Spécialiste Support Équipe & Administration / Team & Administration Specialist

Dunsky Energy + Climate Advisors; Montreal; Hybrid; CAD 45,000 - 70,000; Full time

Job summary

Join a mission-driven firm dedicated to a clean energy future! As a member of a dynamic team, you'll contribute significantly to a variety of administrative and operational tasks. This role offers a unique opportunity to develop your skills in event management, business development, and team support while promoting sustainability. With a commitment to employee growth and a flexible work environment, this position is perfect for those who value collaboration and making a positive impact. If you thrive in a fast-paced setting and share our values, we want to hear from you!

Benefits

Flexible Hours

Health and Dental Insurance

Retirement Savings Plan

Public Transit Discounts

Professional Development Opportunities

Supportive Supervisors

Qualifications

• Minimum 3 years of experience in administrative or event management roles.
• Strong command of Microsoft Office and excellent communication skills.
• Experience in supporting executives and managing calendars.

Responsibilities

• Ensure proper functioning of offices and coworking spaces.
• Support the VP Operations and assist with corporate donations.
• Coordinate internal meetings and events to foster team cohesion.

Skills

Microsoft Office

Organizational Skills

Bilingualism (French and English)

Interpersonal Skills

Attention to Detail

Adaptability

Initiative

Event Management

Salesforce Knowledge

Sustainable Development Interest

Job description

2 days ago Be among the first 25 applicants

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(See description in English below)

Interessé.e à faire carrière chez Dunsky? Joignez-vous à notre équipe!

Souhaitez-vous mettre votre expertise au service d'une entreprise qui accorde une réelle importance à son équipe et qui se dévoue à la protection de l’environnement ? Vous cherchez une occasion de contribuer de manière significative et à travers un large éventail de responsabilités au succès de notre mission? Vous recherchez une entreprise où la collaboration, l'apprentissage et la confiance sont au cœur de sa culture ? Envisagez de vous joindre à nous !

Dunsky Énergie + Climatest une entreprise axée sur sa mission, certifiée B-Corp, qui a comme objectif d’aider nos clients à accélérer la transition vers un avenir énergétique propre, abordable, et sobre en carbone. Cet engagement n'est pas récent : nous y travaillons depuis plus de 20 ans – en soutenant méticuleusement les principaux gouvernements, distributeurs d’énergie, entreprises et autres à travers l'Amérique du Nord.



CANDIDAT

• E IDÉAL
• E
  
  

Vous êtes une personne hautement organisée, fiable et sympathique avec une approche collaborative qui partage les valeurs de notre entreprise. Vous n'avez pas peur d'un environnement de travail dynamique et d’un poste qui nécessitera de jongler avec une variété de tâches administratives et opérationnelles. Plus précisément, vous offrez :

Compétences et expérience recherchées:

• 3 ans minimum d’expérience antérieure dans des postes administratifs ou en événementiel
• une très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office
• de solides compétences organisationnelles et capacité de prioriser efficacement
• de fortes habiletés interpersonnelles
• bilinguisme (français et anglais)* et d’excellentes aptitudes à la communication, notamment à l’écrit
• le soucis du détail
• une bonne capacité d’adaptation et de traiter les demandes inattendues
• le soucis du bonheur des gens, autant de l’équipe que des clients
• de l’autonomie et de l’initiative
• de l’expérience en soutien à des membres de l’exécutif (dont la gestion de calendriers)
• de l’expérience en gestion d’événements, corporatifs ou autres (un atout)
• connaissances du logiciel Salesforce (un atout)
• un intérêt pour les enjeux de développement durable (un atout)
• un engagement démontré en faveur de la diversité, de l'équité et de l'inclusion par le biais d'un développement continu, de l'adoption de comportements inclusifs et d'une gestion proactive des biais
• Ce poste impliquera une communication constante et continue avec nos employés et clients partout au Canada et potentiellement à l’international, y compris avec des personnes qui parlent exclusivement en anglais ou (dans une moindre mesure) en français
  
  

