Assistant technique et administratif F/M - Yverdon-les-Bains

Clauger; Yverdon-les-Bains; On-site; CHF 70,000 - 90,000; Full time

Job summary

Clauger recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour son équipe à Yverdon-les-Bains. Vous serez en support des services techniques et administratifs, gérerez les devis, bons de travail et commandes fournisseurs, et assurerez le suivi logistique et des stocks.

Le poste demande une excellente organisation, autonomie et une bonne aisance relationnelle avec clients et fournisseurs, ainsi qu’une maîtrise d’Excel et des outils informatiques.

Qualifications

• Bonne organisation et capacité à gérer plusieurs sujets simultanément.
• Autonomie et réactivité dans les urgences et dépannages.
• Bonne capacité à prioriser et à gérer les priorités clients et fournisseurs.
• Aisance avec les sujets techniques ou volonté de les comprendre.
• Maîtrise des outils informatiques, notamment Excel.
• Aisance téléphonique et relationnelle avec clients et fournisseurs.
• Capacité à rechercher une information et prendre des initiatives.
• Rigueur dans le suivi des commandes, devis, bons de travail et facturation.

Responsibilities

• Gérer les devis et la facturation des interventions et petites pièces.
• Créer, ouvrir, transmettre et clore les bons de travail; préparer les interventions.
• Gérer les préparations administratives des interventions et le suivi des éléments pour facturation.
• Gérer les achats: établir et suivre les commandes fournisseurs, contrôler les réceptions.
• Suivre les livraisons et les délais, relancer les clients lorsque nécessaire.
• Suivre les stocks: approvisionnement, inventaires et organisation du magasin.
• Participer à la gestion administrative et moyens généraux de l’agence.
• Suivre les véhicules, prestataires et aspects sécurité/incendie de l’agence.

Skills

Organisation

Autonomie

Réactivité

Priorisation

Informatique

Excel

Relation client

Initiative

Rigueur

Suivi commandes

Tools

Excel

Job description

Vous avez envie de faire partie d’un groupe familial en forte croissance et présent à travers le monde ? Regardez nos offres régulièrement et rejoignez-nous ! Travailler chez Clauger c’est l’assurance de rejoindre un groupe avec des valeurs fortes, pouvoir construire une aventure professionnelle riche, variée et évolutive en France et même à l’international.

Missions :

Gestion Service / Administration des interventions

• Chiffrage des devis Service : négoce de pièces, petites interventions et petits travaux ;

• Création, ouverture, transmission et clôture des bons de travail ;

• Préparation administrative des interventions des techniciens ;

• Préparation des interventions

• Suivi des bons d’intervention et récupération des éléments nécessaires à la facturation ;

• Facturation des interventions.

• Suivi et relance efficace des impayées (il faut que la personne soit capable de faire la première relance par téléphone pour en parler avec le client)

• Suivi des devis en attente et relance des clients lorsque nécessaire ;

• Participation au suivi administratif des contrats de maintenance ;

• Gestion et suivi des demandes urgentes des clients en lien avec le Responsable Service.

• Gestion des contrôles des équipements réglementaires (échafaudage, palan …)

• Suivi et contrôle de l’outillage frigoriste

• Suivi administratif des fluides frigorigènes

Achats / Fournisseurs / Logistique

• Consultation des fournisseurs et recherche de solutions adaptées au besoin ;

• Capacité à comprendre un besoin technique suffisamment précisément pour consulter le bon fournisseur et demander le bon matériel ;

• Établissement et suivi des commandes fournisseurs ;

• Suivi des accusés de réception de commande et des délais ;

• Suivi des expéditions jusqu'à la réception à La Réunion ;

• Capacité à identifier une livraison critique et à intervenir auprès des fournisseurs, transitaires ou transporteurs pour accélérer une expédition en cas d’urgence ;

• Contrôle des réceptions et traitement des éventuels écarts de livraison ;

Gestion du stock et de l’atelier

• Gestion de l'approvisionnement des pièces nécessaire aux contrats de maintenance

• Gestion du stock de pièces détachées, consommables, outillage et EPI ;

• Suivi des entrées et sorties de stock ;

• Anticipation des besoins et déclenchement des réapprovisionnements ;

• Participation aux inventaires ;

• Organisation et pilotage du rangement de l’atelier et des zones de stockage ;

• Suivi de l’outillage affecté aux techniciens et à l’agence.

Gestion administrative et moyens généraux de l’agence

• Gestion de la flotte de véhicules : entretien, contrôles, réparations, assurances et suivi administratif ;

• Suivi des différents prestataires de l’agence ;

  • Gestion de l’entreprise de nettoyage ;

  • Gestion des contrôles et de la maintenance liés à la sécurité incendie ;

  • Suivi des petites opérations de maintenance du bâtiment et des équipements de l’agence ;

• Gestion des fournitures et besoins courants de l’agence.

Le poste nécessitera beaucoup d’interactions le Responsable Service, le chargé d’affaire, les fournisseurs, les transporteurs et les clients.

Profil recherché

Je ne recherche donc pas uniquement un profil d’assistanat administratif classique. La personne devra avoir :

• une bonne organisation et être capable de gérer plusieurs sujets simultanément ;

• beaucoup d’autonomie et de réactivité ;

• une bonne capacité à prioriser, notamment lors des dépannages et urgences clients ;

• une certaine aisance avec les sujets techniques ou, a minima, une réelle capacité et envie de les comprendre ;

• une bonne maîtrise des outils informatiques et notamment Excel ;

• une aisance téléphonique et relationnelle avec les clients et fournisseurs ;

• une capacité à rechercher une information et à prendre des initiatives sans attendre systématiquement une instruction ;

• de la rigueur dans le suivi des commandes, des devis, des bons de travail et de la facturation.

Une expérience dans un environnement industriel, technique, maintenance, SAV ou pièces détachées serait clairement un plus.