Remote Gestionnaire en contrôle documentaire (Prolongement de la ligne bleue)

Bilinguallink; Vaughan; Hybrid; CAD 90,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

4 semaines de vacances annuelles

Télétravail offert

Assurances collectives

REER collectif

Télémédecine

Formation et perfectionnement

Aide aux employés

Café et fruits offerts

Club santé/ bien-être

Entreprise reconnue

Job summary

EBC, acteur majeur dans les grands projets canadiens, cherche un chargé de gestion documentaire pour structurer et contrôler les documents d’ingénierie et de projets. Vous gérerez la classification, l’archivage et la traçabilité des documents tout en assurant le respect des normes et des échéances.

Le poste requiert un diplôme en archivistique ou gestion de l’information, au moins 7 ans d’expérience et une connaissance des normes archivistiques.

Qualifications

• Diplôme collégial ou universitaire en archivistique, en gestion documentaire ou en gestion de l’information numérique.
• Minimum 7 ans d’expérience en gestion documentaire ou dans le domaine des archives.
• Expérience pertinente en construction (un atout).
• Expérience pertinente en matière de gestion des documents de projets d’ingénierie (un atout).
• Bonne connaissance des lois et normes régissant les archives.
• Bonne maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office.
• Connaissance du logiciel BIM 360 (un atout).
• Connaissance générale des documents d’ingénierie et de gestion de projets.
• Capacité à obtenir une côte de sécurité

Responsibilities

• Élaborer et mettre en œuvre les procédures de travail et le contrôle des documents.
• Classer, dénommer et localiser les documents dans le système informatique.
• Gérer le budget de la gestion documentaire.
• Réaliser des instructions de travail et superviser l’équipe de gestion documentaire.
• Assurer la conformité des pratiques avec les exigences du projet.
• Effectuer les activités de gestion intégrée des documents (numérisation, archivage, traçabilité).
• Maintenir le système de classification et d’inventaire des données.
• Assister les employés dans l’utilisation des outils de gestion documentaire et normes préétablies.
• Préparer et numériser des documents et transmettre la documentation aux parties internes et externes.
• Toutes autres responsabilités.

Skills

Leadership

Analyse et synthèse

Autonomie

Rigueur et intégrité

Gestion de projets

Maîtrise Office

Connaissance BIM 360

Education

Diplôme en archivistique ou gestion documentaire

Tools

BIM 360

Microsoft Office

Job description

CENTRE D’EXPERTISE ET PROJETS MAJEURS

Notre division du Centre d’expertise et Projets Majeurs réunit l’expertise exceptionnelle et les réalisations remarquables de nos divisions Bâtiment et Civil & Mines. Cette division incarne notre passion pour l’excellence dans la construction et la réalisation de projets d’infrastructures majeurs depuis plus de 50 ans. Notre équipe chevronnée d’ingénieurs, de gestionnaires de projets et de spécialistes continue à repousser les limites et à livrer des projets qui façonnent nos communautés et ouvrent la voie à un avenir prometteur.

Nous mettons l’innovation et la collaboration au cœur de nos réalisations, toujours dans le respect des normes les plus élevées de l’industrie et de l’environnement. Notre engagement envers la qualité et le bien-être de nos communautés nous inspire chaque jour à repousser les limites. Notre réputation d’excellence et d’engagement continuera de briller au travers de nouveaux projets et de laisser une empreinte durable sur le paysage des grands projets partout au Canada.

Dans le but d’attirer les meilleurs talents, nous offrons un salaire compétitif qui comprend une compensation spéciale basée sur le lieu de travail pour la durée du projet

Ensemble, nous bâtirons un avenir à héritage majestueux et durable.

RESPONSABILITÉS

• Élaborer et mettre en œuvre des processus et des procédures de travail (contrôle des documents d’ingénierie, les transmissions/soumissions de document, le contrôle de la correspondance, la gestion des données contractuelles, la gestion des normes de projets et la numérotation des documents);
• Fournir une structure organisée de classification et de dénomination des documents utilisés pour gérer, localiser et conserver efficacement les documents produits dans le système informatique, tout en garantissant leur sécurité et leur intégrité;
• Tenir à jour et gérer le budget de la gestion documentaire;
• Élaborer et mettre en œuvre des instructions de travail détaillées pour soutenir les équipes de projets et superviser les activités quotidiennes de l’équipe de gestion documentaire;
• Collaborer avec les départements pour s’assurer que les pratiques de contrôle documentaire utilisées sont conformes aux exigences du projet;
• Effectuer différentes activités nécessaires à la gestion intégrée des documents (classification, classement, indexation, assemblage, saisie, traçabilité, enregistrement, numérisation, contrôle de la qualité, transfert, archivage, destruction, etc.) principalement pour la documentation (numérique et papier) du projet ;
• Assurer le maintien et l’application du système de classification, d’inventaire, d’indexation et de conservation de données selon les procédures, les politiques et les lois en vigueur, et participe à son amélioration ;
• Assister les employés dans l’utilisation des outils de gestion documentaire mis à leur disposition et dans l’application des normes et procédures préétablies ;
• Effectuer des recherches, du repérage, de la codification afin de répondre aux demandes qui lui sont adressées ;
• Maintenir à jour ses connaissances des lois et des normes régissant les archives pour demeurer à l’affût de nouvelles méthodes de travail et des nouveaux outils en gestion intégrée des documents ;
• Préparer, assembler et numériser des documents au besoin ;
• Générer les transmissions et la réception de la documentation aux parties internes et externes;
• Toutes autres responsabilités.

EXIGENCES

• Détenir un diplôme collégial ou universitaire en archivistique, en gestion documentaire ou en gestion de l’information numérique
• Posséder un minimum de 7 ans d’expérience en gestion documentaire ou dans le domaine des archives ;
• Expérience pertinente en construction (un atout) ;
• Expérience pertinente en matière de gestion des documents de projets d’ingénierie (un atout) ;
• Bonne connaissance des lois et normes régissant les archives ;
• Bonne maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams) ;
• Connaissance du logiciel BIM 360 (un atout) ;
• Connaissance générale des documents d’ingénierie et de gestion de projets;
• Capacité à obtenir une côte de sécurité

PROFIL RECHERCHÉ

• Leadership;
• Excellente capacité d’analyse et de synthèse ;
• Grande autonomie et souci du détail ;
• Faire preuve d’initiative, de rigueur et d’intégrité;
• Expérience de travail sur des chantiers de grande envergure;
• Capacité à s’intégrer dans un environnement d’équipe et aptitudes personnelles à encourager le travail d’équipe.

Benefits

CONDITIONS PROPOSÉES PAR EBC

• 4 semaines de vacances annuelles;
• Télétravail offert conciliant travail et vie familiale;
• Programme complet d’assurances collectives dès l’entrée en poste (volets santé et dentaire);
• REER collectif avec cotisation de l’employeur dans un Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);
• Accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h/24;
• Programmes de formation et de perfectionnement;
• Programme d’aide aux employés;
• Café et fruits offerts;
• Club social et comité santé mieux-être actifs;
• Environnement diversifié, innovant et stimulant;
• Entreprise bâtie sur des valeurs de respect, d’intégrité et de travail bien fait;
• Firme reconnue au palmarès des Sociétés les mieux gérées au Canada.