Réceptionniste et administrateur(trice) de bureau / Reception & Office Administrator

Quantum Management Services Ltd.; Montreal; On-site; CAD 50,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance collective complète

Programme d'aide aux employés (PAE)

RRSP

Vacations et jours de congé pour lesef

Job summary

Quantum Management Services Ltd. recherche une réceptionniste et administrateur(trice) de bureau pour être le visage accueillant d’un immeuble à Montréal. Poste sur place au centre-ville, avec soutien administratif à la direction et coordination des tâches quotidiennes.

Le candidat idéal possède 2 à 3 années d'expérience, maîtrise le français, et sait utiliser Outlook, Word et Excel. Salaire 50 000 $ à 60 000 $ annuels selon l'expérience, avec avantages sociaux complets.

Qualifications

• Expérience en administration, réception ou coordination de bureau exigée.
• Maîtrise du français écrit et oral.
• Compétences en communication, organisation et gestion du temps.

Responsibilities

• Accueil des locataires et visiteurs; premier point de contact du bureau.
• Réponses aux demandes de location et coordination avec les équipes intérieures.
• Soutien administratif à la direction, gestion des rapports et de l agenda.
• Gestion quotidienne du courrier, des fournitures et des fournisseurs.
• Participation à des projets et événements ponctuels.
• Maintien d un environnement de réception professionnel et accueillant.

Skills

Expérience administrative

Bilingue FR/Anglais?

Organisation et gestion du temps

Communication professionnelle

Education

Post-secondaire en administration ou commerce

Tools

Outlook

Word

Excel

Job description

Poste : réceptionniste et administrateur(trice) de bureau

Lieu de travail : Centre-ville de Montréal - sur place

Salaire : 50 000 $ à 60 000 $ (selon l'expérience)

Avantages sociaux :

• assurance collective complète
• programme d'aide aux employés (PAE)
• REER
• vacances et jours de congé pour raisons personnelles

Une entreprise bien établie dans le secteur de l'immobilier et de la gestion immobilière recrute un(e) réceptionniste et administrateur(trice) de bureau pour être le visage accueillant de l'un de ses immeubles à Montréal.

Vous serez le premier point de contact pour les locataires, les locataires potentiels, les visiteurs et les messagers, tout en fournissant un soutien administratif à la haute direction et en contribuant au fonctionnement quotidien du bureau.

Responsabilités principales :

• Accueillir et aider les locataires, les locataires potentiels, les visiteurs et les messagers, en agissant à titre de premier point de contact du bureau.
• Répondre aux demandes des locataires et aux questions relatives à la location, y compris celles concernant les emménagements, les déménagements et l'entretien, et assurer la coordination avec les équipes internes concernées.
• Fournir un soutien administratif à la haute direction, notamment en ce qui concerne les rapports de dépenses, la coordination des réunions, la gestion des documents et, à l'occasion, la gestion de l'agenda.
• Gérer l'administration quotidienne du bureau, notamment le courrier, les services de messagerie, les fournitures de bureau, les fournisseurs et la documentation générale.
• Participer à des projets spéciaux et à des initiatives ponctuelles telles que des journées portes ouvertes, des événements et d'autres activités de l'entreprise.
• Maintenir un environnement de réception professionnel, organisé et accueillant.

Ce que nous recherchons :

• Au moins 2 à 3 ans d'expérience en administration, en réception, en coordination de bureau ou dans un domaine connexe
• Maîtrise du français à l'écrit et à l'oral
• Solides compétences en communication, en professionnalisme, en organisation et en gestion du temps
• Capacité à gérer plusieurs priorités et à travailler de façon autonome
• Maîtrise de Microsoft Outlook, Word et Excel
• Des études postsecondaires en administration, en commerce ou dans un domaine connexe constituent un atout
• Une expérience dans l'immobilier ou la gestion immobilière est considérée comme un atout

Autre exigence linguistique :

• Niveau de maîtrise requis : avancé
• Raisons de l'exigence linguistique : communication avec les clients, collaboration au sein de l'équipe interne, soutien aux opérations dans une autre région, service à la clientèle
• Fréquence d'utilisation : constamment (pour presque toutes les tâches)

Position: Reception & Office Administrator

Location : Downtown Montreal - On-Site

Salary: $50,000-$60,000 (based on experience)

Benefits:

• Comprehensive group insurance
• Employee Assistance Program (EAP)
• RRSP
• vacations and personal days

A well-established company in the real estate and property management sector, is hiring for a Reception & Office Administrator to be the welcoming face of one its Montreal properties.

Be the first point of contact for tenants, prospective tenants, visitors and couriers, while also providing administrative support to senior leadership and helping with the day-to-day operations of the office.

Key Responsibilities:

• Welcome and assist tenants, prospective tenants, visitors and couriers, serving as the first point of contact for the office.
• Respond to tenant and leasing inquiries, including questions related to move-ins, move-outs and maintenance, and coordinate with the appropriate internal teams.
• Provide administrative support to senior management, including expense reports, meeting coordination, documents and occasional calendar support.
• Manage day-to-day office administration, including mail, couriers, office supplies, vendors and general documentation.
• Assist with special projects and occasional initiatives such as open houses, events and other company activities.
• Maintain a professional, organized and welcoming front-office environment.

What We're Looking For:

• Minimum 2- 3+ years of administrative, reception, office coordination or related experience
• Fluency in French both written and spoken
• Strong communication, professional, organization and time-management skills
• Ability to manage multiple priorities and work independently
• Proficiency with Microsoft Outlook, Word and Excel
• Post-secondary education in administration, business or a related field is an asset
• Experience in real estate, property management, is considered an asset

Other Language Requirement:

• Level of Proficiency Required: Advanced
• Reasons for Language Requirement: Communication with clients, Internal team collaboration, support operations in another region, Customer support
• Frequency of Use: Constantly (for almost every task)

Numéro du permis CNESST : AP-2000158 et AR-2000157

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CNESST permit numbers: AP-2000158 & AR-2000157