Secrétaire

McGill Faculty of Medicine and Health Sciences; Montreal (administrative region); On-site; CAD 38,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Avantages sociaux

Régime de retraite

RÉER et CELI

Vacances et congés payés

Télétravail partiel (si applicable)

Job summary

Université McGill, située à Montréal, recherche une personne pour assurer le soutien administratif complet à la directrice de l’Institut spatial Trottier (TSI) et aux membres du corps professoral. Vous coordonnerez l’administration de bureau, les réunions et les événements, et agirez comme personne-ressource pour le personnel et les partenaires externes.

Vous assurerez le suivi des demandes liées aux installations, gérerez les communications et participerez à des activités liées aux bourses et à

Qualifications

• Bilinguisme (français et anglais), avec d’excellentes compétences en communication orale et écrite dans les deux langues.
• Expérience démontrée en prestation d’un service à la clientèle de grande qualité auprès d’une clientèle diversifiée.
• Capacité démontrée à travailler de façon autonome ainsi qu’au sein d’une équipe et à gérer plusieurs dossiers.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 et expérience dans la gestion documentaire et le maintien de dossiers précis et à jour.

Responsibilities

• Agir comme premier point de contact pour les visiteurs et les personnes arrivant au TSI et remettre un guide du visiteur.
• Maintenir le répertoire du TSI et mettre à jour les documents internes et le site Web.
• Planifier les réunions du corps professoral et rédiger les procès-verbaux des réunions.
• Organiser les services de traiteur, les réservations de salles, et les inscriptions pour les événements.
• Préparer les documents destinés au conseil d’administration et rédiger les procès-verbaux.
• Soutenir les bourses du TSI et assurer le suivi des candidatures et des montants octroyés.

