Secrétaire de direction - hybride - Anjou

Randstad Canada; Montreal; Hybrid; CAD 37,000 - 41,000; Full time

Benefits offered by this job

Mandat temporaire 6 mois et plus

Hybride – 2 jours sur site / 3 jours à

Télétravail

Job summary

Randstad Canada est à la recherche d'une Adjointe/Adjoint à la direction du développement et du soutien professionnels (DDSP) pour soutenir le directeur et l'équipe de formation continue dans l'Est de Montréal. Le poste est en mandat temporaire 6 mois et plus, avec 35 heures/semaine et un horaire de 8 h à 16 h, en mode hybride (2 jours sur site, 3 jours en télétravail).

La fonction requiert rigueur, organisation et maîtrise du MS Office.

Qualifications

• Formation: Diplôme en secrétariat, administration ou domaine pertinent.
• Expérience: Expérience pertinente dans des fonctions administratives ou de soutien à la direction.
• Excellent français parlé et écrit.
• Maîtrise des logiciels MS Office et aisance avec les bases de données/ plateformes virtuelles.
• Grande rigueur dans le traitement de données et comptabilité de base.
• Sens de l'organisation, gestion des priorités et respect des échéanciers.

Responsibilities

• Assurer la gestion proactive de l'agenda du directeur.
• Collaborer avec l'équipe des communications pour la promotion des formations (infolettres, médias sociaux).
• Traiter les inscriptions aux activités de formation continue (confirmations, envois de matériel, accès informatiques, émission de factures et gestion des listes d'attente).
• Coordonner la réservation des salles, du matériel pédagogique et des équipements audiovisuels pour les événements en salle et les visioconférences.
• Assurer un soutien logistique aux formateurs et conférenciers avant, pendant et après les prestations.
• Collaborer à la logistique d'événements majeurs (gestion de la page Web, rédaction des protocoles d'entente, accueil des participants, cocardes, etc.).
• Compiler les présences, les rétroactions des participants et transmettre les rapports aux intervenants.
• Préparer et mettre à jour le tableau des références protégées selon la Loi sur le droit d'auteur pour le suivi Copibec.
• Extraire et compiler les statistiques annuelles pour la préparation du rapport annuel.
• Vérifier et transmettre les rapports de dépenses et factures des formateurs pour approbation.

Skills

MS Office

Bases de données/platesformes virtuell

Organisation & rigueur

Anglais (atout)

Education

Diplôme en secrétariat, administration ou domaine pertinent

Job description

Adjointe / Adjoint à la direction – Formation continue

Statut : Mandat temporaire de 6 mois et plus

Lieu de travail : Est de Montréal (Secteur Anjou, près du métro Langelier / Radisson)

Horaire : Lundi au vendredi (35 h / semaine), de 8 h à 16 h

Mode de travail : Formule hybride (Est de Montréal - Anjou – 2 jours en présentiel / 3 jours en télétravail)

Taux horaire : 27,00 $ à 30,00 $ / heure

Notre client, un organisme professionnel réputé situé dans l'Est de Montréal - secteur Anjou est à la recherche d'une personne rigoureuse et organisée pour occuper le poste d'Adjointe à la direction du développement et du soutien professionnels (DDSP).

Au sein d'une équipe dynamique de 5 personnes incluant le directeur, vous serez le pôle central du soutien administratif et de la logistique reliée à l'ensemble du programme de formation continue.

Avantages

• Statut : Mandat temporaire de 6 mois et plus
• Taux horaire : 27,00 $ à 30,00 $ / heure
• Lieu de travail : Est de Montréal - Secteur Anjou près du métro Langelier
• Horaire : Lundi au vendredi (35 h / semaine), de 8 h à 16 h
• Mode de travail : Formule hybride (Est de Montréal - Anjou – 2 jours en présentiel / 3 jours en télétravail)

Responsabilités

• Assurer la gestion proactive de l'agenda du directeur.
• Collaborer avec l'équipe des communications pour la promotion des formations (infolettres, médias sociaux).
• Traiter les inscriptions aux activités de formation continue (confirmations, envois de matériel, accès informatiques, émission de factures et gestion des listes d'attente).
• Coordonner la réservation des salles, du matériel pédagogique et des équipements audiovisuels pour les événements en salle et les visioconférences.
• Assurer un soutien logistique aux formateurs et conférenciers avant, pendant et après les prestations.
• Collaborer à la logistique d'événements majeurs (gestion de la page Web, rédaction des protocoles d'entente, accueil des participants, cocardes, etc.).
• Compiler les présences, les rétroactions des participants et transmettre les rapports aux intervenants.
• Préparer et mettre à jour le tableau des références protégées selon la Loi sur le droit d'auteur pour le suivi Copibec.
• Extraire et compiler les statistiques annuelles pour la préparation du rapport annuel.
• Vérifier et transmettre les rapports de dépenses et factures des formateurs pour approbation.

Qualifications

• Formation : Diplôme en secrétariat, administration ou domaine pertinent.
• Expérience : Expérience pertinente dans des fonctions administratives ou de soutien à la direction.
• Excellent français parlé et écrit.
• Maîtrise des logiciels de la suite MS Office et aisance avec les bases de données / plateformes virtuelles.
• Grande rigueur dans le traitement de données et la comptabilité de base.
• Sens poussé de l'organisation, gestion des priorités et respect des échéanciers.
• Diplomatie, autonomie et esprit d'équipe.
• Connaissance de la langue anglaise (un atout).
• Expérience au sein du système professionnel ou d'un milieu réglementé (un atout).

Engagements en matière d'équité, de diversité et d'inclusion

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu.

En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à [e-mail] pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.