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Les tâches de la spécialiste, support à l’équipe et à l’administration comprennent:

Opérations:

• Assurer le bon fonctionnement de nos bureaux et espaces de coworking et de leurs équipements à Montréal, Toronto (en collaboration avec une collègue de Toronto) et dans d'autres villes, et coordonner les changements liés aux espaces de travail
• Faire l’achat d’équipements TI, de fournitures et matériel de bureau et tenir un inventaire
• Faire les donscorporatifs et tenir des registres détaillés. Appuyer ou coordonner les activités du Giving Tuesday
• Appuyer ou coordonner le renouvellement des certifications de l’entreprise, tel que Net Zéro et B-Corp
• Soutenir la Vice-Présidente, Opérations en assurant le maintien des enregistrements corporatifs (villes, provinces/états) et des exigences en matière d'assurance
  
  

Culture d’entreprise:

• Appuyer ou coordonner la planification de réunions et événements internes tel que les réunions mensuelles d'équipe, la retraite annuelle de l'équipe, les fêtes de fin d'année, en collaboration avec la Vice-Présidente, Opérations
• Collaborer avec la Conseillère, Talents et culture, pour organiser des formations et des événements sociaux afin de favoriser la cohésion et la connexion entre les membres de l'équipe
• Prendre l’initiative pour organiser des sorties, envoyer des cadeaux et autrement améliorer le bonheur de l'équipe, des clients et des partenaires
• Appuyer l’intégration des nouveaux membres de l’équipe en préparant l'équipement nécessaires et l'espace de bureau
  
  

Développement des affaires:

• Examiner quotidiennement les publications relatives aux demandes de propositions et partager les opportunités pertinentes avec les membres du Comité de Développement des Affaires
• Soutenir la Gestionnaire Principale, Développement des affaires en appuyant la préparation et la soumission de propositions et en assurant la mise à jour de notre base de données projets
• Soutenir l'équipe marketing en gardant un registre des conférences à venir, en coordonnant la logistique liée à la participation à la conférence, et d'autres campagnes promotionnelles
  
  

Appui aux membres de l’équipe:

• Fournir un soutien administratif à la Vice-Présidente, Opérations (et superviseure)
• Fournir une assistance exécutive au Président de l’organisation en planifiant des réunions, en organisant des voyages et en fournissant un soutien administratif général
• Offrir un soutien administratif à notre équipe de consultants
  
  

Autres:

• Soutenir la Vice-Présidente, Opérations dans l'amélioration de nos pratiques et le soutien à l'équipe
• Contribuer à maintenir la réputation de Dunsky
• Participer aux comités internes, aux projets spéciaux et aux autres initiatives de Dunsk
• Contribuer à l'instauration d'un environnement de travail positif et productif
  
  

POURQUOI DUNSKY?

• Faites partie d’une entreprise ayant des valeurs qui s’alignent avec les vôtres: En tant qu’entreprise guidée par sa mission et en tant que B Corp, notre approche est motivée par un profond respect de notre équipe et notre planète
• Travailler au sein d'une équipe dynamique et accueillante: Nous attachons beaucoup d'importance à offrir à notre équipe la chance de grandir et de mener une vie épanouissante à la fois au travail et à la maison. Nous croyons que la façon dont nous travaillons ensemble est aussi importante que le travail que nous faisons
• Gagnez de l'expérience dans une grande variété de responsabilités:En tant membre d’une petite entreprise et responsable des tâches touchant à plusieurs domaines d’activités, ce poste vous permettra d'acquérir de l'expérience en administration, coordination d’événements, développement des affaires et plus
  
  

AVANTAGES

• Nous offrons des salaires compétitifs ainsi qu’une gamme d'avantages sociaux tels que : horaire flexible, assurances collectives (santé et dentaire), contribution à un régime de retraite, réductions sur les abonnements au transport en commun, et plus encore
• Nous nous engageons également à offrir à notre équipe une bonne dose d'opportunités de développement professionnel et d'apprentissage. Cela comprend du temps réservé pour le développement professionnel ; des budgets de formation ; des objectifs de développement professionnel ; une série de formation dîner-causeries; et une culture omniprésente de recherche et de partage des connaissances
• Le personnel a également accès à des superviseurs à l'écoute et engagés. Nous faisons de notre mieux pour offrir à notre équipe de l’expérience et des opportunités de développement alignées avec vos intérêts
  
  

LIEU DE TRAVAIL

Le/a candidat·e retenu·e travaillera à partir de nos bureaux de Montréal, un espace moderne et lumineux situé dans la Maison du développement durable, à deux pas de stations de métro au centre-ville.