Skills

Bilinguisme FR-EN

Service à la clientèle

Communication écrite

Gestion administrative

Planification et organisation

Education

DEP - Systèmes de bureautique

DEP - Études de secrétariat

Tools

Microsoft 365

Job description

Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).Faculté des sciencesDépartement de physique, Institut spatial TrottierContrat d'un anPourquoi vous joindre à nous?Joignez-vous à un environnement de recherche dynamique en appui à la direction de l’Institut spatial Trottier. Ce poste offre l’occasion de contribuer au bon fonctionnement d’un institut de recherche de premier plan tout en collaborant avec des membres du corps professoral, des étudiant·e·s, des chercheur·euse·s et des partenaires de l’ensemble de la communauté mcgilloise.Pour en savoir plus sur l’Institut spatial Trottier.Sommaire du poste:La personne titulaire du poste offre un soutien administratif complet à la directrice ainsi qu’aux membres de l’Institut spatial Trottier (TSI), notamment en coordonnant l’administration de bureau, les réunions, les événements, les processus liés aux bourses et les communications, tout en agissant à titre de principale personne-ressource pour le corps professoral, les étudiants, les visiteurs et les partenaires externes. Elle veille au bon déroulement des activités quotidiennes de l’Institut grâce à une organisation efficace, une gestion rigoureuse des dossiers et un soutien administratif de qualité.Administration généraleAgir comme premier point de contact pour les visiteurs et les nouvelles personnes arrivant au TSI, et leur remettre un guide du visiteur.Maintenir à jour le répertoire du TSI dans les documents internes et sur le site Web. Mettre à jour la version imprimée une fois par an. Veiller à ce que la liste des membres affichée sur le site Web soit à jour, y compris les photos. Mettre à jour les plaques signalétiques des bureaux.Agir à titre d’administratrice ou d’administrateur à l’accueil du TSI en fournissant de l’information aux personnes qui téléphonent ou se présentent sur place. Déterminer l’objet de l’appel ou de la visite et diriger les personnes vers le ou les membres appropriés du TSI.Agir comme principale personne-ressource pour les signalements liés à l’immeuble (p. ex., réparations requises, problèmes de propreté, mobilier non désiré, courrier destiné à d’anciens occupants). Signaler les problèmes à la direction de l’immeuble de physique ou prendre les mesures appropriées en collaboration avec les services des installations de l’Université. Assurer le suivi des demandes soumises au service des installations et contribuer aux initiatives visant à maintenir les locaux du TSI en bon état.Tenir à jour le répertoire des postes de travail et des bureaux attribués, et collaborer avec l’agente ou l’agent administratif du Département de physique concernant l’attribution des espaces. Assumer la responsabilité des clés des bureaux situés au 3550, rue University.Planifier les réunions du corps professoral du TSI et assister la direction dans ses communications avec les membres professoraux, au besoin. Rédiger et distribuer les procès-verbaux des réunions.Soutenir la direction et l’administratrice ou l’administrateur de programme dans leurs activités liées au TSI, notamment la planification de réunions et les échanges avec des groupes ou partenaires externes.Maintenir une liste des événements, séminaires et autres activités pouvant intéresser les membres du TSI, et en assurer la promotion au moyen d’affiches et d’un courriel hebdomadaire présentant les activités à venir.Organiser les services de traiteur pour les événements du TSI, y compris le thé quotidien de l’après-midi et les rafraîchissements offerts après les séminaires. Coordonner l’horaire des responsabilités associées au service du thé.Réserver les salles pour les séminaires, conférences publiques et autres événements du TSI.Appuyer les membres du TSI dans l’organisation de conférences et d’ateliers en coordonnant les réservations de salles, les services de traiteur, les inscriptions et la promotion des événements.Réunions du conseil d’administrationPlanifier et soutenir l’organisation de la réunion annuelle du conseil d’administration du TSI, y compris les services de traiteur, les déplacements et les autres aspects logistiques.Préparer les documents destinés au conseil d’administration (ordre du jour, liste des membres, rapport annuel, etc.).Rédiger et distribuer les procès-verbaux.BoursesSoutenir le comité des bourses du TSI en communiquant avec les membres du corps professoral afin de déterminer l’admissibilité des étudiants, en assurant le suivi des montants octroyés et en collaborant avec les coordonnatrices et coordonnateurs des programmes d’études supérieures des départements membres.Appuyer le comité des bourses dans l’affichage et la promotion des bourses postdoctorales. Recueillir, compiler et distribuer les candidatures aux membres du TSI.Participer à la planification des réunions du comité des bourses, assister aux réunions, rédiger et distribuer les procès-verbaux, et agir comme personne-ressource concernant les politiques relatives aux bourses.Préparer et transmettre les lettres d’offre aux récipiendaires des bourses, répondre aux demandes de renseignements et effectuer les autres tâches liées à l’attribution des bourses.Soutien à certains membres du corps professoralSoutenir certaines membres ou certains membres du corps professoral dans le traitement des rapports de dépenses de voyage pour les visiteurs, le traitement des factures, les envois FedEx, la gestion d’agenda, les réservations de voyage, la mise à jour des curriculum vitæ et diverses tâches administratives générales.Autres compétences et aptitudes requises:Bilinguisme (français et anglais), avec d’excellentes compétences en communication orale et écrite dans les deux langues.Expérience démontrée en prestation d’un service à la clientèle de grande qualité auprès d’une clientèle diversifiée, incluant le corps professoral, les étudiant·e·s, le personnel et les partenaires externes.Sens démontré de l’initiative, excellentes aptitudes organisationnelles et souci du détail.Solides compétences en planification, en organisation et en gestion du temps; capacité démontrée à établir les priorités, à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter des échéances serrées.Capacité démontrée à travailler de façon autonome ainsi qu’au sein d’une équipe.Débrouillardise et adaptabilité, avec un bon jugement et une capacité à travailler efficacement sous pression.Excellentes habiletés de communication et capacité à transmettre et à recevoir clairement l’information, tant à l’oral qu’à l’écrit.Expérience en gestion documentaire et en maintien de dossiers précis et à jour.Expérience dans la coordination de réunions, la planification de rendez-vous et la gestion d’agendas.Expérience dans le traitement de transactions financières et administratives, y compris les rapports de dépenses, les bons de commande et les remboursements.Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365, notamment Word, Excel, Outlook, Teams et SharePoint. Expérience dans la mise à jour de sites Web.La connaissance de Workday, Banner, Minerva, MMP ou d’autres systèmes d’information administratifs est considérée comme un atout.En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons:Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)Politique de vacances compétitive Deux (2) journées personnellesDeux (2) congés flottantsNeuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du TravailCongés payés pendant la période des vacances de décembreCrédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permetAvant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau #4 (qualificatif) sur une échelle de 0-4.Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.Formation et expérience minimales requises :DEP - Systèmes de bureautique 3 Ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariatSalaire horaire :(AAPNEUM Niveau E) $27.75 - $34.40Heures par semaine :33.75 (Temps plein)Superviseur :ProfesseurDate de fin de l’emploi (le cas échéant) :2027-09-24Date limite pour postuler :2026-10-09L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [e-mail].