Contract Manager _ CDD 3 mois minimum

FHV Informatique; Prilly; Vor Ort; CHF 90.000 - 130.000; Teilzeit

Zusammenfassung

FHVi sucht eine/n Contract Manager (80-100%) für die Abteilung Einkauf/ Finanzierung. Sie optimieren das Einkaufsprogramm der IT-Abteilung, sichern die Zuverlässigkeit der Verträge und unterstützen verschiedene Abteilungen bei Zielerreichungen.

Die Position ist befristet mit einer Einstiegsmöglichkeit so bald wie möglich. Sie arbeiten eng mit dem Verwaltungs- und Finanzdirektor zusammen und berichten an die relevanten Stakeholder. Eine Teilzeitbeschäftigung zwischen 80 und 100% ist möglich.

Qualifikationen

• Fundierte Erfahrung in einem Dienstleistungsunternehmen, idealerweise im IT-Umfeld.
• Ausgeprägtes Interesse an technologischen und vertraglichen Fragestellungen.
• Ausgezeichnete Beherrschung finanzieller Hebel und Zahlenaffinität.

Aufgaben

• Definieren und strikte Umsetzung des kohärenten Einkaufsprozesses (Standardkäufe, öffentliche Beschaffungen).
• Entwerfen und implementieren von Konsultationen (RFI, RFP, RFQ) in Zusammenarbeit mit operativen Teams.
• Sourcing, Identifikation relevanter Dienstleister und Koordination von Konsultations- und Präsentationsphasen.
• Durchführung multikriterieller Analysen von Angeboten; technische, funktionale und kommerzielle Bewertung.
• Verhandlungen führen, Ausschreibungen begleiten und Lieferantenverträge formell festlegen.
• Überwachung von KPI, Reporting und Risikoanalysen; Bindeglied zu Rechts-, Einkaufs-, Finanz- und Fachabteilungen.

Jobbeschreibung

Die Informatik der Fédération des Hôpitaux Vaudois (FHVi) ist der bevorzugte IT-Partner von mehr als 12 regionalen Spitälern und Gesundheitseinrichtungen im Kanton Waadt. Die FHVi begleitet sie bei den zahlreichen Herausforderungen der digitalen Transformation im Gesundheitswesen und hat die Hauptaufgaben, die IT-Systeme ihrer Mitglieder zu planen, zu entwerfen, umzusetzen und zu betreiben. Über 100 Mitarbeitende stehen 10'000 Nutzern zur Verfügung, mit einem Bestand von mehr als 7'000 Arbeitsplätzen, verteilt auf rund hundert geografische Standorte in drei Kantonen (VD, VS, FR).

Contract Manager (80-100%) _ Befristeter Vertrag mindestens 3 Monate

Die FHVi ist ein wichtiger Akteur bei der fachlichen, organisatorischen und digitalen Unterstützung von Gesundheitseinrichtungen – Spitälern, Spitalapotheken, Versorgungsnetzwerken, Alters- und Pflegeheimen sowie Rettungs- und Notfallzentren – in der Romandie. Der als gemeinnützig anerkannte, gemeinnützige Verein hat seinen Sitz in Prilly auf dem Gelände des Spitals Cery.

Sie engagiert sich dafür, Gesundheitseinrichtungen mit ihrer Expertise in Informationstechnologie und Gesundheitsmanagement zu unterstützen. Ihre Rolle besteht darin, die Effizienz, Koordination und digitale Infrastruktur durch massgeschneiderte Lösungen für eine vielfältige Kundschaft zu verbessern, sowohl hinsichtlich der Grösse der Einrichtungen als auch der betroffenen Fachbereiche. Basierend auf einem gemeinsamen Informationssystem und hochwertigen digitalen Diensten zielt sie darauf ab, eine sichere und leistungsfähige Spitalorganisation zu gewährleisten, die sich an den Bedürfnissen der Patientinnen und Patienten orientiert.

Angesichts der zunehmenden Digitalisierung des Gesundheitssystems hat die FHVi kürzlich ihre eigene Transformation begonnen, um den Herausforderungen dieses komplexen, dynamischen und spannenden Bereichs effektiv zu begegnen. Diese Transformation beinhaltet unter anderem eine tiefgreifende Überarbeitung des Finanzierungsmodells. Dazu gehört eine wesentliche Verbesserung des Budgetmanagements sowie die Einführung robusterer und transparenterer Finanzpraktiken.

In diesem Kontext sucht die Organisation eine/n

Contract Manager (80-100%) befristeter Vertrag von mindestens 3 Monaten.

Gewünschter Eintrittstermin: so bald wie möglich (idealerweise sofort).

