Administrateur (trice)

McGill Faculty of Medicine and Health Sciences; Montreal (administrative region); On-site; CAD 46,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Santé et assurance-dentaire

Régime de retraite à cotisations défin

Jours de vacances et congés payés

Job summary

McGill Faculty of Medicine and Health Sciences recrute un(e) administrateur(trice) pour soutenir les programmes de résidence et de fellowship du Bureau de l’éducation médicale postdoctorale (PGME) sous la supervision de la directrice adjointe. Vous assurerez la continuité des activités, gérerez les dossiers et soutiendrez les comités, les admissions et les échéances.

Expérience administrative pertinente, excellent sens de l’organisation et maîtrise de Microsoft Office requis.

Qualifications

• Minimum de trois à cinq années d’expérience pertinente en administration.
• Excellentes habiletés en communication et en relations interpersonnelles.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des bases de données et systèmes administratifs.
• Capacité à apprendre, interpréter et appliquer politiques et procédures établies.
• Orientation service à la clientèle et compétence en coordination de projets.

Responsibilities

• Assurer la couverture administrative temporaire pour les programmes de résidence et de fellowship.
• Gérer l’administration quotidienne des programmes et les dossiers des résidents et fellows.
• Organiser et prioriser le travail entre plusieurs programmes et préparer les réunions des comités.
• Maintenir calendriers, horaires et outils de suivi; assurer confidentialité et conformité.
• Participer à l’amélioration des processus et à la formation des nouveaux coordonnateurs administratifs.

