Remote Gestionnaire en contrôle documentaire (Prolongement de la ligne bleue)

Bilinguallink; Bromont; Hybrid; CAD 70,000 - 110,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail offert

Assurances collectives

4 semaines de vacances

REER collectif

Formation et perfectionnement

Job summary

EBC recherche un responsable de la gestion documentaire pour diriger les processus de classement, d’archivage et de contrôle des documents liés à des projets d’envergure au Canada. Le poste exige une solide expérience et une connaissance des normes archivistiques, avec une forte capacité d’analyse et d’autonomie.

Vous garantirez la sécurité, l’intégrité et la traçabilité des documents du projet, tout en soutenant les équipes et en assurant le respect des délais et des budgets.

Qualifications

• Diplôme collégial ou universitaire en archivistique, en gestion documentaire ou en gestion de l’information numérique.
• 7 ans d’expérience minimum en gestion documentaire ou archives.
• Expérience en construction ou gestion de documents de projets est un atout.
• Bonne maîtrise de MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).
• Connaissance du BIM 360 un atout.
• Connaissance des lois et normes régissant les archives.
• Capacité à obtenir une cote de sécurité.

Responsibilities

• Élaborer et mettre en œuvre des processus et procédures de travail (contrôle des documents, transmissions, dénomination et gestion des données).
• Fournir une structure de classement et de dénomination des documents; assurer sécurité et intégrité dans le système.
• Gérer le budget de la gestion documentaire.
• Élaborer des instructions de travail et superviser l’équipe de gestion documentaire.
• S’assurer de la conformité des pratiques avec les exigences du projet.
• Effectuer les activités de gestion intégrée des documents (classification, indexation, numérisation, archivage, destruction).
• Maintenir et améliorer le système de classification et d’inventaire.

Skills

Leadership

Analyse

Autonomie

Rigueur

Travail en équipe

Gestion du temps

Education

Diplôme en archivistique / gestion documentaire / information numérique

Tools

MS Office

BIM 360

Job description

CENTRE D’EXPERTISE ET PROJETS MAJEURS

Notre division du Centre d’expertise et Projets Majeurs réunit l’expertise exceptionnelle et les réalisations remarquables de nos divisions Bâtiment et Civil & Mines. Cette division incarne notre passion pour l’excellence dans la construction et la réalisation de projets d’infrastructures majeurs depuis plus de 50 ans. Notre équipe chevronnée d’ingénieurs, de gestionnaires de projets et de spécialistes continue à repousser les limites et à livrer des projets qui façonnent nos communautés et ouvrent la voie à un avenir prometteur.

Nous mettons l’innovation et la collaboration au cœur de nos réalisations, toujours dans le respect des normes les plus élevées de l’industrie et de l’environnement. Notre engagement envers la qualité et le bien-être de nos communautés nous inspire chaque jour à repousser les limites. Notre réputation d’excellence et d’engagement continuera de briller au travers de nouveaux projets et de laisser une empreinte durable sur le paysage des grands projets partout au Canada.

Dans le but d’attirer les meilleurs talents, nous offrons un salaire compétitif qui comprend une compensation spéciale basée sur le lieu de travail pour la durée du projet

Ensemble, nous bâtirons un avenir à héritage majestueux et durable.

RESPONSABILITÉS

• Élaborer et mettre en œuvre des processus et des procédures de travail (contrôle des documents d’ingénierie, les transmissions/soumissions de document, le contrôle de la correspondance, la gestion des données contractuelles, la gestion des normes de projets et la numérotation des documents);
• Fournir une structure organisée de classification et de dénomination des documents utilisés pour gérer, localiser et conserver efficacement les documents produits dans le système informatique, tout en garantissant leur sécurité et leur intégrité;
• Tenir à jour et gérer le budget de la gestion documentaire;
• Élaborer et mettre en œuvre des instructions de travail détaillées pour soutenir les équipes de projets et superviser les activités quotidiennes de l’équipe de gestion documentaire;
• Collaborer avec les départements pour s’assurer que les pratiques de contrôle documentaire utilisées sont conformes aux exigences du projet;
• Effectuer différentes activités nécessaires à la gestion intégrée des documents (classification, classement, indexation, assemblage, saisie, traçabilité, enregistrement, numérisation, contrôle de la qualité, transfert, archivage, destruction, etc.) principalement pour la documentation (numérique et papier) du projet ;
• Assurer le maintien et l’application du système de classification, d’inventaire, d’indexation et de conservation de données selon les procédures, les politiques et les lois en vigueur, et participe à son amélioration ;
• Assister les employés dans l’utilisation des outils de gestion documentaire mis à leur disposition et dans l’application des normes et procédures préétablies ;
• Effectuer des recherches, du repérage, de la codification afin de répondre aux demandes qui lui sont adressées ;
• Maintenir à jour ses connaissances des lois et des normes régissant les archives pour demeurer à l’affût de nouvelles méthodes de travail et des nouveaux outils en gestion intégrée des documents ;
• Préparer, assembler et numériser des documents au besoin ;
• Générer les transmissions et la réception de la documentation aux parties internes et externes;
• Toutes autres responsabilités.

EXIGENCES

• Détenir un diplôme collégial ou universitaire en archivistique, en gestion documentaire ou en gestion de l’information numérique
• Posséder un minimum de 7 ans d’expérience en gestion documentaire ou dans le domaine des archives ;
• Expérience pertinente en construction (un atout) ;
• Expérience pertinente en matière de gestion des documents de projets d’ingénierie (un atout) ;
• Bonne connaissance des lois et normes régissant les archives ;
• Bonne maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams) ;
• Connaissance du logiciel BIM 360 (un atout) ;
• Connaissance générale des documents d’ingénierie et de gestion de projets;
• Capacité à obtenir une côte de sécurité

PROFIL RECHERCHÉ

• Leadership;
• Excellente capacité d’analyse et de synthèse ;
• Grande autonomie et souci du détail ;
• Faire preuve d’initiative, de rigueur et d’intégrité;
• Expérience de travail sur des chantiers de grande envergure;
• Capacité à s’intégrer dans un environnement d’équipe et aptitudes personnelles à encourager le travail d’équipe.

Benefits

CONDITIONS PROPOSÉES PAR EBC

• 4 semaines de vacances annuelles;
• Télétravail offert conciliant travail et vie familiale;
• Programme complet d’assurances collectives dès l’entrée en poste (volets santé et dentaire);
• REER collectif avec cotisation de l’employeur dans un Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);
• Accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h/24;
• Programmes de formation et de perfectionnement;
• Programme d’aide aux employés;
• Café et fruits offerts;
• Club social et comité santé mieux-être actifs;
• Environnement diversifié, innovant et stimulant;
• Entreprise bâtie sur des valeurs de respect, d’intégrité et de travail bien fait;
• Firme reconnue au palmarès des Sociétés les mieux gérées au Canada.