S-198 - SECRÉTAIRE D'ÉCOLE OU DE CENTRE - POSTE RÉGULIER 2026-2027

Workland; Mont-Tremblant; On-site; CAD 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Égalité en emploi

Assistance pour personnes handicapées

Job summary

Le Centre de services scolaire des Laurentides recrute un(e) secrétaire administratif(ve) pour assurer la bonne marche des activités administratives d’une école ou d’un centre. Vous coordonnez le secrétariat, gérez les échéanciers et soutenez les activités financières et matérielles.

Horaire de 35 heures/semaine, du lundi au vendredi. Candidatures via l’intranet; engagement en matière d’égalité en emploi et aide pour les personnes handicapées lors du processus de sélection est proposé.

Qualifications

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou équivalent et 4 années d’expérience pertinentes.
• Connaissances bureautiques et maîtrise des logiciels courants.
• Expérience en gestion administrative ou secrétariat.

Responsibilities

• Planifier et organiser le travail du secrétariat pour assurer la conformité et le respect des échéanciers.
• Répondre aux demandes et doléances et apporter les solutions dans les limites de la compétence.
• Préparer le budget, suivre les soldes et dresser des rapports financiers simples.
• Gérer la tenue des livres: paie, factures, dépôts et versements, et concilier les comptes.
• Composer et suivre les achats, les bons de commande et la distribution des fournitures.
• Tenir le magasin d’articles scolaires et réaliser les inventaires des immobilisations et des livres.
• Organiser la suppléance du personnel enseignant et le remplacement du personnel absent.
• Gérer les dossiers des élèves et du personnel et produire les rapports requis.
• Répondre aux demandes d’information et acheminer la documentation aux interlocuteurs.
• Préparer l’organisation matérielle des réunions et rédiger les comptes rendus ou procès-verbaux.
• Rédiger des notes de service et archiver les documents; veiller au classement et à l’accès à l’information.
• Utiliser les logiciels nécessaires et assister le personnel dans l’utilisation des outils informatiques.
• Initier de nouveaux secrétaires et coordonner le travail du personnel de soutien.

Education

Diplôme d'études professionnelles en secrétariat

Tools

Traitement de texte

Base de données

Tableurs

Logiciels de secrétariat

Job description

EMPLOYÉS DU CSSL DATE LIMITE POUR POSTULER : 5 octobre 2026

Les employés du Centre de services scolaire des Laurentides doivent obligatoirement postuler via l'intranet avec l'adresse courriel du CSSL, sans quoi la candidature ne pourra être considérée comme interne.

NATURE DU TRAVAIL

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école ou du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école ou du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

Selon les instructions ou en collaboration, elle planifie et organise le travail du secrétariat de manière à ce que l’école ou le centre se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard du centre de services scolaire, des ministères et divers organismes et à respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l’école ou du centre; elle en fait le suivi et effectue les rappels appropriés; elle prend connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et, au besoin, d’en informer les personnes concernées.

Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle répond aux demandes et doléances et apporte les solutions dans la mesure de sa compétence; en l’absence de la direction et selon les instructions, elle informe sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés.

Elle collige les données nécessaires pour la préparation du budget, participe à son élaboration, voit à son suivi et dresse des rapports sur les soldes budgétaires; elle effectue la tenue des livres comptables de l’école ou du centre et des activités parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les dépôts bancaires; elle signe conjointement des chèques, concilie des comptes, tient une petite caisse et recueille les argents pour diverses activités ou campagnes de financement.

Elle compile les demandes de matériel du personnel de l’école ou du centre, effectue les calculs nécessaires, vérifie les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; selon la politique en vigueur, elle procède aux achats ou remplit les bons de commande, réceptionne les marchandises et voit à leur distribution.

Elle tient un magasin d’articles scolaires. Elle dresse l’inventaire physique des immobilisations de l’école ou du centre et l’inventaire des livres de la bibliothèque. Pour les réparations de matériel et d’équipement, elle réquisitionne les services demandés et s’assure que les réparations ont été effectuées.

Selon les instructions, elle dresse la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et, selon les indications, voit au remplacement du personnel absent.

Elle est responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire; elle vérifie les données nécessaires, les saisit, produit et transmet les rapports; elle remplit divers formulaires.

Elle répond aux besoins des élèves : elle transmet, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel de l’école ou du centre et, au besoin, les rappelle aux personnes concernées; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa compétence, prend les mesures appropriées dans les situations d’urgence; elle peut être appelée à exercer la surveillance d’élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes; au besoin, prodigue les premiers soins; elle remplit les rapports requis.

Elle peut être appelée à effectuer le prêt de volumes et à contrôler le prêt d’appareils audiovisuels et à s’acquitter des tâches administratives relatives à la location ou au prêt de salles, à participer à l’organisation matérielle d’activités éducatives en procédant notamment à la réservation du transport.

Elle répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.

Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participantes et participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige, selon les instructions reçues, un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.

Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de l’école ou du centre selon la politique en vigueur.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches; elle fait le suivi du courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle au personnel de l’école ou du centre pour l’utilisation des logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires d’école ou de centre ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

AUTRE EXIGENCE

Avoir des connaissances en bureautique.

Les personnes possédant des qualifications ou une expérience équivalente à celles requises sont invitées à soumettre leur candidature, car elles pourraient être considérées en fonction de la pertinence de leur profil.

Horaire de 35 heures par semaine

Lundi au vendredi: 7h30 à 12h00, 13h00 à 15h30

Engagement en matière d'accès à l'égalité en emploi

Le Centre de service scolaire des Laurentides s'engage activement à promouvoir l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles, les membres des minorités ethniques. les Autochtones ainsi que les personne en situation d'handicap à soumettre leur candidature. Les personnes handicapées peuvent recevoir de l'assistance pour le processus de présélection et de sélection, si elles le désirent en communiquant au [phone] poste 20540.

Nous encourageons donc toutes les personnes intéressées à prendre part de cette démarche et à nous faire part de leurs besoins, afin de garantir une participation pleine et entière à toutes les étapes du processus.

Nous valorisons la diversité et nous nous efforçons de bâtir un environnement de travail inclusif et respectueux pour tous.

Visionnez la vidéo sur l'auto-identification du programme d'égalité à l'emploi