Secrétaire de haute direction

Santé Québec – Centre hospitalier de l’Université de Montréal; Montreal (administrative region); On-site; CAD 40,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Quatre semaines de vacances

Plan de retraite à prestation détermin

Treize jours fériés

9,6 jours de maladie monnayables

Assurances collectives

Rabais corporatif

Job summary

Santé Québec – Centre hospitalier de l’Université de Montréal recherche une personne pour un poste d’agente administrative au sein de l’équipe dirigeante. Vous assurez l’appui administratif, la gestion de l’agenda et la préparation de documents confidentiels.

Vous collaborez avec différentes ressources internes et externes et participez à des réunions en rédigeant des comptes rendus et en organisant les visioconférences. Des tests de présélection et un comité de sélection seront prévus.

Qualifications

• DES et DEC avec spécialisation en techniques administratives ou équivalent (AEC acceptée)
• 3 années d'expérience pertinente comme agente administrative en direction
• Maîtrise Word et Excel (niveau intermédiaire) et PowerPoint; connaissance Visio est un atout

Responsibilities

• Assister le directeur dans la transmission d'information interne et externe tout en préservant la confidentialité.
• Gérer la correspondance et préparer des ébauches de lettres et suivis.
• Participer aux réunions, prendre des notes et faire les suivis.
• Rédiger des comptes rendus à partir d’enregistrements ou notes.
• Élaborer tableaux de suivi, graphiques et présentations.
• Organiser visioconférences et logistique des rencontres.
• Gérer l’agenda du directeur et planifier les rendez-vous.

Skills

Autonomie

Collaboration

Créativité

Influence

Service à la clientèle

Analyse et synthèse

Adaptation à l’ambiguïté

Education

DES et DEC avec spécialisation en techniques administratives

AEC en techniques administratives (800 heures) + 3 ans d’expérience pertinente

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Lotus Notes agenda

Job description

Mandat

Soyez au cœur de la gestion stratégique en offrant un appui administratif de haut niveau!

*** Cet affichage est réservé aux employés travaillant dans l’un des établissements du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) intégrés à Santé Québec le 1er décembre 2024 ***

La personne titulaire du poste assiste un ou une directeur/directrice dans ses fonctions administratives et dans sa gestion du temps. Elle joue un rôle de premier plan dans la gestion des dossiers au quotidien et doit avoir une compréhension des divers volets stratégiques de l’organisation et des interfaces avec les différents partenaires internes et externes. Elle s’implique dans des dossiers d’enjeux différents. Elle est responsable de la logistique des activités et assure les suivis requis. Elle coordonne et contrôle les communications internes et externes et agit comme personne-ressource pour recevoir et répondre, dans la mesure de ses compétences, aux différentes demandes adressées au service. Elle effectue toutes les tâches de bureautique et administratives connexes et celles de coordination.

Principales responsabilités

• Agit comme personne-ressource pour coordonner la transmission de l’information interne et externe pouvant être de nature administrative et/ou stratégique, tout en s’assurant de la nature confidentielle de l’information à diffuser ;
• Gère la correspondance, prépare des projets de lettres selon les demandes du directeur et en assure le suivi auprès des différentes ressources de sa direction, d’autres directions ou d’organismes externes ;
• Assiste aux réunions ciblées par son supérieur, fait la prise de notes directement sur un portable, rédige les comptes rendus et effectue les suivis entre les rencontres avec les intervenants concernés ;
• Peut rédiger un compte rendu à partir d’enregistrement ou de notes prises par un gestionnaire ou son supérieur ;
• Élabore des tableaux pour suivi, des graphiques et des présentations ou tout document administratif, à la demande de son supérieur
• Organise des visioconférences et assure l’organisation matérielle lors de diverses rencontres/comités (réservation de salles, disponibilité d’équipement multimédia, présence d’un technicien, le cas échéant, documents, etc.) ;
• Assure la gestion de l’agenda du directeur et planifie les rendez‑vous en tenant compte des priorités associées aux différents dossiers et demandes de rencontres.

Exigences

EXIGENCES

• Diplôme d’études secondaires (DES) ET un Diplôme d’études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou dans une discipline appropriée d’une école reconnue par le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport (MELS)
  OU
• Une Attestation d’études collégiales (AEC) en techniques administratives (de plus de 800 heures) ou dans une discipline appropriée d’une école reconnue par le ministère de l’Éducation, du Loisir et du Sport auquel s’ajoute un minimum de trois ans d’expérience pertinente à titre d’agente administrative au sein d’une direction

Expérience

• Détenir 3 ans d’expérience récente (dernier 5 ans) dans une fonction d’agente administrative (secrétariat) dans des responsabilités comparables au sein de l’administration d’une équipe de direction (Ex. : directeur général, directeur, directeur adjoint). * Les exigences ci-dessus mentionnées seront validées par le supérieur hiérarchique en collaboration avec la mobilité interne et/ou externe, lors de tout affichage de poste ou remplacement.
• Maîtrise de la suite Office (Word et Excel niveau intermédiaire, PowerPoint) ainsi que Lotus Notes agenda
• Maîtrise de la langue française (niveau supérieur) et de la grammaire française
• Démontrer les habiletés nécessaires pour la rédaction, particulièrement le compte rendu et les procès-verbaux
• Connaissance de Visio, un atout
  Les candidats seront soumis à des tests de présélection et à un comité de sélection.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Autonomie, sens des responsabilités
• Esprit de collaboration et travail d’équipe
• Sens de la créativité et esprit d’innovation
• Capacité d’influence
• Orientation service à la clientèle et partenariat
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Capacité d’adaptation et tolérance à l’ambiguïté

AVANTAGES SOCIAUX

• Quatre (4) semaines de vacances payées après un (1) an
• Fonds de pension à prestation déterminée et plan de retraite avantageux
• Treize (13) jours de congés fériés
• Neuf point six (9,6) jours de maladie monnayable au début décembre, si non-utilisés
• Programme d’assurances collectives complet
• Rabais corporatif avec plusieurs partenaires pour les employés du CHUM

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour un test ou une entrevue. Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.
Le CHUM applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les autochtones et les membres de minorités visibles et ethniques ainsi que les personnes handicapées à présenter leur candidature.
Diplôme obtenu hors Québec : Nous exigeons l’évaluation comparative des études émise par le ministère de l’Immigration de la Francisation et de l’Intégration : https://www.quebec.ca/immigration/travailler-quebec/faire-reconnaitre-competences-acquises-etranger/obtenir-evaluation-comparative.