Technicien(ne) en administration – paie

C; Lévis; On-site; CAD 51,000 - 67,000; Full time

Job summary

Le Cégep de Lévis recherche un Technicien-ne en administration pour assurer les tâches techniques administratives du Service des finances. Sous la direction de la Direction des services administratifs, vous contribuerez à la paie, à la tenue des livres et au suivi budgétaire.

Ce poste régulier à temps plein offre 35 heures par semaine et une échelle salariale entre 27,78 $ et 37,08 $ de l’heure, selon l’expérience et les conventions collectives, au sein d’un établissement dynamique à Lévis.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales en administration avec option finance ou comptabilité ou équivalent reconnu.
• Connaissance des processus comptables.
• Excellente connaissance des tableurs (Excel).
• Grande capacité d’organisation et de planification.
• Rigueur et précision dans l’exercice des fonctions et dans l’exactitude des données.
• Esprit analytique et bon jugement.
• Capacité à travailler en équipe.

Responsibilities

• Préparer et produire les paies.
• Tenue des livres comptables et écritures.
• Effectuer les conciliations bancaires mensuelles.
• Générer la facturation et suivre les comptes à recevoir.
• Préparer les rapports financiers trimestriels et annuels.
• Gérer les systèmes informatisés de gestion financière.
• Effectuer d'autres tâches liées au service financier.

Skills

Connaissance des processus comptables

Excel

Organisation

Rigueur

Esprit analytique

Travail en équipe

Education

Diplôme d’études collégiales en administration

Tools

Excel

Job description

Travailler au Cégep de Lévis

C’est partager son quotidien avec plus de 3000 étudiantes et étudiants et travailler dans un milieu de vie stimulant, où l’on valorise le respect et l’entraide.

C’est vivre une expérience professionnelle motivante, qui amène à réaliser ses propres objectifs et à obtenir la reconnaissance de ses aptitudes et de ses compétences.

C’est faire partie d’une équipe dynamique comptant quelque 600 personnes, qui ont à cœur la santé et le bien-être au travail.

IDENTIFICATION DU POSTE

Titre d'emploi: Technicien-ne en administration

Numéro de référence: 1987

Direction: Direction des services administratifs

Service: Service des finances

DÉTAILS DU POSTE

Catégorie d’emploi: Soutien administratif

Nom du supérieur immédiat: Véronique Caouette

Lieu de travail: Cégep de Lévis : 205, route Mgr-Bourget, Lévis, QC.

Statut de l'emploi: Régulier à temps complet

Horaire de travail: 35 heures par semaine

Échelle salariale: Min. : 27,78 $ à Max.: 37,08 $

DESCRIPTION DU POSTE

RAISON D’ÊTRE DU POSTE

L’emploi de technicien(ne) en administration comporte la réalisation de divers travaux techniques à caractère administratif et la responsabilité de l'application des procédures du Service des ressources financières, notamment dans les domaines suivants:

• Préparation de la paie;
• Tenue des livres comptables;
• Conciliation des comptes;
• Facturation/comptes à recevoir;
• Préparation des rapports financiers trimestriels;
• Préparation des états financiers annuels et des dossiers de vérification;
• Systèmes informatisés de gestion financière.

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à effectuer divers travaux techniques à caractère administratif dans les domaines reliés à la gestion des ressources financières. Dans son travail, elle peut assister du personnel de soutien des diverses directions du Cégep, de même que les usagers du service concerné. Elle s’assure de l’application des processus et mécanismes de contrôle interne en respect des procédures, politiques et règlements en vigueur.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DE LA TÂCHE

1. Préparation de la paie

• S'approprie les mécanismes techniques de la production de la paie.
• Effectue le calcul de la paie, saisie, vérifie et corrige les diverses données de paie conformément aux lois et aux conventions collectives en vigueur.
• Complète et transmet différents formulaires et rapports exigés par les paliers gouvernementaux et autres organismes.
• Participe à la production de la déclaration annuelle de la CARRA en collaboration avec le professionnel.
• Répond aux questions des employés relativement à leur dossier de paie.

1. Tenue des livres comptables

• Effectue la tenue de livres incluant les écritures au journal général se rapportant aux fonds de fonctionnement et d'investissement.

1. Conciliationbancaires

• Effectue mensuellement les conciliations des états de comptes bancaires avec les soldes au grand livre.

1. Facturation / comptes à recevoir

• Effectue l’ensemble des opérations relevant du module Comptes à recevoir.
• Effectue la facturation et concilie les revenus avec les données du système CLARA.
• Génère les remboursements.
• Effectue le suivi et la perception des comptes et subventions à recevoir, en collaboration avec les directions concernées s'il y a lieu.
• Vérifie l'ensemble des opérations liées aux encaissements et assiste le personnel des centres de perception dans l’application des procédures.

1. Rapports financiers trimestriels

• Collabore à la préparation des rapports financiers trimestriels du fonds de fonctionnement et du fonds d’investissement.
• Prépare divers documents et analyses dans le cadre du périmètre comptable.
• Assure le respect de la politique, notamment la politique de capitalisation des immobilisations.
• Participe à la mise à jour du registre des immobilisations.
• Effectue les écritures de démarcation.

1. Rapport financier annuel (RFA) et dossiers de vérification

• Collabore à la préparation du rapport financier annuel du fonds de fonctionnement et du fonds d’investissement.
• Prépare divers documents requis par les auditeurs externes et les dossiers de vérification.
• Complète certains chiffriers relatifs au rapport financier annuel.
• Participe au suivi budgétaire du fonds de fonctionnement.
• Prépare divers rapports requis, notamment les variations de la marge de crédit.

1. Systèmes informatisés de gestion

• Assiste le personnel de soutien des diverses directions du Cégep de même que les usagers du service concerné dans l'utilisation des applications informatisées.
• Applique les procédures et les contrôles en vigueur et suggère des recommandations en vue d'améliorer les fonctionnalités des différents systèmes.

1. Autres tâches

• Effectue la facturation et le suivi du compte à compte avec les partenaires du collège.
• Élabore, prépare et met à jour les procéduriers relatifs à ses fonctions.
• Effectue le suivi des dépenses sur les projets en investissements à l'aide du système CLARA.
• Participe à l’élaboration des prévisions budgétaires des deux fonds.
• Effectue au besoin le dépôt de recettes.
• Effectue au besoin les rapports de taxes et les redressements s’y rapportant.
• Accomplit au besoin d'autres tâches connexes.

QUALIFICATIONS REQUISES

Scolarité:

Détenir un diplôme d’études collégiales en administration avec champ de spécialisation approprié (option finance ou comptabilité) ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Conditions exigées par le Collège:

• Satisfaire la norme linguistique établie pour cette classe d’emploi;
• Connaissance des processus comptables;
• Posséder laconnaissancedes fonctions d’un logiciel de chiffrier tel qu’Excel;
• Grande capacité d’organisation et de planification;
• Rigueur et précision dans l’exercice des fonctions et dans l’exactitude des données;
• Esprit analytique et bon jugement;
• Capacité à travailler en équipe.

Test requis

• Test de français
• Test de connaissances (paie/comptabilité)

La réussite de ces tests est une condition d’obtention du poste.

Le Cégep de Lévis souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.