STAGE ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-IVE : MIDS (F/H/D)

Graduate Institute of International and Development Studies; Genf; Vor Ort; CHF 20.000 - 27.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Une institution académique internationale recherche un(e) stagiaire assistant-e administratif-ive pour soutenir le programme de Master en Règlement des Litiges Internationaux. Le stage est à plein temps et dure 6 mois, à commencer en juin 2026. Le candidat idéal sera étudiant en Bachelor ou Master et maîtrisera les outils numériques ainsi qu'une bonne communication en français et en anglais. Ce stage offre une expérience unique dans un environnement académique dynamique et multiculturel.

Qualifikationen

• Étudiant·e en Bachelor ou Master en relations internationales, gestion, administration, droit ou domaine connexe.
• Bonne maîtrise d’Outlook, Word, Excel.
• Très bonnes compétences de communication en français et en anglais.
• Organisation, rigueur, sens du détail, capacité à gérer plusieurs priorités.
• Sens du service, attitude professionnelle et confidentialité.
• Flexibilité et capacité à travailler dans un environnement international.
• Atout (non obligatoire) : expérience en administration, événementiel ou logistique.

Aufgaben

• Soutien à l'organisation d'événements académiques et sociaux.
• Gestion des inscriptions et coordination logistique.
• Assistance au traitement des factures et suivi des dépenses.
• Mise à jour des bases de données internes et gestion des dossiers physiques et numériques.
• Gestion des inscriptions et vérification des listes de participants et confirmations.
• Accueil des intervenants et support logistique durant les événements.

Kenntnisse

Compétences de communication en français et en anglais

Maîtrise d'Outlook, Word, Excel

Organisation

Flexibilité

organisation et rigueur

gestion du temps et priorisation

confidentialité et service

Ausbildung

Étudiant·e en Bachelor ou Master

Tools

Outlook

Word

Excel

Jobbeschreibung

STAGE ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-IVE : MIDS (F/H/D)

Contrat: stage (uniquement reserve aux etudiant.es)

Taux d’activité: 100%, soit 40h/semaine

Début du contrat: juin 2026

Lieu: Genève

Durée: 6 mois

Rémunération: en fonction du niveau d’étude

Rejoindre le Geneva Graduate Institute, c'est intégrer une institution de renommée mondiale, réputée pour son excellence académique et son environnement multiculturel. Vous aurez l'opportunité de travailler aux côtés de professionnels de divers horizons et de contribuer à une mission éducative prestigieuse.

Le Master in International Dispute Settlement (MIDS) est un programme de formation de haut niveau coorganisé par le Graduate Institute et l’Université de Genève. Il accueille chaque année une cohorte internationale d’étudiants spécialisés en règlement des différends internationaux et organise de nombreux événements académiques et institutionnels.

Le/La Stagiaire Administratif·ve apporte un soutien essentiel aux activités quotidiennes du programme. Sous la supervision de la Directrice Exécutive, il/elle contribuera à l’organisation d’événements, à la logistique, au suivi administratif, à la comptabilité de base et à l’archivage.

Ce stage offre une opportunité unique d’acquérir une expérience concrète dans un environnement académique international, dynamique et multiculturel.

Missions Principales :

Événementiel & activités externes

• Soutien à l'organisation des événements académiques et sociaux (Welcome Day, Graduation, conférences, dîners…)
• Gestion des inscriptions, listes de participants, confirmations
• Coordination logistique : salles, matériel, catering, besoins techniques
• Appui pour les visites institutionnelles et voyages d’étude

Accueil des intervenants externes

• Préparation et envoi des documents de voyage
• Suivi des réservations et coordination avec les prestataires
• Assistance pour les remboursements et vérification des justificatifs

Logistique interne

• Gestion des fournitures et matériel pour les cours et événements
• Mise en place des salles, accueil des intervenants
• Présence ponctuelle en salle pour appui logistique
• Classement et archivage des documents administratifs, académiques et financiers
• Mise à jour des bases de données internes
• Gestion des dossiers physiques et numériques

Comptabilité & suivi financier

• Assistance au traitement des factures et à la préparation des paiements
• Suivi des dépenses liées aux événements et déplacements
• Contribution aux rapports financiers
• Vérification des pièces comptables

Profil recherché / Critères de selection :

• Étudiant·e en Bachelor ou Master en relations internationales, gestion, administration, droit ou domaine connexe
• Bonne maîtrise d’Outlook, Word, Excel ; aisance avec les outils numériques
• Très bonnes compétences de communication en français et en anglais
• Organisation, rigueur, sens du détail, capacité à gérer plusieurs priorités
• Sens du service, attitude professionnelle, confidentialité
• Flexibilité et capacité à travailler dans un environnement international
• Atout (non obligatoire) : expérience en administration, événementiel ou logistique

Compétences développées :

• Gestion administrative et organisationnelle
• Coordination d’événements et logistique
• Collaboration dans un environnement académique international
• Gestion de bases de données, documentation et procédures
• Compétences transversales : communication, autonomie, priorisation, gestion du temps

Conditions du stage :

• Durée : 6 mois
• Lieu : Genève
• Horaires : Temps plein ou partiel selon disponibilités
• Début du stage : À convenir - entre Juin et Août 2026
• Une grande communauté internationale
• Travailler avec des étudiant.es, des Professeur.es et des chercheur.es venant d'horizons divers
• Pionnier dans l'exploration des questions de dimension mondiale
• Au cœur de la Genève internationale
• Un environnement de travail flexible, ouvert et international avec une approche collaborative

Nous vous invitons à soumettre un dossier complet au format PDF avec les documents suivants:
1) une lettre de motivation

Nous sommes un employeur qui respecte l'égalité des chances et valorisons la diversité au sein de notre entreprise. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur l'âge, l'état civil, le handicap, la race, l'origine nationale, la couleur, le sexe, l'orientation sexuelle ou la religion.

Pour plus d'informations, les candidats sont invités à consulter le site Internet de l'Institut : graduateinstitute.ch

Veuillez noter que les offres reçues par courrier ne seront pas prises en compte.