Spécialiste des services administratifs

CIRO / OCRI; Calgary; On-site; CAD 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaire compétitif

Prime de rendement

Avantages sociaux

Régime de retraite

Jours de congé payés

Formation continue et adhésion à un OI

Job summary

OCRI, organisme d’autoréglementation des investissements, recherche un spécialiste des services administratifs à Calgary. Vous ferez partie d’une équipe locale et nationale et soutiendrez les activités quotidiennes de l’organisation.

Vous assurerez l’accueil, le soutien des installations, la gestion du courrier et le système de réservation, tout en répondant aux demandes et en respectant les protocoles de sécurité et les procédures internes.

Qualifications

• Quatre années d’expérience dans un poste administratif ou de réception, ou équivalent.
• Bonne connaissance du fonctionnement des équipements de bureau et des procédures liées aux installations.
• Connaître les procédures de sécurité physique.
• Expérience en service à la clientèle.

Responsibilities

• Offrir un service courtois et professionnel et accompagner les appelants ou les visiteurs.
• Gérer les activités courantes, y compris le soutien des installations et la maintenance des espaces.
• Gérer le système de réservation de bureaux et produire les rapports requis.
• Réception, expédition et distribution du courrier et des envois.
• Entretenir le matériel de bureau et coordonner les services de traiteur et les salles.

Skills

Service à la clientèle

Relation interpersonnelle

Organisation

Communication

Education

Expérience administrative équivalente

Tools

SharePoint

Word

Excel

Outlook

Job description

À propos de nous

En tant qu’organisme d’autoréglementation, notre mission est de favoriser des marchés financiers sains en faisant respecter une réglementation équitable et efficace afin que les investisseurs soient protégés et se sentent en confiance lorsqu’ils investissent pour leur avenir. À l’Organisme canadien de réglementation des investissements (OCRI), nous sommes déterminés à établir des normes de réglementation élevées pour le secteur des placements, à protéger les investisseurs et à soutenir l’intégrité des marchés financiers du Canada. Joignez‑vous à une équipe en pleine croissance et venez contribuer à l’univers dynamique et complexe des marchés financiers canadiens.

À propos de l’offre

À titre de spécialiste des services administratifs, vous ferez partie d’une équipe locale et nationale qui assume diverses responsabilités afin de soutenir les activités courantes de l’organisation. Vous appuierez également le chef des services administratifs dans l’exercice de ses fonctions.

Principales responsabilités

• Offrir un service courtois et professionnel aux personnes qui communiquent avec l’organisation par téléphone ou qui se présentent dans nos locaux, et accompagner les appelants dans l’utilisation du site Web de l’OCRI.
• Assurer les activités courantes, notamment :
  • offrir un service à la clientèle de grande qualité en fournissant un soutien constant;
  • assurer le soutien des installations en veillant à ce que tous les espaces soient bien approvisionnés et maintenus selon des normes professionnelles afin d’offrir une expérience de qualité pour les employés;
  • assurer la gestion du système de réservation de bureaux en maîtrisant pleinement l’application, en veillant au respect des protocoles de réservation, en résolvant les problèmes et en produisant les rapports requis;
  • assurer la réception, l’expédition et la distribution du courrier et des envois par messagerie;
  • assurer l’entretien du matériel de bureau;
  • répondre aux demandes d’aménagement des salles de réunion et de services de traiteur.
• Santé et sécurité
  • Agir comme premier répondant et comme agent de sécurité incendie.
  • Mettre à jour les tableaux d’affichage en santé et sécurité, au besoin.
  • Bien connaître les procédures d’évacuation d’urgence établies et fournir de l’aide, au besoin, au moment de l’évacuation du personnel et des visiteurs.
• Résolution de problèmes et dépannage
  • Prendre en charge le problème dès qu’il est signalé.
  • Examiner les différentes solutions possibles, retenir la plus appropriée et transmettre le dossier à l’échelon supérieur, au besoin.
• Processus d’intégration et de départ
  • Suivre les procédures et les listes de contrôle afin de veiller à ce que toutes les étapes requises soient réalisées en temps opportun.
• Conservation et entreposage externe des dossiers
  • Coordonner l’entreposage externe des dossiers et leur récupération.
  • Tenir à jour l’inventaire des dossiers conservés en entreposage externe.
  • Coordonner la destruction des documents, sur demande.
  • Procéder à une vérification annuelle pour confirmer l’exactitude des registres sur l’entreposage et la destruction des documents à l’externe.
• Sécurité
  • Appliquer les procédures de sécurité à l’égard de tous les visiteurs.
  • Rester à l’affût de comportements suspects dans l’aire d’accueil et le hall d’entrée.
  • Maîtriser le système de contrôle d’accès Symmetry et assurer la gestion des cartes d’accès, y compris leur délivrance et leur désactivation.
• Fournitures
  • Comparer les prix des fournitures de bureau.
  • Passer les commandes, y compris les demandes spéciales, et en assurer le suivi.
  • Veiller au maintien de stocks suffisants de fournitures de bureau.
• Travailler en équipe et de manière autonome
  • Collaborer étroitement avec les membres de l’équipe nationale et communiquer avec eux de manière efficace.

Éléments essentiels

• Posséder quatre années d’expérience dans un poste administratif ou de réception, ou une combinaison de formation et d’expérience pertinentes.
• Posséder une bonne connaissance du fonctionnement des équipements de bureau, des procédures liées aux installations et des méthodes de résolution de problèmes.
• Connaître les processus et les procédures à suivre pour assurer la sécurité physique.
• Posséder de l’expérience en service à la clientèle.

Atouts

• Maîtrise des logiciels SharePoint, Word, Excel et Outlook.
• Excellents sens de l’organisation et esprit critique.
• Excellente aptitude à gérer son temps, à établir les priorités et à travailler sur plusieurs projets ou tâches à la fois.
• Bonnes compétences en communication orale et écrite.
• Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et le service à la clientèle.
• Capacité de soulever des charges pouvant atteindre une vingtaine de kilos.

Ce Que Nous Vous Offrons

• Salaire de base concurrentiel dans le marché
• Prime de rendement
• Avantages sociaux et compte de gestion des dépenses payés par l’employeur vous offrant de la souplesse pour répondre à vos besoins et à ceux de votre famille dès votre entrée en fonction
• Régime de retraite à cotisations déterminées avec cotisations de contrepartie de l’employeur dès votre entrée en fonction
• Journées de congé au choix et congés de maladie payés
• Journées de vacances
• Prestation complémentaire durant les congés de maternité ou de paternité Remboursement des frais de formation continue, de perfectionnement continu et d’adhésion à un ordre professionnel ou d’obtention d’un titre professionnel
• Les offres marquées d'un astérisque ne s'appliquent pas aux contrats.

Notre engagement

L’OCRI souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et s’engage à offrir des mesures d’adaptation conformément au Code des droits de la personne de l’Ontario et à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario. L’organisme offre des mesures d’adaptation aux personnes handicapées tout au long du processus de recrutement. Si vous avez besoin de telles mesures, veuillez communiquer avec les Ressources humaines.

L’OCRI tient à assurer un processus de recrutement et de sélection inclusif et sans barrière partout au Canada. Nous accueillons les candidatures de toutes les personnes qualifiées et nous tenons à procurer aux postulants qui en font la demande des mesures d’adaptation tout au long du processus de recrutement, conformément aux droits de la personne et à la législation sur l’accessibilité qui s’appliquent.