Secrétaire de centre

Centre de services scolaire du Lac-Abitibi; La Sarre; On-site; CAD 36,000 - 43,000; Full time

Job summary

Centre de services scolaire du Lac-Abitibi recherche une personne de soutien administratif pour assurer le secrétariat et la coordination des activités au sein d'une école et d'un centre de formation. Le poste implique l'organisation des tâches, le suivi budgétaire et la gestion des documents scolaires et administratifs.

Les candidats doivent posséder un diplôme en secrétariat et une expérience pertinente, avec de solides compétences bureautiques et une maîtrise du français.

Qualifications

• Diplôme d'études professionnelles en secrétariat exigé.
• Bonnes connaissances en bureautique et excellentes aptitudes en français (parlé et écrit).
• Quatre années d'expérience pertinentes souhaitées.

Responsibilities

• Planifie et organise le travail du secrétariat et respecte les échéanciers annuels.
• Prépare et suit le budget, tient les livres comptables et assure les dépôts et paiements.
• Gère les achats, le rangement des fournitures et le suivi des dossiers des élèves et du personnel.
• Coordonne le secrétariat et assure la suppléance du personnel enseignant selon les besoins.
• Rédige et transmet les communications et prépare les rapports et états budgétaires.

Skills

Bureautique

Français écrit

Organisation

Education

Diplôme d'études professionnelles en secrétariat

Tools

Excel

Word

Job description

26,15 $ à 31,06 $
(selon expérience) +
8,77 % à 11,21 % (vacances) + 12,13 % (majoration)

Dès que possible

Indéterminée ou au retour du titulaire

35 heures/semaine

Infos

Personnel de soutien

• Centre de formation générale Le Retour

26,15 $ à 31,06 $
(selon expérience) +
8,77 % à 11,21 % (vacances) + 12,13 % (majoration)

Dès que possible

Indéterminée ou au retour du titulaire

35 heures/semaine

CSS Lac-Abitibi

500, rue Principale
La Sarre (Québec)
J9Z 2A2
[e-mail]

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, de façon relativement autonome, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école notamment en assumant la coordination des travaux du secrétariat de l’école ou du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle.

Selon les instructions ou en collaboration, elle planifie et organise le travail du secrétariat de manière à respecter les échéanciers des diverses activités de l’année scolaire ; elle rappelle aux intéressés, entre autres au moyen de l’affichage, les diverses activités et échéances ; elle prend connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et, au besoin, d’en informer les personnes concernées.

Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle répond aux demandes et doléances et apporte les solutions dans la mesure de sa compétence ; en l’absence de la direction et selon les instructions, elle informe sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés.

Elle collige les données nécessaires pour la préparation du budget, participe à son élaboration, voit à son suivi et dresse des rapports sur les soldes budgétaires ; elle effectue la tenue des livres comptables de l’école ou du centre et des activités parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les dépôts bancaires ; elle signe conjointement des chèques, concilie des comptes, tient une petite caisse et recueille les argents pour diverses activités ou campagnes de financement.

Elle compile les demandes de matériel du personnel de l’école et du centre, effectue les calculs nécessaires, vérifie les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs ; selon la politique en vigueur, elle procède aux achats ou remplit les bons de commande, réceptionne les marchandises et voit à leur distribution.

Elle tient un magasin d’articles scolaires. Elle dresse l’inventaire physique des immobilisations de l’école ou du centre et l’inventaire des livres de la bibliothèque. Pour les réparations de matériel et d’équipement, elle réquisitionne les services demandés et s’assure que les réparations ont été effectuées.

Selon les instructions, elle dresse la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et, selon les indications, voit au remplacement du personnel absent.

Elle est responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire ; elle vérifie les données nécessaires, les saisit, produit et transmet les rapports ; elle remplit divers formulaires.

Elle répond aux besoins des élèves: elle transmet, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel de l’école ou du centre et, au besoin, les rappelle aux personnes concernées ; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa compétence, prend les mesures appropriées dans les situations d’urgence ; elle peut être appelée à exercer la surveillance d’élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes, au besoin, prodigue les premiers soins ; elle remplit les rapports requis.

Elle peut être appelée à effectuer le prêt de volumes et à contrôler le prêt d’appareils audiovisuels et à s’acquitter des tâches administratives relatives à la location ou prêt de salles, à participer à l’organisation matérielle d’activités éducatives en procédant notamment à la réservation du transport.

Elle répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la règlementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels ; elle transmet la documentation pertinente ; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents ; dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi ; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.

Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participantes et participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige, selon les instructions reçues, un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.

Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués ; elle participe à l’élaboration du système de classement ; elle archive les documents de l’école ou du centre selon la politique en vigueur.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison ; elle effectue des recherches sur Internet ; elle fait le suivi du courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle au personnel de l’école ou du centre pour l’utilisation des logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires d’école ou de centre ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications requises

La candidate ou le candidat devra satisfaire à une vérification des antécédents judiciaires.

Scolarité:

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

Autres exigences:

Avoir de bonnes connaissances en bureautique et d’excellentes aptitudes en français parlé et écrit.

Note: Des entrevues de sélection pourront être effectuées et des tests d’aptitudes en français et en informatique (Excel et Word) pourront être utilisés afin de vérifier les exigences relatives au poste. Le seuil de réussite est fixé à 70 % ou plus pour l’obtention du poste.

Une correspondance sera acheminée seulement aux personnes convoquées en entrevue.

Le centre de service scolaire applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles, les membres des minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

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