Assistant 360° Gérance & PPE à 50% pour notre agence de Montreux

RILSA SA; Montreux; On-site; CHF 35,000 - 45,000; Part time

Job summary

RILSA SA recherche un(e) Assistant/e 360° à 50% pour son agence de Montreux. Vous assurerez le fonctionnement administratif et opérationnel, coordonnerez les services internes et soutiendrez les activités de gérance et PPE.

Vous gérerez l’accueil, la correspondance, les baux et les états des lieux, avec une disponibilité en soirées pour certaines assemblées et PV.

Qualifications

• CFC d’employé de commerce ou équivalent.
• Minimum 3 ans d'expérience en Suisse.
• Maîtrise des outils informatiques (MS-Office).
• Bon niveau de français à l’oral et à l’écrit; anglais apprécié.

Responsibilities

• Accueil téléphonique et gestion du courrier.
• Traitement des e-mails et soutien administratif général.
• Mise à jour de la vitrine et suivi des annonces.
• Gestion et commandes des fournitures (matériel de bureau, consommables).
• Contribution au bon fonctionnement global de l’agence.
• Coordination avec le siège et les services internes.
• Gestion administrative des dossiers de gérance et PPE.
• Organisation d'assemblées générales et rédaction des PV.
• Rédaction des baux, avenants et correspondances.
• Suivi des dossiers locataires et copropriétaires.
• Gestion des logements vacants et visites.
• Réalisation des états des lieux et gestion des sinistres.
• Traitement des factures et collaboration avec la comptabilité.

Skills

Organisation

Gestion multitâche

Relationnel

Anglais

Education

CFC d’employé de commerce

Tools

MS-Office

GARAIO REM

IGERE

Job description

Notre agence immobilière, membre de l’USPI Vaud et SVIT, active depuis plus de 60 ans sur toute la Romandie, est une entreprise familiale de plus de 45 collaborateurs. Nos secteurs d’activités se concentrent principalement dans la gestion d’immeubles locatifs et administratif, l’administration de copropriétés, la mise en valeur d’objets à louer, ainsi que la promotion.

Nous offrons à notre clientèle une approche personnalisée pour chaque dossier ainsi qu’un contact privilégié, ce qui nous permet de nous démarquer de nos concurrents. Nous fidélisons par notre implication et la qualité de notre travail.

Afin de densifier nos équipes et de satisfaire à la demande croissante de notre clientèle, nous recherchons

Assistant/e 360° à 50 % (H/F) pour notre agence de Montreux

Votre mission :

Vous assurez le bon fonctionnement administratif et opérationnel de l’agence et jouez un rôle central dans son organisation quotidienne.

À ce titre, vous prenez en charge :

Gestion quotidienne de l’agence

• Accueil téléphonique et gestion du courrier
• Traitement des e-mails et soutien administratif général
• Mise à jour de la vitrine et suivi des annonces
• Gestion et commandes des fournitures (matériel de bureau, consommables, etc.)
• Contribution active au bon fonctionnement global de l’agence
• Coordination avec le siège et les différents services internes

Support en gérance & PPE

• Gestion administrative des dossiers de gérance et de PPE
• Organisation d’assemblées générales (convocations, préparation, procès-verbaux – quelques séances en soirée possibles)
• Rédaction des baux, avenants et correspondances
• Suivi des dossiers locataires et copropriétaires
• Participation à la gestion des logements vacants et aux visites
• Réalisation des états des lieux
• Gestion des sinistres
• Traitement des factures
• Collaboration étroite avec le service comptabilitéInterface avec les locataires, copropriétaires, artisans et fournisseurs

Votre profil:

• CFC d’employé de commerce (idéalement en régie) ou formation jugée équivalent ;
• Expérience réussie dans une fonction similaire en Suisse avec au minimum 3 ans d'expérience
• Bonne maîtrise des outils informatiques (MS-Office) ; expérience sur GARAIO REM / IGERE un plus
• Parfaite maîtrise de la langue française (oral et écrit), anglais un atout
• Excellente organisation et sens des priorités
• Personne loyale, fiable, automne et proactive
• Fort sens des responsabilités et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
• Esprit d’initiative et orientation solutions
• Aisance relationnelle et excellente communication
• Possession d'un permis de conduire valable indispensable

Nous offrons:

Rejoindre Rilsa, c’est intégrer une société reconnue pour son professionnalisme et sa proximité avec ses clients, offrant un environnement de travail à taille humaine, dynamique et responsabilisant.

• Un poste clé au sein d’une agence à taille humaine
• Un rôle central avec autonomie et responsabilités
• Un environnement de travail dynamique et en développement
• Des perspectives d’évolution en fonction de votre engagement et de vos compétences

Loyauté, performance, dynamisme sont les qualités d’esprit qui animent nos collaborateurs. Si vous partagez également ces valeurs, nous serions ravis d’examiner votre candidature.

Entrée en fonction

De suite ou à convenir