In direkter Anbindung an den Verwaltungs- und Finanzdirektor, an der Schnittstelle zwischen den juristischen, finanziellen und operativen Bereichen, optimieren Sie das Einkaufsprogramm der IT-Abteilung und sind Garant/in für die Zuverlässigkeit der Verträge und unterstützen die verschiedenen Abteilungen bei der Erreichung ihrer Ziele.

Hauptverantwortlichkeiten:

Einkaufsprozess:

• Definiert und gewährleistet die strikte Anwendung eines kohärenten Einkaufsprozesses, sowohl für Standardkäufe als auch für solche, die der öffentlichen Beschaffungsregelung unterliegen (Ausschreibungen und öffentliche Ausschreibungen), in Übereinstimmung mit den geltenden Schwellenwerten, Verfahren und der Unterschriftenordnung.
• Entwirft und implementiert in Zusammenarbeit mit den operativen Teams die Konsultationen (RFI, RFP, RFQ).
• Sorgt für das Sourcing und die Identifikation relevanter Dienstleister und bereitet die Phasen der Konsultation und Präsentation der Kandidaten vor, koordiniert und moderiert diese.
• Erarbeitet mehrkriterielle Analyse-Raster und bewertet die Angebote technisch, funktional und kommerziell.
• Führt Verhandlungen, sei es direkt oder im formellen Rahmen der Konsultationen, in enger Abstimmung mit den technischen Experten (IT-Abteilung, Fachbereiche) und den Juristen.
• Trägt aktiv zum Auswahlprozess der Lieferanten und zur vertraglichen Formalisierung der Vereinbarungen bei.

Steuerung, Leistung und Ausgabenmanagement:

• Verfolgt und pflegt die Beziehungen zu strategischen Lieferanten, analysiert Reportings, überprüft Verträge und Ausgaben, organisiert und leitet Überwachungsausschüsse.
• Definiert und implementiert eine Strategie zur Optimierung der Vertragsleistung über den gesamten Lebenszyklus der Verträge.
• Analysiert Ausgaben: Erfassung, Konsolidierung und Analyse der Einkaufsdaten nach Lieferant und Kategorie; Erstellung von Zusammenfassungen und Empfehlungen.
• Verfolgt die Einkaufsleistung: Erstellung und Überwachung von Schlüsselindikatoren (KPI), regelmässiges Reporting und Präsentation der Ergebnisse gegenüber dem Management.
• Verwaltet Schlüsselkundenverträge: Aktive Überwachung von Fristen, vertraglichen Verpflichtungen und damit verbundenen Risiken; Alarmierung und Empfehlungen an die Geschäftsleitung.
• Beteiligt sich an oder leitet Risikoanalysen von Lieferanten und Märkten, die in Entscheidungsprozesse integriert sind.
• Strategische Beobachtung: Kontinuierliche Überwachung von Markttrends, technologischen Innovationen und regulatorischen Entwicklungen, die die Beschaffung betreffen.
• Führt Benchmark-Analysen durch, um Best Practices und Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Gesuchtes Profil

Mit einer offenen, wohlwollenden und lösungsorientierten Persönlichkeit verfügen Sie über fundierte Erfahrung in einem Dienstleistungsunternehmen, idealerweise im IT-Umfeld, und zeigen ein ausgeprägtes Interesse an technologischen und vertraglichen Fragestellungen.

Ihre ausgezeichnete Beherrschung finanzieller Hebel, verbunden mit einer natürlichen Zahlenaffinität, ermöglicht es Ihnen, die vertragliche Leistung über den gesamten Lebenszyklus der Verträge effektiv zu steuern. Sie können komplexe Daten interpretieren, Risiken erkennen und relevante Korrekturmassnahmen empfehlen.

Als hervorragende/r Kommunikator/in interagieren Sie mühelos in bereichsübergreifenden Teams und gewährleisten eine ständige Verbindung zu internen und externen Stakeholdern. Sie sind versiert in Verhandlungen, der Leitung von Überwachungsausschüssen und der Koordination mit den Rechts-, Einkaufs-, Finanz- oder operativen Abteilungen.

Eine Teilzeitbeschäftigung zwischen 80 und 100% ist möglich.

Warum zu uns kommen?

Ein wachsender Verein, der auf Innovation und Servicequalität ausgerichtet ist. Ein kollaboratives und wohlwollendes Arbeitsumfeld, in dem Eigeninitiative geschätzt wird. Die Möglichkeit, direkt zur Leistung und Strategie des Vereins beizutragen.

Da unser Verein sensibel für Fragen der Vielfalt und Gleichstellung ist, ermutigen wir insbesondere Frauen zur Bewerbung.