Réceptionniste/adjoint(e) administrative - Receptionist/Administrative Assistant

Bray International, Inc.; Montreal (administrative region); On-site; CAD 38,000 - 48,000; Full time

Job summary

Bray Controls Canada Ltd. est un leader mondial dans la fabrication de vannes industrielles et d'actionneurs, basé à Montréal.

Le poste de réceptionniste/assistante administrative assure l'accueil des visiteurs et le support administratif, contribuant au bon fonctionnement du bureau. Le(La) candidat(e) idéal(e) est organisé(e), orienté(e) service et capable de jongler entre les tâches d'accueil et les activités administratives dans un environnement dynamique, sur site, du lundi au vendredi, 8 h

Qualifications

• Diplôme d'études secondaires requis; formation postsecondaire en administration est un atout.
• Bilinguisme en anglais et en français à l'oral et à l'écrit.
• Minimum de 1 à 3 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Expérience dans un bureau professionnel ou un environnement de fabrication est un atout.
• Compétences interpersonnelles et communicationnelles solides.
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et à établir des priorités.

Responsibilities

• Réception et accueil des visiteurs; donner une première impression professionnelle
• Répondre et transférer les appels téléphoniques et les courriels entrants
• Recevoir, trier et distribuer le courrier, les colis et les livraisons
• Entretenir la réception et les espaces communs
• Coordonner les réservations des salles de réunion et les préparer selon les besoins
• Fournir un soutien administratif général et tâches liées
• Saisie de données, préparation de documents, classement et numérisation
• Gestion des fournitures de bureau et coordination des commandes
• Documentation interne, rapports et correspondance
• Soutenir la planification et les communications internes
• Assister le service clientèle interne et les suivis
• Effectuer d'autres tâches administratives assignées

Skills

Bilingue anglais/français

Accueil et orientation des visiteurs

Gestion du courrier et des courriels

Organisation et multitâche

Maîtrise Microsoft 365

Education

Diplôme d'études secondaires

Formation postsecondaire en administration

Tools

Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel)

Job description

Unité commerciale : Bray Controls Canada Ltd.

Rapporte à: Directrice des ressources humaines

Horaires de travail : Sur site, du lundi au vendredi, de 8 h à 17 h (40 heures/semaine)

Bray Controls Canada Ltd. est l'un des principaux fabricants mondiaux de vannes industrielles, d'actionneurs et de produits de contrôle connexes utilisés par les industries de transformation dans une grande variété d'applications. Cette présence diversifiée sur le marché lui assure une stabilité même dans les conditions économiques les plus difficiles.

Bray est fière de fournir des produits de la plus haute qualité et de la plus grande valeur, avec une gamme de produits en constante expansion qui vise à satisfaire les besoins de ses clients. Depuis sa création en 1986, Bray a connu un succès et une croissance considérables. La vision véritablement entrepreneuriale de l'entreprise a conduit à l'expansion de ses divisions dans plus de 13 pays et à la mise en place d'un réseau de distribution qui compte plus de 300 sites dans le monde entier.

Bray est une société rentable, indépendante et privée. Elle compte plus de 2 000 employés dans le monde entier. Son siège social et ses activités américaines sont situés à Houston, au Texas. Pour en savoir plus, rendez-vous sur www.bray.com.

Description du poste:

Le/la réceptionniste/assistant (e) administrative est le/la premier(ère) point de contact pour les visiteurs, les appelants et les demandes internes. Ce poste joue un rôle clé dans le bon déroulement des opérations quotidiennes du bureau en fournissant des services d'accueil professionnels, un soutien administratif et une assistance administrative à plusieurs départements. Le/la candidat (e) idéal est organisé, soucieux du détail et à l'aise pour jongler entre les responsabilités de la réception et les tâches administratives dans un environnement de bureau au rythme soutenu.

Responsabilités :

Réception et accueil

• Accueillir les visiteurs de manière professionnelle et veiller à donner une première impression positive
• Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels entrants et les transférer
• Recevez, triez et distribuez le courrier, les colis et les livraisons
• Entretenir la réception et les espaces communs afin de garantir un environnement propre et accueillant
• Coordonner les réservations des salles de réunion et veiller à ce que celles-ci soient préparées selon les besoins

Soutien administratif et bureautique

• Fournir un soutien administratif général à divers services selon les besoins
• Effectuer des tâches administratives telles que la saisie de données, la préparation de documents, le classement et la numérisation
• Gérer les stocks de fournitures de bureau et coordonner les commandes
• Aider à la documentation interne, aux rapports et à la correspondance
• Soutenir la planification, la coordination des formations et les communications internes

Soutien aux opérations administratives

• Assister dans le service à la clientèle de base et les demandes internes.
• Soutenir les processus internes tels que la préparation de documents, le suivi des dossiers et les suivis.
• Assurer la liaison avec les équipes internes afin de garantir que les informations sont transmises correctement.
• Effectuer d'autres tâches administratives et de bureau qui lui sont assignées.

Qualifications et compétences:

• Diplôme d'études secondaires requis ; une formation postsecondaire en administration de bureau ou dans un domaine connexe est un atout.
• Bilinguisme en anglais et en français (à l'oral et à l'écrit).
• Minimum de 1 à 3 ans d'expérience dans un poste de réceptionniste, d'employé de bureau ou d'administrateur
• Une expérience dans un bureau professionnel ou un environnement de fabrication est un atout
• Solides compétences interpersonnelles et communicationnelles
• Excellentes compétences organisationnelles et grand souci du détail
• Capacité à gérer plusieurs tâches et à établir efficacement des priorités
• Maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel)
• Comportement professionnel et esprit de service à la clientèle