Assistente personale del CEO

Streetbeat; Ticino; On-site; CHF 90,000 - 130,000; Full time

Job summary

Streetbeat cerca un Executive & Family Personal Assistant per gestire l’agenda del dirigente, coordinando impegni professionali e bisogni della famiglia, in Ticino. Il ruolo richiede discrezione, eccellente gestione del tempo e capacità di lavorare in autonomia.

Responsabilità includono gestione viaggi, comunicazioni in italiano e inglese, preparazione briefing e supporto nelle riunioni, oltre al coordinamento con personale domestico e fornitori.

Qualifications

• Almeno 3 anni come Executive Assistant o ruolo analogo.
• Madrelingua italiana e inglese fluente, scritto e parlato.
• Residenza in Ticino o permesso di lavoro svizzero valido.
• Patente B e auto propria.
• Discrezione assoluta, referenze verificabili e NDA.
• Capacità di gestire priorità multiple con calma e tatto.

Responsibilities

• Executive support: gestione dell'agenda, risposte a email/telefonate e preparazione di briefing.
• Riunioni: preparazione materiali, verbali e tracciamento delle azioni.
• Raccordo con la famiglia: organizzazione viaggi, scuole e attività per i figli.
• Logistica familiare e gestione della casa: coordinamento di eventuale personale e fornitori.
• Gestione emergenze: risoluzione rapida di imprevisti sia in ufficio che a casa.

Skills

Executive support

Multitasking

Discretion

Bilingual ITA/ENG

Job description

Executive & Family Personal Assistant

La missione del ruolo

Sarai l'unico punto di contatto (SPOC) tra la vita professionale del dirigente e i bisogni della sua famiglia. Il tuo compito è restituire tempo, concentrazione e serenità, anticipando le esigenze prima che diventino problemi.

Responsabilità

1. Executive support

Agenda e tempo

• Gestisci un calendario unico lavoro/famiglia con regole chiare: blocchi inderogabili, tempo di concentrazione, margini tra i viaggi.
• Coordini i fusi orari Europa–California (8–9 ore di differenza a seconda del periodo dell'anno) e concentri le call USA nel tardo pomeriggio europeo.
• Fai la revisione settimanale dell'agenda: il venerdì per la settimana successiva, il lunedì per confermare.

Trasferte d'affari

• Organizzi itinerari completi in Italia, in Europa e in California: voli, hotel, transfer, visti ed ESTA.
• Pianifichi il recupero dal jet lag e prepari soluzioni alternative per ritardi e cancellazioni.
• Gestisci note spese e carte aziendali, nel rispetto delle policy e dei limiti di spesa aziendali.

Comunicazioni

• Fai una prima selezione di e-mail e telefonate: rispondi tu dove possibile e inoltri al CEO solo ciò che richiede una sua decisione.
• Scrivi corrispondenza in italiano e in inglese per conto del CEO.
• Gestisci i rapporti con partner, investitori, clienti e assistenti di altri dirigenti.

Riunioni

• Prepari briefing, documenti e profili degli interlocutori prima degli incontri.
• Dopo le riunioni scrivi il verbale, tieni traccia delle azioni concordate e solleciti le scadenze.
• Organizzi board, offsite ed eventi aziendali.

Riservatezza e sicurezza

• Gestisci informazioni sensibili: strategia, persone, operazioni straordinarie.
• Archivi i documenti riservati e gestisci gli accessi delegati tramite il password manager aziendale, senza conservare credenziali personali del CEO.

Raccordo con l'azienda

• Sei il primo contatto in caso di urgenze, secondo le regole di reperibilità concordate.
• Proteggi il tempo libero del CEO dalle richieste di lavoro non urgenti nei weekend e in ferie.

2. Logistica familiare

• Gestisci l'agenda dei figli: scuola, attività, appuntamenti e scadenze.
• Organizzi le vacanze e i viaggi di piacere della famiglia.
• Gestisci le pratiche amministrative private: documenti, permessi, assicurazioni e utenze.

3. Gestione della casa

• Coordini di eventuale personale domestico (colf, babysitter): turni, presenze e qualità del servizio. Supporti la famiglia nella selezione; il rapporto di lavoro resta in capo alla famiglia.
• Selezioni e coordini i fornitori per manutenzioni e lavori sugli immobili.
• Gestisci il budget domestico e i pagamenti con un rendiconto mensile, mantenendo sempre separati fondi personali e fondi aziendali.

4. Lifestyle ed eventi

• Organizzi cene private, ricevimenti e feste.
• Scegli e acquisti regali personali e di rappresentanza.
• Prenoti ristoranti, club, eventi culturali e sportivi.

5. Gestione delle emergenze

• Risolvi gli imprevisti in ufficio e a casa in tempo reale, con calma e senso del giudizio.

Cosa non rientra nel ruolo

• Decisioni di business e gestione delle persone dell'azienda (competenze del Chief of Staff).
• Decisioni sull'educazione e la cura dei figli, che restano della famiglia.
• Sostituzione stabile di babysitter, autista o personale domestico.

Chi cerchiamo

• Almeno 3 anni come Executive Assistant, Personal/Family Assistant, in family office o al servizio di persone di alto profilo.
• Italiano madrelingua e inglese fluente, scritto e parlato;
• Residenza in Ticino o permesso di lavoro svizzero valido.
• Patente B e auto propria.
• Ottima padronanza di strumenti tecnologici
• Riservatezza assoluta, referenze verificabili, disponibilità a firmare un NDA.
• Capacità di gestire priorità multiple con calma, tatto e autonomia.