Nous encourageons une option de travail hybride, soit une combinaison de travail au bureau et à domicile qui permet un horaire flexible et la possibilité de travailler en personne avec vos collègues.

COMMENT SOUMETTRE VOTRE CANDIDATURE

Les personnes intéressées sont invitées à remplir le formulaire de soumission de candidature en y joignant leur CV et une lettre de motivation. Dans votre lettre de motivation, veuillez nous donner une impression de qui vous êtes en étant honnête et créatif/ve. Les candidatures seront examinées jusqu’à ce que le poste soit comblé.

Le processus de recrutement comporte les étapes suivantes :

• un appel téléphoniquede présélection
• un test écrit pour évaluer vos compétences de rédaction
• une entrevue avec un·emembre de l'équipe et la Conseillère, Talents et culture
• une seconde entrevue avec un·emembre de l'équipe et la Vice-Présidente, Opérations
  
  

Dunsky valorise la diversité, tant au niveau de la formation que de l’expérience. Nous accueillons les différences et nous nous efforçons d’augmenter la présence des groupes qui sont traditionnellement sous-représentés dans nos embauches, mais aussi dans le travail que nous effectuons. Nous encourageons fortement les femmes, les minorités, ainsi que les personnes en situation de handicap à postuler. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande aux candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection.

Nous respectons votre vie privée; par conséquent, les demandes et les expressions d’intérêt seront traitées de manière strictement confidentielle, à moins que la candidate n’exprime le contraire.

Interested in acareerat Dunsky? Consider joining ourteam!

Would you like to put your expertise to work for a company that values its people and is dedicated to protecting the environment? Are you looking for an opportunity to make a significant contribution, through a wide range of responsibilities, to the success of our mission? Are you looking for a company where collaboration, learning and trust are at the heart of its culture? Consider joining us!

DUNSKY ENERGY + CLIMATE ADVISORS is a mission-driven, B-Corp certified, firm focused on helping our clients accelerate the transition to a clean, affordable, low-carbon energy future. We didn’t come to this lately: we’ve been engaged in this mission for over 20 years – meticulously supporting leading governments, utilities, businesses and others across North America.

IDEAL CANDIDATE

You are a highly organized, reliable and personable individual with a collaborative approach who shares our company values. You are not afraid of a dynamic work environment and a position that will require juggling a variety of administrative and operational tasks. More specifically, you offer:

Skills and experience sought:

• Minimum 3 years of previous experience in administrative positions or in event management
• very good command of the Microsoft Office suite
• strong organizational skills and ability to prioritize effectively
• strong interpersonal skills
• bilingualism (French and English)* and excellent communication skills, especially in writing
• attention to detail
• good ability to adapt and to deal with unexpected requests
• a concern for the happiness of others, both the team and the customers
• autonomy and initiative
• experience supporting executives (including calendar management)
• experience in event management, corporate or other (an asset)
• knowledge of Salesforce (an asset)
• an interest in sustainable development issues (an asset)
• a demonstrated commitment to diversity, equity, and inclusion through continuous development, modeling inclusive behaviors, and proactively managing bias
  
  

*This position will involve constant and ongoing communication with employees and clients from across Canada and potentially beyond, including with individuals who may speak exclusively in English or (to a lesser degree) in French.

