Technicien(ne) à l'organisation scolaire (Technicien(ne) en administration)

Cegepba; Quebec; Hybrid; CAD 38,000 - 51,000; Full time

Job summary

Le Cégep Beauce-Appalaches recherche un(e) technicien(ne) à l’organisation scolaire pour assurer les opérations administratives liées à l’admission, à l’inscription et au choix de cours, et pour contribuer à la confection des horaires et à la gestion des dossiers étudiants.

Vous aiderez à l’analyse et à la vérification des données, et soutiendrez le personnel dans les activités liées à l’enseignement et à la planification des charges du personnel enseignant.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales (DEC) avec champ de spécialisation approprié.
• Bonne maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Connaît les logiciels propres au Cégep (Clara, MIO, Omnivox). (atout)

Responsibilities

• Contribuer à l’organisation scolaire en participant à la confection des horaires et à la production et mise à jour des listes de classes.
• Assurer le suivi et la conformité des dossiers étudiants, y compris inscriptions, annulations et choix de cours.
• Vérifier, analyser et corriger les données des rapports pour en assurer l’exactitude.
• Transmettre les données requises au Ministère et aux programmes liés.
• Veiller à la conformité des dossiers étudiants selon les exigences des organismes professionnels.
• Participer au processus de sanction des études et suivre les mises à jour avec le service informatique.
• Aider le supérieur hiérarchique dans la planification des tâches et le calcul des charges du personnel enseignant.
• Collaborer à la planification des échéanciers et à l’amélioration continue des procédures.
• Accomplir toute autre tâche connexe si nécessaire.

Skills

Organisation

Gestion des priorités

Analyse

Rigueur

Discrétion

Maîtrise du français

Maîtrise Office

Clara

MIO

Omnivox

Education

DEC en techniques administratives

Tools

Clara

MIO

Omnivox

Word

Excel

Job description

Technicien(ne) à l’organisation scolaire (Technicien(ne) en administration)

Date limite pour postuler : 10 septembre 2026

Poste à temps complet

Tu es une personne rigoureuse, organisée et ayant le souci du service à la clientèle ? Joins-toi à notre grande équipe pour une carrière à ton image dans un milieu de vie stimulant: L’équipe de la direction des études et de la vie étudiante est à la recherche d’une personne pour occuper le poste de technicien(ne) à l’organisation scolaire.

Description de l’emploi

En tant que technicien(ne) à l’organisation scolaire, tu joueras un rôle clé dans le soutien aux étudiant(e)s en assurant les opérations administratives essentielles à leur parcours scolaire. Tu effectueras divers travaux à caractère administratif liés à l’admission, à l’inscription, au choix de cours, à la confection des horaires ainsi qu’à la gestion du dossier de la personne étudiante et du fichier informatique. Par ton travail, tu contribueras au bon déroulement des opérations académiques et à l’accessibilité des services offerts à la communauté étudiante. Tu participeras également aux calculs relatifs à la charge et à l’allocation du personnel enseignant ainsi qu’aux opérations des systèmes qui y sont liés, contribuant ainsi à l’organisation efficace de l’enseignement. Enfin, tu assisteras le personnel professionnel et les personnes usagères du service concerné, incluant les étudiant(e)s.

• Contribuer à l’organisation scolaire en participant à la confection des horaires, à l’agencement des grilles de cheminement et à la production et mise à jour des listes de classes;
• Assurer le suivi et la conformité des dossiers étudiants, incluant les inscriptions, annulations, confirmations, choix de cours, documentation liée à la citoyenneté, etc.;
• Vérifier, analyser et corriger les données des rapports afin d’en assurer l’exactitude;
• Transmettre les données des dossiers étudiants requises, au Ministère, pour les épreuves officielles, les programmes ATE, l’engagement étudiant, le financement, l’émission des bulletins et des diplômes (DEC);
• Veiller à la conformité des dossiers étudiants selon les exigences des organismes professionnels, dont l’OIIQ;
• Participer au processus de sanction des études, transmettre les données dans les délais prescrits et s’assurer des mises à jour en collaboration avec le service informatique;
• Soutenir son ou sa supérieur(e) immédiat(e) dans l’établissement des prévisions de la clientèle, la saisie des données, la planification des tâches et le calcul des charges individuelles du personnel enseignant;
• Collaborer à la planification des échéanciers d’opérations de son service en respectant les délais conventionnés;
• Collaborer à l’amélioration continue des procédures et des systèmes de gestion pédagogique;
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Diplôme d’études collégiales (DEC) avec champ de spécialisation approprié, notamment en techniques administratives ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;

Profil et autres exigences

On recherche une personne qui:

• Est organisée et possède une bonne capacité à gérer les priorités et supporte la pression;
• Détient une bonne capacité d’analyse;
• Est rigoureuse dans l’exécution de ses tâches;
• Fait preuve de discrétion et respecte la confidentialité;
• Possède une excellente maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Possède une excellente maîtrise de la suite Office (Word et Excel);
• Connaît les logiciels propres au Cégep (Clara, MIO, Omnivox, etc.) (atout).

Tests

Le Cégep pourrait exiger la passation d’un test de français écrit et d’un test sur les logiciels Word et Excel. La réussite de ces tests est une condition d’obtention du poste. La note de passage pour l’ensemble des tests est de 80%.

Horaire de travail et nature du contrat

Cet emploi est à temps complet. Tu travailleras donc du lundi au vendredi, de 8 hà 16 h, pour un total de 35 heures. Cet horaire inclut une période d’une heure non rémunérée pour prendre ton repas.

Rémunération et autres avantages

La rémunération est établie selon les taux prévus à la convention collective du personnel de soutien pour un emploi de technicien(ne) en administration, en fonction de ton expérience de travail. Le taux horaire varie entre 27,78 $ et 37,08$ de l’heure. Pour la liste de tous les avantages de travailler dans un Cégep, consulte la page Emplois -Cégep Beauce-Appalaches (cegepba.qc.ca) sur notre site Web!

N.B.: Le Cégep applique un programme d’accès à l’égalité et des mesures d’adaptation sont offertes aux personnes handicapées. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

01 - Programmes d’accueil et d’intégration : un accueil chaleureux et sur mesure pour que tu sois rapidement à l’aise, connecté(e) et prêt(e) à contribuer, tout en bénéficiant d’un soutien continu pour une transition en douceur et une réussite assurée.

02 - Programmes de perfectionnement : des opportunités de perfectionnement conçues spécialement pour toi, afin de favoriser ton épanouissement professionnel en renforçant tes compétences et en te préparant à rayonner dans ton futur rôle.

03 - Programmes et activités de reconnaissance : afin de mettre en lumière tes apports exceptionnels, célébrer tes années de service dévoué ou applaudir tes bons coups.

04 - Programme d’aide pour les employés ou pour les membres de ta famille (PAEF) et accès aux services de télémédecine

05 - Programmes de prévention et de promotion de la santé

Je m’identifie comme appartenant au genre :

Féminin

Autre

Non-binaire

Postulez-vous en tant que candidat(e) provenant de l'international ? (Nécessaire)

Avez-vous le droit de travailler au Canada ? (Nécessaire)

S’identifier à un groupe visé pourrait vous permettre d’obtenir une priorité d’embaucheou de promotion si vous possédez les compétences requises pour exercer l’emploi.

Je m'identifie comme une personne en situation de handicap ? (Nécessaire)

Je m’identifie comme appartenant à l’un des trois groupes suivants (vous pouvez choisir un seul de ces groupes) : (Nécessaire)

Personnes autochtones

Minorités visibles

Minorités ethniques

Aucun de ces choix