Secrétaire d'école

Conseil scolaire FrancoSud; Medicine Hat; Sur place; CAD 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Secrétariat de l'école au Conseil scolaire FrancoSud recherche une secrétaire d'école expérimentée pour assurer l'accueil, la gestion administrative et le soutien quotidien à l'équipe pédagogique et aux élèves.

Sous supervision de la direction, la personne doit maîtriser PowerSchool et les outils de la suite Office et Google, communiquer en français et en anglais, et garantir le respect des procédures internes.

Qualifications

• Certificat en secrétariat ou expérience équivalente.
• Expérience dans le domaine du secrétariat.
• Bonne connaissance des routines et de l'équipement de bureau.
• Maîtrise Office et Google Suite.
• Capacité de communiquer efficacement en français et en anglais.
• Maintient des contacts courtois avec élèves et parents.
• Personnalité accueillante et sens du relationnel.
• Exécuter les tâches avec initiative et bon jugement.
• Vérification des antécédents judiciaires exigée.

Responsabilités

• Accueillir parents, élèves et visiteurs à la réception.
• Inscriptions d'élèves et mise à jour dans PowerSchool; rapports au bureau central.
• Répondre au téléphone et distribuer le courrier.
• Entrer l'assiduité des élèves et vérifier avec les parents.
• Créer et éditer des documents et répondre à la correspondance routinière.
• Entretenir l'équipement de bureau (photocopieur, imprimantes).
• Compiler et classer documents et listes (formulaires, rapports…).
• Gérer les horaires, rendez-vous et réservations de salles.
• Gérer les fournitures scolaires.
• Administrer les médicaments sous supervision de la direction.
• Gérer la comptabilité via SchoolCash et émettre des reçus.
• Remettre les rapports mensuels au conseil scolaire.
• Effectuer toute autre tâche de bureau demandé par la direction.

Connaissances

Bilingue Français/Anglais

Organisation et polyvalence

Accueil et service client

Formation

Certificat en secrétariat ou équivalent

Expérience en secrétariat

Outils

PowerSchool

Microsoft Office

Google Suite

Description du poste

Nature du travail et responsabilités générales:

La secrétaire d'école devra travailler indépendamment à l'exécution de tâches variées requérant un bon jugement pour la prise de décision, selon les politiques et les procédures déjà établies par l'école. Elle devra:

• Accueillir parents, élèves et visiteurs à la réception et répondre à toutes questions et demandes;
• Faire les inscriptions d'élèves, les maintenir à jour dans le système PowerSchool et fournir périodiquement une mise à jour au bureau central, tel que requis;
• Répondre au téléphone ainsi que tirer et distribuer le courrier;
• Entrer l'assiduité des élèves dans le système PowerSchool et en faire le contrôle avec les parents;
• Créer et éditer des documents variés à l'aide d'un traitement de texte et répondre à la correspondance routinière de sa propre initiative;
• Faire l'entretien de l'équipement du bureau, tel que le photocopieur et imprimantes;
• Compiler, assembler et classer divers documents tels que formulaires, listes, mémos, lettres, rapports, examens, correspondance, etc.;
• Faire la compilation, produire et maintenir des listes de cours d'horaire, de classes, d'élèves, etc. en utilisant le logiciel PowerSchool utilisé par le conseil scolaire;
• Gérer des horaires, prendre des rendez-vous et réserver des espaces, des salles de conférence et autres;
• Faire la gestion des fournitures d'école;
• Sous la supervision de la direction d'école, administrer les médicaments aux élèves;
• Gérer la comptabilité de l'école à l'aide du logiciel SchoolCash ainsi que compter les sommes d'argent reçues de différentes sources et émettre des reçus;
• Remettre les rapports du mois au conseil scolaire;
• Exécuter toute autre tâche de bureau, tel que demandé par la direction d'école.

Exigences du poste:

• Avoir un certificat en secrétariat ou expérience équivalente;
• Avoir de l'expérience dans le domaine du secrétariat;
• Avoir une bonne connaissance des routines et de l'équipement de bureau;
• Avoir une connaissance des logiciels de la suite Office et de la suite Google est nécessaire;
• Pouvoir communiquer efficacement et clairement en français et en anglais;
• Garder des contacts routiniers avec les élèves, parents, membres du personnel et invités de façon courtoise;
• Avoir une personnalité accueillante et de l'entregent;
• Exécuter les tâches demandées en utilisant sa propre initiative et son bon jugement;
• Éditer les documents et planifier son travail de secrétariat;
• Bien travailler en équipe;
• Être légalement admissible à travailler au Canda sans restriction concernant le travail auprès des enfants;
• Pour les écoles catholiques seulement: être catholique et faire preuve de son engagement envers l'éducation catholique en adoptant, à l'intérieur comme à l'extérieur de l'école un style de vie et des comportements en harmonie avec les principes et l'enseignement catholique;
• Détenir une vérification des antécédents judiciaires avec secteur vulnérable.