Secrétaire d'école

Conseil scolaire FrancoSud; Calgary; On-site; CAD 42,000 - 52,000; Full time

Job summary

Conseil scolaire FrancoSud recherche une secrétaire d'école polyvalente pour travailler au sein de son personnel administratif en Alberta, Calgary. Vous assurerez l'accueil, la tenue des dossiers et le support bureautique quotidien.

Le poste exige une formation en secrétariat ou une expérience équivalente et une maîtrise du français et de l'anglais. Vous utiliserez PowerSchool et divers outils Office et Google, avec une approche proactive et collaborative.

Qualifications

• Certificat en secrétariat ou expérience équivalente.
• Bonne connaissance des routines et de l'équipement de bureau.
• Capacité à communiquer efficacement en français et en anglais.

Responsibilities

• Accueillir parents, élèves et visiteurs à la réception et répondre à toutes questions.
• Faire les inscriptions d'élèves et les mettre à jour dans PowerSchool, et transmettre les mises à jour au bureau central.
• Répondre au téléphone, trier et distribuer le courrier.
• Entrer l'assiduité des élèves dans PowerSchool et vérifier avec les parents.
• Créer et éditer des documents à l'aide d'un traitement de texte et répondre à la correspondance routinière.
• Entretenir l'équipement de bureau (photocopieurs, imprimantes).
• Compiler, classer documents tels que formulaires, listes, mémos, rapports, etc.
• Gérer les listes de cours et d'horaires dans PowerSchool.
• Gérer les horaires, prendre des rendez-vous et réserver espaces et salles.
• Gérer les fournitures d'école.
• Administrer les médicaments aux élèves sous supervision.
• Gérer la comptabilité de l'école via SchoolCash et compter les sommes, émettre des reçus.
• Remettre les rapports mensuels au conseil scolaire.
• Exécuter toute autre tâche de bureau demandée par la direction.

Skills

Bilingue FR/EN

Bonne communication

Initiative

Travail en équipe

Education

Certificat en secrétariat

Tools

Office Suite

Google Suite

Job description

Nature du travail et responsabilités générales:

La secrétaire d'école devra travailler indépendamment à l'exécution de tâches variées requérant un bon jugement pour la prise de décision, selon les politiques et les procédures déjà établies par l'école. Elle devra:

• Accueillir parents, élèves et visiteurs à la réception et répondre à toutes questions et demandes;
• Faire les inscriptions d'élèves, les maintenir à jour dans le système PowerSchool et fournir périodiquement une mise à jour au bureau central, tel que requis;
• Répondre au téléphone ainsi que tirer et distribuer le courrier;
• Entrer l'assiduité des élèves dans le système PowerSchool et en faire le contrôle avec les parents;
• Créer et éditer des documents variés à l'aide d'un traitement de texte et répondre à la correspondance routinière de sa propre initiative;
• Faire l'entretien de l'équipement du bureau, tel que le photocopieur et imprimantes;
• Compiler, assembler et classer divers documents tels que formulaires, listes, mémos, lettres, rapports, examens, correspondance, etc.;
• Faire la compilation, produire et maintenir des listes de cours d'horaire, de classes, d'élèves, etc. en utilisant le logiciel PowerSchool utilisé par le conseil scolaire;
• Gérer des horaires, prendre des rendez-vous et réserver des espaces, des salles de conférence et autres;
• Faire la gestion des fournitures d'école;
• Sous la supervision de la direction d'école, administrer les médicaments aux élèves;
• Gérer la comptabilité de l'école à l'aide du logiciel SchoolCash ainsi que compter les sommes d'argent reçues de différentes sources et émettre des reçus;
• Remettre les rapports du mois au conseil scolaire;
• Exécuter toute autre tâche de bureau, tel que demandé par la direction d'école.

Exigences du poste:

• Avoir un certificat en secrétariat ou expérience équivalente;
• Avoir de l'expérience dans le domaine du secrétariat;
• Avoir une bonne connaissance des routines et de l'équipement de bureau;
• Avoir une connaissance des logiciels de la suite Office et de la suite Google est nécessaire;
• Pouvoir communiquer efficacement et clairement en français et en anglais;
• Garder des contacts routiniers avec les élèves, parents, membres du personnel et invités de façon courtoise;
• Avoir une personnalité accueillante et de l'entregent;
• Exécuter les tâches demandées en utilisant sa propre initiative et son bon jugement;
• Éditer les documents et planifier son travail de secrétariat;
• Bien travailler en équipe;
• Être légalement admissible à travailler au Canda sans restriction concernant le travail auprès des enfants;
• Pour les écoles catholiques seulement: être catholique et faire preuve de son engagement envers l'éducation catholique en adoptant, à l'intérieur comme à l'extérieur de l'école un style de vie et des comportements en harmonie avec les principes et l'enseignement catholique;
• Détenir une vérification des antécédents judiciaires avec secteur vulnérable.