Skills

Administration

Gestion priorités

Communication

Relations interpersonnelles

Education

DEC III

Tools

Microsoft Office

Job description

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).Sommaire du posteSous la supervision de la directrice adjointe Affaires étudiantes cliniques, l’administrateur (trice) fournit un soutien administratif aux programmes de résidence et de fellowship au sein du Bureau de l’éducation médicale postdoctorale (PGME). La personne titulaire du poste assure la continuité des activités en maintenant des opérations administratives de haute qualité tout en favorisant des pratiques opérationnelles durables. En collaboration étroite avec les directeurs et directeurs adjoints de programme, les gestionnaires des affaires étudiantes, le personnel administratif, les résidents et fellows, les membres du corps professoral, les comités du PGME, les équipes de l’enseignement, des admissions et des dossiers étudiants, ainsi que divers partenaires institutionnels, la personne titulaire soutient de façon autonome des activités administratives complexes. Elle fournit également de l’information concernant les politiques du PGME, les exigences d’agrément, les normes de la Faculté et les procédures institutionnelles.Principales responsabilités :Couverture opérationnelle et continuité des activitésAssurer une couverture administrative temporaire pour les programmes de résidence et de fellowship lors des périodes de recrutement et d’intégration, de transitions, de vacances de postes, de surcharge de travail, de préparation à l’agrément ou de tout autre besoin opérationnel.Assumer la responsabilité de l’administration quotidienne des programmes.Assurer la continuité des services aux : Directeurs de programme et directeurs adjoints de programme; Comités de programme de résidence (RPC); Comités de compétence (CC); Processus CaRMS; Horaire maître; Activités liées à l’agrément; Séances académiques; Résidents.Évaluation et normalisation des opérationsExaminer les opérations administratives des programmes assignés afin d’identifier les possibilités d’amélioration dans son champ de responsabilité.Évaluer les flux de travail; les pratiques administratives; la documentation; les systèmes de classement; les pratiques de communication; les outils de suivi; les processus de planification.Mettre en œuvre les procédures normalisées et les meilleures pratiques de PGME.Préparer ou mettre à jour les procédures opérationnelles normalisées (PON);Veiller à l’uniformité des pratiques entre tous les programmes de résidence.Laisser les programmes dans un état opérationnel durable avant toute transition.AdministrationAgir comme personne-ressource pour les processus administratifs de PGME.Assurer le suivi des dossiers administratifs en cours auprès des résidents, fellows, membres du corps professoral ou du personnel des programmes, selon les besoins.Organiser et prioriser le travail entre plusieurs programmes en fonction des échéances et des priorités établies.Maintenir à jour les calendriers, horaires, outils de suivi, fichiers partagés et documents administratifs des programmes.Fournir de l’information concernant le parcours administratif des résidents; les admissions; les congés; les activités académiques; l’approche par compétences en éducation médicale (CBME); ONE45 et les normes d’agrément.Identifier les risques opérationnels et signaler les enjeux au niveau approprié.Soutenir la mise en œuvre des nouvelles initiatives institutionnelles.Appuyer les activités administratives du Comité de compétence (CC) et du Comité de programme de résidence (RPC), notamment la préparation de documents, la coordination des réunions, la documentation et les suivis.Maintenir la confidentialité des renseignements concernant les résidents, fellows et programmes conformément aux politiques de l’Université et aux procédures établies.Intégration et formationAppliquer les procédures opérationnelles normalisées, modèles, listes de vérification et processus administratifs de PGME dans les programmes assignés.Soutenir l’intégration des nouveaux coordonnateurs administratifs des affaires étudiantes en partageant les processus établis, la documentation et les informations pratiques liées aux activités des programmes.Offrir de la formation pratique; du coaching sur les flux de travail; la révision de la documentation; une orientation aux processus et des possibilités d’observation en milieu de travail.Aider les gestionnaires dans la planification des transitions.Favoriser l’adoption de pratiques standardisées.Amélioration continue et projetsParticiper à divers projets, notamment : la normalisation administrative; la préparation à l’agrément; l’implantation de technologies; la révision des processus d’affaires; la modernisation de la documentation; les initiatives de centralisation.Collaborer avec les gestionnaires afin d’améliorer la prestation des services.Recommander des solutions administratives.Réviser régulièrement la documentation et les pratiques administratives des programmes afin d’identifier des possibilités d’amélioration en matière d’organisation, de cohérence et d’efficacité.Participer à l’élaboration ou à la mise à jour de documents administratifs, tels que les listes de vérification, modèles, guides de processus et outils de référence spécifiques aux programmes.Assurance qualitéVérifier l’exactitude et l’intégralité des dossiers administratifs.Assurer la conformité aux : Exigences du Collège royal; Politiques de l’Université McGill; Normes d’agrément.Identifier les lacunes et mettre en œuvre les mesures correctives appropriées.Communiquer les problématiques administratives récurrentes et recommander des solutions pratiques.Faire preuve d’un jugement important dans la priorisation du travail à travers plusieurs programmes.Autres compétences et/ou aptitudes:Minimum de trois à cinq années d’expérience pertinente en administration. Excellente capacité à gérer simultanément plusieurs priorités, parties prenantes et échéances dans un environnement dynamique. Expérience dans la coordination d’opérations administratives complexes, d’horaires, de réunions et d’activités de comités. Connaissance de l’éducation médicale postdoctorale ou des normes d’agrément, un atout. Capacité démontrée à s’adapter rapidement à de nouveaux flux de travail, systèmes et environnements opérationnels. Capacité démontrée à apprendre, interpréter et appliquer des politiques, procédures, lignes directrices et processus établis. Aptitude démontrée à analyser les processus administratifs, à identifier les écarts ou incohérences et à mettre en place des améliorations pratiques à l’aide de processus établis. Excellentes compétences en organisation, résolution de problèmes et coordination de projets. Excellentes habiletés en communication et en relations interpersonnelles permettant de collaborer efficacement avec des groupes variés. Grand souci du détail, jugement sûr et capacité à traiter des renseignements confidentiels. Expérience en intégration, transfert des connaissances, coaching ou mentorat de personnel administratif, un atout. Maîtrise de la suite Microsoft Office ainsi que des bases de données et systèmes administratifs. Personne flexible, orientée vers le service à la clientèle et engagée envers l’amélioration continue et l’excellence opérationnelle.En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)Politique de vacances compétitiveDeux (2) journées personnellesDeux (2) congés flottantsNeuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du TravailCongés payés pendant la période des vacances de décembreCrédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permetAvant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau # 4 sur une échelle de 0-4.Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.Formation et expérience minimales requises :DEC III 3 Ans Expérience pertinente /Salaire horaire :(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97Heures par semaine :33.75 (Temps plein)Superviseur :Directeur associé, ExploitationDate de fin de l’emploi (le cas échéant) :2027-09-23Date limite pour postuler :2026-10-07L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail].