Assistenz der Geschäftsleitung & Administrative Sachbearbeitung

Edl Consulting; Winterthur; Hybrid; CHF 80.000 - 110.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

40-Stunden-Woche

Home-Office bis 2 Tage/Woche

Personalrestaurant

Gratisparkplätze

Moderne Infrastruktur

Zusammenfassung

Daimler Buses Schweiz sucht eine/n erfahrene/n Assistent/in der Geschäftsführung zur eigenständigen Organisation und administrativen Unterstützung von CEO, CFO sowie den Bereichen Sales und After-Sales.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsleitung, den Fachbereichen und externen Partnern zusammen und verantworten Terminplanung, Travel Management, Protokollführung (KI-gestützt zukünftig) und Dokumentenablage in SharePoint.

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundausbildung mitWeiterbildung als Direktionsassistent oder gleichwertige Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in anspruchsvoller Assistenz/Sachbearbeitung.
• Sehr gute Termin-Organisation, Office Management und Travel Management Kenntnisse.

Aufgaben

• Selbständige Organisation und administrative Unterstützung von CEO, CFO sowie Sales/After-Sales.
• Koordination vielseitiger administrativer und kaufmännischer Aufgaben.
• Verantwortung für interne Services, Abrechnungs- und Rechnungsfragen in Abstimmung mit Accounting.
• Planung und Protokollführung von Geschäftsleitungssitzungen; Protokolle künftig mit KI-Unterstützung.
• Termine, Sitzungen, Reisen inkl. Room-Booking und Reisekostenabrechnungen.
• Präsentationen, Datenaufbereitung und strukturierte Dokumentenablage in SharePoint.
• Kommunikationsdrehscheibe zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und externen Ansprechpartnern.
• Unterstützung bei Vertragsmanagement und bereichsübergreifenden Projekten.

Kenntnisse

Terminorganisation

Office Management

Travel Management

Kommunikationsstärke

Diskretion

Projektkoordination

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

Weiterbildung als Direktionsassistent

Tools

SharePoint

MS Office

Jobbeschreibung

Unser Mandant, die Daimler Buses Schweiz, ist ein Tochterunternehmen der Daimler Truck AG mit Hauptsitz in Winterthur. Als Geschäftsbereich Daimler Buses gehören sie zu den weltweit führenden Busherstellern. Mit den Marken Mercedes-Benz, Setra, OMNIplus und BusStore bietet Daimler Buses Schweiz nicht nur den Verkauf von Bussen, sondern den kompletten Rundum-Service entlang der Wertschöpfungskette in der Schweiz. Mit nachhaltigen Mobilitätslösungen und einem breit gefächerten Service als Full-Line-Anbieter erfüllt das Unternehmen nahezu alle Bedürfnisse seiner Kunden im Bussegment.

In dieser zentralen Drehscheibenfunktion unterstützt du CEO, CFO sowie die Bereiche Sales, After-Sales, HR und Legal & Compliance. Die Stelle verbindet die Unterstützung der Geschäftsleitung mit einer vielseitigen administrativen und kaufmännischen Sachbearbeitung. Du stellst sicher, dass organisatorische Abläufe, interne Services und administrative Themen zuverlässig, vorausschauend und verbindlich bearbeitet werden. Dabei arbeitest du eng mit der Geschäftsführung, den Fachbereichen und externen Partnern zusammen.

Responsibilities

• Selbständige Organisation und administrative Unterstützung von CEO, CFO sowie den Bereichen Sales und After-Sales
• Selbständige Bearbeitung und Koordination vielseitiger administrativer und kaufmännischer Sachbearbeitungsaufgaben
• Verantwortung für interne Services und administrative Prozesse, insbesondere rund um Dienstwagen, Kantine, Facility Management sowie Abrechnungs- und Rechnungsthemen in enger Abstimmung mit dem Accounting
• Planung, Vor- und Nachbereitung sowie Archivierung von Geschäftsleitungssitzungen; die Protokollführung wird künftig durch KI-gestützte Lösungen unterstützt
• Koordination von Terminen, Sitzungen, Seminaren und Workshops inklusive Raumbuchung und Raumvorbereitung
• Organisation von Geschäftsreisen, Hotel- und Flugbuchungen sowie Erstellung von Reisekostenabrechnungen
• Aufbereitung von Präsentationen, Daten und Entscheidungsgrundlagen sowie Sicherstellung einer strukturierten Dokumentenablage in SharePoint
• Funktion als Kommunikationsdrehscheibe zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen, Zentralfunktionen und externen Ansprechpartnern
• Unterstützung bei Vertragsmanagement, Pflege relevanter Unternehmensdaten und bereichsübergreifenden Projekten
• Verantwortung für Empfang, Gästebetreuung, Raumbuchungen, Postbearbeitung und weitere Office-Management-Aufgaben
• Stellvertretende Unterstützung der Marketingkollegin bei Bedarf, insbesondere bei Kundenanlässen, Pressekonferenzen und weiteren Veranstaltungen
• Mitarbeit bei Datenschutz-, ISO-, IKS- und Audit-Themen

Requirements

• Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung als Direktionsassistent oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz- und/oder Sachbearbeitungsfunktion
• Sehr gute Kenntnisse in Terminorganisation, Office Management, Travel Management sowie in der administrativen und kaufmännischen Sachbearbeitung
• Hohe Zuverlässigkeit, ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und eine sorgfältige, verbindliche Arbeitsweise
• Du packst Aufgaben selbständig an, klärst Unstimmigkeiten frühzeitig und setzt Prioritäten sicher
• Diskretion, Kommunikationsstärke sowie ein professionelles und respektvolles Auftreten auf allen Hierarchiestufen
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift; gute Kenntnisse in Englisch, Französisch und Italienisch sind von Vorteil
• Gute Kenntnisse in Datenschutz sowie idealerweise Erfahrung mit ISO und IKS
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen; Erfahrung mit SharePoint ist von Vorteil

Benefits

• 40-Stunden-Woche und 5 Wochen Ferien
• Möglichkeit für Home-Office (bis zu 2 Tage/Woche)
• Personalrestaurant
• Gratisparkplätze
• Moderne Infrastruktur Gestaltungsspielraum in einem internationalen, zukunftsorientierten Umfeld