Secrétaire de direction

École de technologie supérieure; Montreal; Hybrid; CAD 42,000 - 55,000; Full time

Job summary

ÉTS recrute un secrétaire de direction pour le Bureau de la prévention et de la sécurité. Vous apportez un soutien direct à la direction, en gérant les activités administratives et matérielles et en veillant à la continuité des opérations.

Vous coordonnez l’agenda, accueillez les visiteurs et préparez les documents administratifs, avec une attention particulière à la confidentialité et au service à la clientèle. Poste hybride à Montréal.

Qualifications

• DEP en secrétariat ou équivalent.
• Minimum de quatre (4) années d'expérience pertinente.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook et PowerPoint).

Responsibilities

• Assister la direction et l'équipe de gestion dans la coordination et le suivi des activités administratives et financières.
• Soutien administratif aux secteurs de la sécurité et des mesures d’urgence.
• Suivi des dossiers et transmission des informations selon les procédures en vigueur.
• Gestion de l’agenda, organisation des rencontres et préparation de documents.
• Accueil des visiteurs, filtrage des appels et orientation vers les ressources appropriées.
• Rédiger et corriger des documents administratifs et assurer le classement et le suivi des dossiers.

Skills

Organisation

Coordination

Autonomie

Discrétion

Relation client

Education

DEP secrétariat

Tools

Microsoft Office 365

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Job description

Remplacement 6 mois (avec possibilité de prolongation)

MODE DE TRAVAIL
Hybride: minimalement 2 jours en présentiel/3 jours en télétravail

SALAIRE
30,13 $ à 39,90 $ (Classe 6)

SERVICE
Bureau de la prévention et de la sécurité

L’École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l’Université du Québec. Spécialisée dans l’enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l’ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l’ÉTS, l’environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Le titre du poste inscrit à la convention collective est: Secrétaire de direction.

VOTRE RÔLE

Quel sera votre impact en tant que secrétaire de direction à l’ÉTS?

Vous apportez un soutien direct à la direction dans la réalisation de son mandat en contribuant aux opérations administratives, financières, matérielles et organisationnelles du Bureau de la prévention et de la sécurité, ainsi qu’à tout autre dossier relevant de la mission de l’unité. En l’absence de la direction, vous assurez le suivi de certaines activités, veillez à la continuité des opérations et contribuez au bon fonctionnement du service.

Au quotidien, vous serez responsable de :

• Assister la direction et l'équipe de gestion dans la coordination et le suivi des activités administratives, financières, matérielles et organisationnelles liées à la mission du Bureau de la prévention et de la sécurité.
• Assurer le soutien administratif aux secteurs de la sécurité physique, de la sécurité incendie, des mesures d’urgence, des enquêtes et de la sécurité de la recherche.
• Effectuer le suivi des dossiers, des décisions et des échéanciers de la direction et veiller à la transmission des informations ainsi qu’à la réalisation des actions requises.
• Coordonner l’agenda de la direction, organiser les rencontres, préparer la documentation nécessaire et assurer les suivis administratifs afférents.
• Accueillir les visiteurs, recevoir et filtrer les appels et les demandes d’information, puis orienter les personnes vers les ressources appropriées selon les politiques et procédures en vigueur.
• Rédiger, corriger, mettre en page et assurer le traitement de divers documents administratifs, tels que lettres, rapports, comptes rendus, procès-verbaux et communications internes.
• Organiser et tenir à jour les systèmes de classement, les dossiers administratifs ainsi que les bases de données et outils informatiques utilisés par le service.
• Collaborer à l’amélioration continue des processus administratifs et au bon fonctionnement des opérations du bureau, notamment lors d’activités spéciales, de situations urgentes ou en l’absence de la direction.

Scolarité:

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariatou scolaritééquivalente.

Expérience:

• Minimum de quatre (4) années d'expérience pertinente

Autres habiletés:

• Vous maîtrisez la suite Microsoft Office ainsi que les outils collaboratifs Microsoft 365, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
• Vous présentez une forte capacité d’organisation et de coordination permettant la gestion simultanée de plusieurs dossiers et échéanciers avec rigueur.
• Vous faites preuve d’autonomie, de jugement et de discrétion dans le traitement d’informations sensibles et confidentielles.
• Vous démontrez d’excellentes habiletés relationnelles et un sens développé du service à la clientèle.
• Vous possédez une grande capacité d’adaptation et adoptez une approche proactive dans la gestion des priorités et des situations imprévues.
• Mais surtout, vous avez une attitude positive et collaborative.

Veuillez noter que les personnes dont la candidature sera retenue seront invitées à passer des tests de connaissances en bureautique, en lien avec les exigences du poste.

Nous vous invitons à poser votre candidature etVéronique Couture,agente de ressources humaines, se fera un plaisirde vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d’une entrevue.

ET BIEN PLUS

L'ÉTS applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes en situation de handicap à présenter leur candidature. Valorisant l'inclusion, nous nous engageons à surmonter les obstacles rencontrés par les personnes en situation de handicap sur le lieu de travail. Nous offrons des mesures facilitant l'accessibilité et sommes prêts à fournir une assistance lors du processus de présélection et de sélection aux candidats et aux candidates qui le souhaitent. Nous encourageons l’équité, la diversité et l'inclusion, et considérons les valeurs fondamentales dans notre environnement de travail. Grâce à notre programme d'accès à l'égalité en emploi, nous prenons des mesures concrètes pour accroître la diversité au sein de nos équipes de travail. Dans ce cadre, nous vous demandons de bien vouloir vous identifier afin d'en tenir compte dans tout le processus de sélection. Pour ce faire, vous devrez remplir le formulaire d'accès à l'égalité en emploi et nous le transmettre accompagné de votre curriculum vitae. La personne candidate doit avoir le droit ou la permission de travailler au Canada dès le début de l'affectation. La personne candidate sélectionnée devra, le cas échéant, voir au maintien de son droit ou de sa permission de travailler au Canada en cours d'emploi à l'ÉTS.