Assistant-e administratif/ve 1

University of Geneva; Genf; On-site; CHF 35,000 - 52,000; Full time

Job summary

Université de Genève recherche un-e Assistant-e administratif-ve pour le site Uni Bastions. Vous serez la référence pour les questions administratives et soutiendrez le responsable du site et les responsables de secteurs.

Vous assurerez le suivi des dossiers, la gestion du personnel auxiliaire, les commandes de matériel, la facturation et le suivi des paiements, ainsi que la mise à jour des bases de données et des accès.

Qualifications

• Maturité commerciale ou équivalent, avec une expérience d’au moins 5 ans dans les domaines des ressources humaines et financiers.
• Sens du service développé et capacité à interfacer avec différents interlocuteurs.
• Fiable, précis-e et rigoureux-se, capable de respecter les délais et les priorités.

Responsibilities

• Assurer la référence administrative du site et soutenir le responsable du site et les responsables de secteurs.
• Suivre les dossiers et les absences des collaborateurs et des auxiliaires, gérer les commandes et la correspondance.
• Mettre à jour les bases de données, les accès et diffuser les informations au sein du site et vers l’extérieur.
• Gérer le suivi des factures et des paiements en collaboration avec l’équipe de la DIS et assurer le soutien logistique (réservation de salles, matériel).

Skills

Sens du service

Fiabilité

Rigueur

Polyvalence

Adaptation

Organisation

Travail en équipe

Education

Maturité commerciale ou équivalent

Job description

Description du poste

La Division de l'information scientifique (DIS) de l'Université de Genève (UNIGE) pilote les activités de la Bibliothèque de l’UNIGE. Elle est également en charge des dossiers liés à l’information scientifique.

Structurée en un réseau déployant ses activités sur quatre sites (Uni Arve, Uni Bastions, Uni CMU, Uni Mail) et un service de coordination, la Bibliothèque de l’UNIGE met à disposition d’importantes collections ainsi que des services destinés à la communauté universitaire et à la cité dans les domaines de la recherche et de l’enseignement.

Le site Uni Bastions de la Bibliothèque souhaite s’adjoindre les compétences d’un-e

Assistant-e administratif-ve (50%)

Description Du Poste

Vous serez la personne de référence pour les questions administrative du site.

Vous aurez l'opportunité de mettre à profit votre expérience pour assurer et développer les activités suivantes : Vous assisterez le responsable du site et les responsables de secteurs en assurant les tâches administratives inhérentes à l'organisation, à la gestion et à la mission du Site, dont notamment : suivi des dossiers et des absences des collaborateurs du site et des auxiliaires, gestion opérationnelle des auxiliaires, gestion des commandes de matériel, de la correspondance etc. Vous assurerez également la mise à jour des bases de données du Site, des accès ainsi que la diffusion d'informations et de données diverses au sein du Site ou vers l'extérieur. Sur le plan financier, vous assurerez notamment la gestion, la validation et le suivi des factures, en collaboration avec l’équipe de la DIS, ainsi que le suivi des paiements. Vous apporterez également un soutien logistique en assurant la commande de matériel ainsi que la réservation des salles de réunions.

Dans un contexte de réorganisation des activités administratives de la division, vos activités et responsabilités ainsi que le site d’exercice pourront être amenées à évoluer progressivement.

Conditions offertes

• Un environnement de travail stimulant : Vous travaillerez en étroite collaboration avec le responsable du site et participerez à des réunions de travail en interne et au sein de la bibliothèque de l’UNIGE. Vous serez également amenés à développer des liens transversaux avec vos collègues en charge des tâches administratives sur les des autres sites de la Bibliothèque de l’UNIGE, dont l’administratrice de la DIS.
• Des possibilités de développement professionnel : La Bibliothèque de l’UNIGE encourage la formation continue tout au long de la carrière, vous pourrez bénéficier de mesures dédiées au développement des compétences professionnelles.

Formations et expériences

Maturité commerciale ou équivalent, avec une expérience d'au moins 5 ans dans les domaines des ressources humaines et financiers.

Une connaissance de l'Université est un atout.

Compétences

Vous faites preuve d'un sens du service développé, acquis dans un environnement de travail transversal impliquant des interlocuteurs et interlocutrices variés.

Fiable, précis-e et rigoureux-se, vous menez vos tâches à terme avec constance, même sous contrainte de délais ou de priorités changeantes.

Polyvalent-e, vous êtes à l'aise pour passer d'un dossier à l'autre et pour prendre en charge des activités de nature différente au sein d'une même journée.

Vous disposez de bonnes capacités d'adaptation et d'apprentissage, qui vous permettent de vous intégrer rapidement à de nouveaux processus, outils ou interlocuteurs.

Organisé-e, vous savez prioriser vos tâches tout en restant disponible pour répondre aux sollicitations ponctuelles propres à un environnement administratif dynamique.

Vous appréciez le travail en équipe et contribuez activement à la bonne circulation de l'information

Entrée en fonction

01.01.2027

Informations complémentaires

Contrat de droit public à durée indéterminée

Observations

LE POSTE SERA VRAISEMBLABLEMENT REPOURVU DANS LE CADRE DU SERVICE.

L'Université de Genève offre des conditions d’engagement motivantes dans un cadre de travail stimulant. En nous rejoignant, vous aurez l'occasion de mettre en valeur vos compétences ainsi que votre personnalité et contribuer activement au rayonnement d'une Institution fondée en 1559.

Dans une perspective de parité, l'Université encourage les candidatures du sexe sous-représenté.