Réceptionniste-adjoint(e) aux communications

JobsMedia.io; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 38,110,000 - 50,145,000; Part time

Benefits offered by this job

Avantages sociaux compétitifs

Job summary

L’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec (OCCOQ) recherche une personne polyvalente pour assurer l’accueil, le service aux membres et un soutien administratif. Vous gérerez les dossiers des membres, les renouvellements de cotisation et les rapports, tout en participant à la préparation de communications destinées aux membres et à l’organisation d’événements.

Le poste combine présence au bureau et télétravail avec une charge de 28 h/semaine et un salaire horaire compétitif;

Qualifications

• Formation en bureautique, secrétariat, administration ou communications.
• 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaires.
• Excellente maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais à l’oral.
• Rédaction et révision, service à la clientèle et soutien administratif.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook, Teams), Canva et Dialog Insight.
• Sens de l’organisation, autonomie et rigueur.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers et à respecter les échéances.
• Esprit d’équipe.

Responsibilities

• Accueil, service aux membres et soutien administratif: réceptionner appels/COURRIELS, acheminer demandes, gérer courrier et envois.
• Administration des membership: renouvellements, changements de statut, rapports et attestations; gestion des factures et rapports de transactions.
• Rédiger et diffuser les infolettres et communications; planifier et publier contenus sur les réseaux sociaux.

Skills

Organisation

Autonomie

Rigueur

Gestion multitâche

Service client

MS Office 365

Canva

Dialog Insight

Education

Bureautique

Secrétariat

Administration

Communications

Tools

Dialog Insight

Canva

MS Office 365

Job description

Description de l'entreprise

L’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec (OCCOQ) compte plus de 2650 membres. En tant qu’organisme voué à la protection du public, il contrôle l’exercice de la profession et voit à la qualité des services offerts par ses membres.

Description de l’offre d’emploi

L’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec (OCCOQ) compte plus de 2600 membres. En tant qu’organisme voué à la protection du public, il veille à la qualité des services offerts par ses membres. Joindre l’OCCOQ, c’est évoluer dans un milieu de travail stimulant où l’expertise, l’autonomie et le développement professionnel sont valorisés. L’Ordre privilégie un environnement fondé sur la rigueur, le respect, l’engagement, l’équité et l’intégrité.

RESPONSABILITÉS

(sous la supervision de la directrice générale)

Accueil, service aux membres et soutien administratif

• Assurer la réception des appels téléphoniques, des courriels et répondre aux demandes d'information ou les acheminer aux personnes concernées
• Recevoir, traiter et distribuer le courrier entrant et sortant
• Offrir un soutien administratif aux membres et assurer les envois postaux ou électroniques requis

Administration du membership et soutien financier

• Assurer la gestion des dossiers des membres (renouvellements de cotisation, changements de statut, démissions, radiations et cessations d'exercice, etc.)
• Maintenir à jour diverses listes et les dossiers des membres
• Produire les attestations de conformité et les différents rapports de membership
• Effectuer la facturation liée aux assurances et aux permis réguliers, ainsi que la production et la vérification des rapports de transactions

Communications

• Élaborer, rédiger, mettre en page et diffuser les infolettres Le Correspondant et Le Coffre à outils
• Préparer et diffuser diverses communications destinées aux membres
• Coordonner les suivis nécessaires à la production du magazine auprès des collaborateurs
• Planifier et publier du contenu sur les réseaux sociaux
• Collaborer à l'organisation des Prix de l'Ordre
• Soutenir les activités du salon des exposants lors du colloque

QUALIFICAITONS REQUISES

• Formation en bureautique, secrétariat, administration ou communications
• 3 à 5 ans d’expérience dans un poste aux responsabilités similaires
• Excellente maîtrise du français, et bonne connaissance de l’anglais à l’oral
• Très bonnes habiletés rédactionnelles et de révision
• Expérience en service à la clientèle et en soutien administratif
• Maîtrise de la suite Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook, Teams), Canva et Dialog Insight (plateforme d'infolettres)
• Sens de l’organisation, autonomie et rigueur
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéances
• Esprit d’équipe

CONDITIONS DE TRAVAIL ET RÉMUNÉRATION

• Lieu de travail : 1600, boul. Henri-Bourassa Ouest, Montréal
• Horaire de travail souple, combinant présence au bureau et télétravail
• 28 h / semaine
• Salaire : 19 $/h à 25 $/h, selon expérience
• Avantages sociaux compétitifs

Date d’entrée en fonction

Octobre 2026

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Expérience3 à 5 ans