Responsable du soutien administratif

Lareau Courtiers d'assurances; Montreal (administrative region); On-site; CAD 90,000 - 120,000; Full time

Job summary

Le groupe Lareau Courtiers d'assurances recherche une Directrice du service administratif pour soutenir l’équipe administrative dans l’organisation quotidienne et agir comme référence technique.

Vous superviserez les adjoint.e.s et coordonnerez les absences, les vacances et les renouvellements d’assurance, tout en assurant la conformité et la qualité des processus internes.

Qualifications

• Détention d'un diplôme collégial ou professionnel en secrétariat/bureautique.
• Au moins 5 ans d'expérience en administration, dont 1 an dans l'assurance.
• Expérience dans les renouvellements automatiques en assurance.
• Forte aisance relationnelle et discrétion.
• Autonomie, organisation et rigueur dans l'application des procédures.

Responsibilities

• Effectuer la gestion quotidienne de l’équipe et veiller au bon déroulement des processus.
• Établir et tenir à jour l’horaire hebdomadaire selon les besoins et les absences.
• Assurer le respect des délais de traitement et planifier les objectifs quotidiens.
• Composer les statistiques hebdomadaires de l’équipe et participer à des rencontres d’équipe.
• Former et coacher l’équipe sur les connaissances des processus en place.
• Collaborer pour optimiser les processus et coordonner avec les ressources humaines.
• Soutenir l’équipe dans les tâches quotidiennes et vérifier le respect des procédures.

Skills

Gestion d'équipe

Planification

Discrétion

Autonomie

Education

Diplôme d'études collégiales ou professionnelles en secrétariat ou bureautique

Tools

Windows

Google Suite

MS Office

Job description

Relevant de la Directrice du service administratif, ton rôle sera de soutenir l’équipe des adjoint.e.s administratif.ve dans l’organisation quotidienne de leurs tâches. Tu seras appelé.e à agir à titre de référence technique auprès de l’équipe. Le tout afin de s’assurer du bon déroulement des opérations et de l’atteinte des objectifs de l’équipe administrative.

Tes responsabilités.

• Effectuer la gestion quotidienne de l’équipe en veillant au bon déroulement des processus organisationnels.
• Faire l’horaire hebdomadaire de l’équipe et la tenir à jour selon les besoins, absences et vacances.
• S’assurer du respect des délais de traitement en planifiant les objectifs quotidiens à accomplir.
• Comptabiliser les statistiques de l’équipe à chaque semaine.
• Effectuer des rencontres individuelles et d’équipe avec les membres de son équipe afin de les supporter dans leur travail quotidien.
• Être responsable de la formation et du coaching de l’équipe en ce qui a trait aux connaissances des processus en place.
• Collaborer à l’optimisation et au respect des processus et procédures de travail.
• Coordonner avec le département des ressources humaines et la Directrice du service administratif la gestion des absences et des vacances.
• Soutenir l’équipe dans les différentes tâches au quotidien.

Tes compétences, ton potentiel.

• Détenir un diplôme d’études collégiales ou professionnelles en secrétariat ou bureautique.
• Posséder au moins 5 ans d’expérience en administration, dont minimalement 1 an dans l’industrie de l’assurance.
• Avoir de l’expérience dans les renouvellements automatiques en assurance.
• Détenir de fortes aptitudes relationnelles;
• Faire preuve de discrétion et de confidentialité;
• Faire preuve d’autonomie, d’organisation et de rigueur dans l’application des procédures et de coopération dans sa façon de travailler.
• Avoir une bonne maîtrise de la langue française (niveau avancé) et anglaise (niveau intermédiaire) à l’oral et à l’écrit afin de bien comprendre les protections d’assurances ainsi que les libellés.
• Avoir de bonnes connaissances informatiques (env. Windows, env. Google, MS Office).

Chez Lareau, les caractéristiques individuelles de notre équipe enrichissent l’entreprise en créant un environnement de travail et une culture où toutes et tous peuvent s’épanouir. Nous nous faisons un devoir de célébrer la diversité, l’équité et l’inclusion (DEI) au quotidien, d’en apprendre toujours plus sur ces notions et d’en tenir compte dans nos décisions d’entreprise.