Technicienne ou Technicien en administration

Montréal; Montreal; Hybrid; CAD 48,000 - 68,000; Full time

Job summary

L’ÉTS, École de technologie supérieure, située à Montréal, recrute un Technicien(ne) en administration pour le Décanat des études, en mode hybride, à Griffintown, près du centre‑ville. Vous contribuerez à l’élaboration, l’application et le suivi des procédures administratives liées aux programmes d’études et assurerez le bon fonctionnement des opérations.

Diplôme d’études collégiales requis; au moins deux années d’expérience et maîtrise des outils MS Office; connaissance Power BI est un atout;

Qualifications

• DEC en techniques de bureautique ou administratives (ou équivalent).
• Minimum de deux années pertinentes en gestion des opérations techniques et maîtrise des outils informatiques.
• Connaissance des langages de programmation Web est un atout.

Responsibilities

• Analyser les besoins et les procédures administratives; participer à l’implantation et à l’amélioration des processus.
• Coordonner et suivre les activités administratives, financières et matérielles.
• Recueillir et analyser des données et produire des rapports et statistiques.
• Assurer le soutien technique et le suivi des opérations administratives; former et évaluer le personnel au besoin.
• Veiller à la circulation de l’information et résoudre les demandes des intervenants.

Skills

Esprit d’équipe

Analyse des informations

Orientation client

Autonomie et initiative

Education

DEC en bureautique/administratives

Tools

Outlook

Excel

Word

Access

Power BI

Job description

Technicienne ou Technicien en administration

HORAIRE
35 h / semaine, du lundi au vendredi

MODE DE TRAVAIL
Hybride: minimalement 2 jours en présentiel/3 jours en télétravail

SALAIRE
35,18 $ à 49,47 $ (Classe 9)

SERVICE
Décanat des études

L’École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l’Université du Québec. Spécialisée dans l’enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l’ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l’ÉTS, l’environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

VOTRE RÔLE

Quel sera votre impact en tant que Technicienne ou Technicien en administration au sein du Décanat des études de l’ÉTS?

Vous collaborez activement à l’élaboration, à la mise en application et au suivi des normes et procédures administratives liées aux programmes d’études.

Vous réalisez divers travaux administratifs afin d’assurer la réalisation des projets, le bon fonctionnement des opérations et une organisation efficace du travail. Vous contribuez également à l’optimisation des processus et à la qualité des services offerts.

Plus particulièrement, vous collaborerez aux opérations liées à l’élaboration, l’évaluation, l’agrément et l’amélioration des programmes d’études, ainsi qu’à la mise à jour des systèmes, des documents officiels et des pages web associées aux cours et aux programmes d’étude

• Participez à la réalisation de projets administratifs en analysant les besoins et en évaluant les possibilités techniques de leur mise en œuvre. Participez à l’élaboration et à l’implantation des procédures administratives et contribuez à l’amélioration des processus.
• Assurez la coordination et le suivi des activités administratives, financières et matérielles.
• Recueillez, vérifiez et analysez des données et produisez des rapports, des statistiques et des documents de suivi.
• Coordonnez et assurez le soutien technique et le suivi de diverses opérations administratives.
• Organisez et animez des activités d’information et de formation auprès des personnes concernées.
• Identifiez et analysez les problématiques rencontrées, proposez des solutions et formulez des recommandations pour améliorer le fonctionnement du secteur.
• Collaborez avec les différentes personnes intervenantes afin d’assurer la circulation de l’information et la résolution des demandes.
• Coordonnez, au besoin, le travail du personnel de soutien et contribuez à sa formation et à son évaluation.
• Assurez une veille des pratiques et des outils de votre domaine et participez à l’implantation de nouvelles applications informatiques.
• Effectuez toutes autres tâches connexes nécessaire au bon fonctionnement du secteur.

Scolarité

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique, en techniques administratives avec la spécialisation pertinente ou scolarité équivalente.

Expérience

• Minimum de deux années pertinentes notamment reliée à la gestion des opérations de nature technique et avez une expérience avec les outils informatiques et logiciels.
• Connaissance des langages de programmation Web constitue un atout.

Habiletés particulières

• Vous apportez votre pierre à l’édifice des objectifs communs par votre esprit d’équipe et votre capacité à travailler en synergie avec vos collègues.
• Vous recueillez et examinez de façon détaillée les informations pertinentes, pour ensuite les intégrer et approfondir votre compréhension des faits et des situations.
• Vous priorisez la satisfaction des clients et avez à cœur de leur offrir une expérience positive en répondant à leurs besoins.
• Vous faites preuve de proactivité et d’inventivité, même dans un contexte ambigu, et savez prendre des initiatives en faisant preuve d’autonomie et de jugement.

Autres habiletés

• Vous maîtrisez les outils de la suite Microsoft (Outlook, Excel, Word).
• Vous faites preuve d’une forte capacité d’adaptation et maintenez votre efficacité dans des situations complexes.
• Vous avez une bonne maîtrise des logiciels de traitement de données (Word, Excel, Access).
• Vous avez des connaissances avec les logiciels Défi, Craft, Thoughtfarmer et l’interface Power BI.
• Vous avez une bonne maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit.

L'ÉTS applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes en situation de handicap à présenter leur candidature. Valorisant l'inclusion, nous nous engageons à surmonter les obstacles rencontrés par les personnes en situation de handicap sur le lieu de travail. Nous offrons des mesures facilitant l'accessibilité et sommes prêts à fournir une assistance lors du processus de présélection et de sélection aux candidats et aux candidates qui le souhaitent. Nous encourageons l’équité, la diversité et l'inclusion, et considérons ces valeurs comme fondamentales dans notre environnement de travail. Grâce à notre programme d'accès à l'égalité en emploi, nous prenons des mesures concrètes pour accroître la diversité au sein de nos équipes de travail. Dans ce cadre, nous vous demandons de bien vouloir vous identifier afin d'en tenir compte dans tout le processus de sélection. Pour ce faire, vous devrez remplir le formulaire d'accès à l'égalité en emploi et nous le transmettre accompagné de votre curriculum vitae. La personne candidate doit avoir le droit ou la permission de travailler au Canada dès le début de l'affectation. La personne candidate sélectionnée devra, le cas échéant, voir au maintien de son droit ou de sa permission de travailler au Canada en cours d'emploi à l'ÉTS.