Tasks And Responsibilities

The responsibilities of the Specialist, team and administration include:

Operations:

• Ensure the proper functioning of our offices and coworking spaces and equipment in Montreal, Toronto (in collaboration with a colleague in Toronto), and other cities, and coordinate changes related to the spaces
• Purchase IT equipment, office supplies, and other office equipment and keep a detailed inventory
• Make corporate donations and keep detailed records. Support or coordinate Giving Tuesday activities
• Support or coordinate the renewal of Dunsky’s certifications, such as Net Zero and B-Corp
• Support the VP Operations in ensuring the maintenance of business registrations (cities, provinces/states) and insurance requirements
  
  

Corporate culture:

• Support or coordinate the planning of internal meetings and events such as monthly team meetings, the annual team retreat, the annual holiday parties, in collaboration with the VP Operations
• Collaborate with the Advisor, Talent & Culture to organize trainings and social events to support cohesion and connexion among team members
• Take the initiative to organize outings, send gifts, and otherwise improve the happiness of the team, clients, and partners
• Support the integration of new team members through by preparing the necessary equipment and office space
  
  

Business Development:

• Perform daily reviews of Requests for Proposals publications and share relevant opportunities with members of the Committee of business development
• Provide support to the Senior Manager, Business Development by assisting with the preparation and the submission of proposals and updating to our projects database
• Provide support to the marketing team by keeping track of upcoming conferences, coordinating the logistics related to conference participation, and other promotional campaigns
  
  

Support to team members:

• Provide administrative support to the VP, Operations (and supervisor)
• Provide executive assistance to the President of the organization by scheduling meetings, making travel arrangements and providing general administrative support
• Provide administrative support to our team of consultants
  
  

Others:

• Support the VP Operations in improving practices and team support
• Help maintain Dunsky's reputation
• Participate in internal committees, special projects, and other Dunsky initiatives
• Contribute to a positive and productive work environment
  
  

WHY JOIN DUNSKY?

• Be part of a firm whose values align with yours: As a mission-driven firm and a registered B Corp, our approach is driven by a deep respect for our team and a commitment to protect the planet
• Work within a dynamic and welcoming team: We place a great deal of importance on offering our team the chance to grow and lead fulfilling lives both at work, and at home. We believe that how we work together is as important as the work we do
• Gain experience in a wide variety of responsibilities: As part of a small company and responsible for tasks involving several areas of activity, this position will give you experience in administration, event coordination, business development and more
  
  

Benefits

• We offer competitive salaries and a range of employee benefits including flexible hours, group health and dental insurance, retirement savings plan contributions, discounts on public transit and bikeshare, and more
• We are also committed to offer our team a hefty dose of professional development and learning opportunities. This includes specific time set-asides; training budgets; goals for professional development; an extensive series of topical lunch-and-learns; and a pervasive culture of inquiry and knowledge sharing
• Staff also have access to supportive and engaged supervisors. We do our best to offer our team experience and professional development opportunities aligned with your interests
  
  

LOCATION

The successful candidate will work from our office in Montreal, a bright, modern space located in the Maison du développement durable, just a stone's throw from downtown metro stations.

We encourage a hybrid work option - a mix of working from the office and from home that balances a flexible schedule with the opportunity to work in person with your colleagues.

How To Apply

Interested candidates are invited to complete our application form and attach their C.V. and cover letter. In your cover letter, give us a sense of who you are by being honest and creative. Applications will be considered until the position has been filled.

The recruitment process includes the following steps:

• a phone screening
• a written test to assess your writing skills
• an interview with a Dunsky team member and the Advisor, Talent and culture
• a second interview with a Dunsky team member and the Vice-President, Operations
  
  

Dunsky values diversity, in background and experience. We welcome people’s differences, and strive to increase participation from traditionally underrepresented groups in our hiring, as well as in the work we perform. We strongly encourage women and people who identify as minorities or people with disabilities to apply to any of our postings. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

We respect your privacy therefore applications and expressions of interest are considered strictly confidential unless candidates say otherwise.

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Seniority level

• Seniority level

  Mid-Senior level

Employment type

• Employment type

  Full-time

Job function

• Job function

  Design, Art/Creative, and Information Technology

• Industries

  Internet Publishing

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