Commis de bureau

École de technologie supérieure; Montreal; Hybrid; CAD 37,000 - 41,000; Full time

Job summary

École de technologie supérieure recherche un commis de bureau pour le Décanat des études. Vous contribuerez à la saisie et la mise à jour des informations liées à l'agrément des programmes de génie, en assurant exactitude et organisation sur Tandem.

Vous travaillerez en mode hybride (2 jours en présentiel, 3 en télétravail), avec des tâches administratives variées et collaboration avec différents intervenants pour soutenir l'avancement du projet.

Qualifications

• DES ou équivalent exigé.
• Minimum de 3 mois d'expérience pertinente.
• Maîtrise de la suite Microsoft 365 et outils Word/Excel/Outlook.
• Rigueur et minutie dans la saisie et la validation des données.
• Bon sens de l'organisation et gestion de priorités.
• Bonne collaboration avec les intervenants et autonomie.

Responsibilities

• Saisie, mise à jour et validation des données sur Tandem.
• Compiler et transférer des informations de sources variées.
• Vérifier l'exhaustivité et la conformité des données.
• Classement, suivi et organisation des documents administratifs.
• Collaborer avec les intervenants pour obtenir les renseignements.
• Réaliser les tâches administratives et la mise à jour des listes.
• Participer à l'amélioration continue de la qualité des données.
• Accomplir toute autre tâche connexe.

Skills

MS 365

Rigueur

Minutie

Organisation

Priorités multiples

Collaboration

Initiative

Autonomie

Attitude positive

Education

DES ou équivalent

Tools

Word

Excel

Outlook

Outils de collaboration

Job description

Projet spécifique 12 mois (pouvant mener à un poste régulier)

HORAIRE
35 h / semaine, du lundi au vendredi

MODE DE TRAVAIL
Hybride: minimalement 2 jours en présentiel/3 jours en télétravail

SALAIRE
26,90 $ à 29,81 $ (Classe 1)

SERVICE
Décanat des études

L’École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l’Université du Québec. Spécialisée dans l’enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l’ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l’ÉTS, l’environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Le titre du poste inscrit à la convention collective est: Commis de bureau.

VOTRE RÔLE

Quel sera votre impact en tant que commis de bureau au Décanat des études?

Relevant de la personne responsable du projet, vous contribuerez activement à la préparation et à la mise à jour des informations requises dans le cadre du processus d'agrément des programmes de génie.

Plus précisément, vous serez appelé(e) à :

• Effectuer la saisie, la mise à jour et la validation de données dans la plateforme Tandem, en veillant à leur exactitude, leur intégrité et leur conformité aux exigences du Bureau canadien d'agrément des programmes de génie (BCAPG).
• Compiler, organiser et transférer des informations provenant de diverses sources (documents Word, fichiers Excel et autres documents de référence).
• Vérifier que les données sont complètes, exactes et conformes avant leur intégration dans la plateforme, et signaler toute anomalie ou information manquante.
• Assurer le classement, le suivi et l'organisation des documents administratifs nécessaires au projet.
• Collaborer avec les différents intervenants afin d'obtenir les renseignements requis et de soutenir l'avancement des travaux.
• Effectuer diverses tâches administratives en soutien au projet, notamment la préparation de documents, la mise à jour de listes, le traitement de correspondance et l'utilisation des outils bureautiques.
• Participer à l'amélioration continue de la qualité des données en respectant les procédures établies et les échéanciers du projet.
• Accomplir toute autre tâche connexe reliée au bon déroulement du mandat.

Scolarité:

• Diplôme d'études secondaires (DES) ou scolarité équivalente

Expérience:

• Minimum de trois (3) mois d’expérience pertinente

Autres habiletés:

• La suite Microsoft 365 n’a pas de secret pour vous. Vous utilisez aisément Word, Excel, Outlook et les outils de collaboration, tout en vous adaptant rapidement à de nouveaux systèmes informatiques.
• Vous faites preuve de rigueur, de minutie et d’un grand souci de la qualité dans les tâches de saisie, de validation et de vérification de données.
• On vous a souvent complimenté pour votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer efficacement plusieurs priorités tout en respectant les échéanciers.
• Vous aimez collaborer avec différents intervenants tout en faisant preuve d'initiative et d'autonomie dans la réalisation de vos mandats.
• Mais surtout… vous avez une attitude positive et collaborative!

V euillez noter que les personnes dont la candidature sera retenue seront invitées à passer des tests de connaissances en bureautique en lien avec les exigences du poste.

Vous avez le profil recherché pour vous joindre à cette équipe?

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!

ET BIEN PLUS

L'ÉTS applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes en situation de handicap à présenter leur candidature. Valorisant l'inclusion, nous nous engageons à surmonter les obstacles rencontrés par les personnes en situation de handicap sur le lieu de travail. Nous offrons des mesures facilitant l'accessibilité et sommes prêts à fournir une assistance lors du processus de présélection et de sélection aux candidats et aux candidates qui le souhaitent. Nous encourageons l’équité, la diversité et l'inclusion, et considérons ces valeurs comme fondamentales dans notre environnement de travail. Grâce à notre programme d'accès à l'égalité en emploi, nous prenons des mesures concrètes pour accroître la diversité au sein de nos équipes de travail. Dans ce cadre, nous vous demandons de bien vouloir vous identifier afin d'en tenir compte dans tout le processus de sélection. Pour ce faire, vous devrez remplir le formulaire d'accès à l'égalité en emploi et nous le transmettre accompagné de votre curriculum vitae. La personne candidate doit avoir le droit ou la permission de travailler au Canada dès le début de l'affectation. La personne candidate sélectionnée devra, le cas échéant, voir au maintien de son droit ou de sa permission de travailler au Canada en cours d'emploi à l'ÉTS.