la transformation digitale du domaine de la santé et a pour principales missions de planifier, concevoir, réaliser et exploiter le SI de ses membres. Ce sont plus de 100 collaborateurs au service de 10'000 utilisateurs, pour parc de plus de 7'000 postes de travail répartis sur une centaine de sites géographiques et sur trois cantons (VD, VS, FR).

La FHVi est un acteur clé dans le soutien métier, organisationnel et numérique des établissements sanitaires - hôpitaux, pharmacies d'hôpitaux, réseaux de soins, EMS et centres de secours et d'urgences - en Suisse romande. L'association reconnue d'utilité publique, à but non lucratif se trouve à Prilly sur le site de l'hôpital de Cery.

Elle s'engage à soutenir les établissements de santé grâce à son expertise en technologies de l'information et en gestion sanitaire. Son rôle est d’améliorer l'efficacité, la coordination et l'infrastructure numérique à travers des solutions adaptées à une clientèle diversifiée, tant par la taille des structures que par les métiers concernés. En s'appuyant sur un système d'information mutualisé et des services numériques de qualité, elle vise à garantir une organisation hospitalière sûre et performante, centrée sur les besoins de la patientèle.

Face à la digitalisation croissante du système de santé, la FHVi a récemment entamé sa propre transformation pour répondre efficacement aux enjeux de ce domaine à la fois complexe, dynamique et passionnant. Cette transformation implique, entre autres, une refonte en profondeur du modèle de financement. Cela comprend une amélioration significative de la gestion budgétaire ainsi que la mise en place de pratiques financières plus robustes et transparentes.

Dans ce contexte, l’organisation recherche un.e

Contract Manager (80-100%) contrat à durée déterminée de 3 mois minimum.

Date de prise de poste souhaitée : Dès que possible (idéalement immédiatement).

Rattaché·e au directeur administratif et financier, à la croisée des domaines juridique, financier et opérationnel, vous optimiserez le programme d’achats de la DSI et serez le·la garant·e de la fiabilité des contrats et aiderez les différents départements à atteindre leurs objectifs.

Responsabilités principales

Processus achats :

• Définit et garantit l’application rigoureuse d’un processus d’achat cohérent, tant pour les achats standards que pour ceux soumis à la réglementation des marchés publics (appel d’offre et appel d’offre public), en conformité avec les seuils, procédures en vigueur et le Règlement des signatures.
• Conçoit et met en œuvre, en collaboration avec les équipes opérationnelles, les consultations (RFI, RFP, RFQ).
• Assure le sourcing et l’identification des prestataires pertinents et prépare, coordonne et anime les phases de consultation et de soutenance des candidats.
• Élabore des grilles d’analyse multicritères et évalue les offres sur les plans technique, fonctionnel et commercial.
• Conduit les négociations, qu’elles soient en gré à gré ou dans le cadre formalisé des consultations, en étroite coordination avec les expert·es techniques (DSI, directions métiers) et les juristes.
• Contribue activement au processus de sélection des fournisseurs et à la formalisation contractuelle des accords.

Pilotage, performance et spend management :

• Suivi et animation des relations avec les fournisseurs stratégiques, analyse des reportings, revue des contrats et des dépenses, organisation et pilotage des comités de suivi.
• Définition et mise en œuvre d'une stratégie d’optimisation de la performance des contrats tout au long de leur cycle de vie.
• Analyse des dépenses : collecte, consolidation et analyse des données achats par fournisseur et par catégorie ; élaboration de synthèses et recommandations.
• Suivi de la performance achats : production et suivi des indicateurs clés (KPI), reporting régulier et présentation des résultats au management.
• Gestion des contrats clés : veille active sur les échéances, les engagements contractuels et les risques associés ; alerte et recommandations à destination de la direction.
• Participation ou pilotage d’analyses de risques fournisseurs et marché, intégrées aux processus décisionnels.
• Veille stratégique : surveillance continue des évolutions du marché, des innovations technologiques et des évolutions réglementaires impactant les achats.
• Réalisation d’analyses comparatives pour identifier les meilleures pratiques et opportunités d’optimisation.

Profil recherché

Doté·e d’une personnalité ouverte, bienveillante et orientée solutions, vous justifiez d’une solide expérience dans une société de services, idéalement en environnement IT, et manifestez un intérêt marqué pour les enjeux technologiques et contractuels.

Votre excellente maîtrise des leviers financiers, alliée à une aisance naturelle avec les chiffres, vous permet de piloter efficacement la performance contractuelle tout au long du cycle de vie des contrats. Vous savez interpréter des données complexes, identifier les risques, et recommander des actions correctives pertinentes.

Communicant·e hors pair, vous interagissez avec fluidité au sein d’équipes transversales, tout en assurant un lien constant avec les parties prenantes internes et externes. Vous êtes à l’aise dans la négociation, l’animation de comités de suivi, et la coordination avec les services juridiques, achats, finance ou opérationnels.

Un temps partiel peut être envisagé entre 80 et 100%.

Pourquoi nous rejoindre ?

Une association en pleine croissance, orientée vers l’innovation et la qualité de service. Une ambiance de travail collaborative et bienveillante, où l’initiative est valorisée. L’opportunité de contribuer directement à la performance et à la stratégie de l’association.

Notre association étant sensible aux questions de diversité et de mixité, nous encourageons les postulations féminines.