Program Officer / Agente ou agent de programmes

Universities Canada / Universités Canada; Ottawa; Hybrid; CAD 59,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Four weeks of vacation

Pension plan

Group insurance

Gym membership

Scholarships for children of employees

Job summary

Universities Canada is seeking a proactive Program Officer to support the delivery of programs for Canadian universities and external partners. You will serve as a primary contact for institutions, guide program requirements, and help report funders and partners.

The role collaborates with universities, funding partners and internal teams to ensure programs meet objectives and deliver meaningful outcomes. Based in Ottawa, the position operates in a hybrid model with two office days per week.

Qualifications

• A university degree, preferably in a social sciences discipline, or an equivalent combination of education and experience.
• Three years of experience in program administration, project coordination or related field.
• Experience with grant-funded programs or postsecondary education is an asset.
• Experience reviewing financial and narrative reports for funders or partners.
• Experience managing stakeholder relationships and providing client or partner support.

Responsibilities

• Build and maintain day-to-day relationships with university program contacts, providing guidance and support throughout the program lifecycle.
• Interpret program guidelines and communicate requirements, deadlines and processes to participating institutions.
• Monitor program activities and reporting requirements to ensure compliance with objectives and guidelines.
• Coordinate program processes, maintain accurate records and track deadlines, deliverables and follow-up actions.
• Support monitoring and evaluation to assess progress and outcomes.
• Review financial and narrative reports for completeness and alignment with program requirements.
• Prepare components of reports for funders and internal audiences.

Skills

Relationship-building

Organizational skills

Analytical skills

Communication

Bilingual English/French

Education

University degree (Social sciences preferred)

Tools

MS Office

Data management tools

Job description

Universities Canada (UC) is the voice of Canadian universities, at home and abroad. We are a membership organization providing universities with a unified voice for higher education, research and innovation. Universities Canada advances the mission of our member institutions to transform lives, strengthen communities and find solutions to the most pressing challenges facing our world.

As one of Canada’s leading advocacy organizations, we are seeking a proactive, organized and relationship-focused professional to join our Partnerships and Programs team as a

Reporting to the Manager, Programs, the Program Officer supports the delivery of programs and initiatives for Canadian universities and external partners. The role serves as a primary point of contact for participating institutions, providing guidance on program requirements, supporting program implementation, monitoring results, coordinating stakeholder engagement activities, and contributing to reporting for funders and partners. Working closely with universities, funding partners and internal colleagues, the Program Officer helps ensure programs are delivered effectively, meet established objectives and provide meaningful outcomes for participants.

Your responsibilities will include:

• Build and maintain day-to-day relationships with university program contacts, providing guidance and support throughout the program lifecycle.
• Interpret program guidelines and communicate requirements, deadlines and processes to participating institutions.
• Monitor program activities and reporting requirements to ensure compliance with established objectives and guidelines.
• Coordinate program processes, maintain accurate records and track deadlines, deliverables and follow-up actions.
• Participate in monitoring and evaluation activities to assess progress, identify lessons learned and support program outcomes.
• Review financial and narrative reports submitted by universities, ensuring completeness, accuracy and alignment with program requirements.
• Analyze program information to identify trends, risks, results and opportunities for improvement.
• Prepare components of reports for funders, stakeholders and internal audiences, including responses to information requests.
• Support calls for proposals, including the preparation of guidelines, selection materials and committee meetings.
• Coordinate stakeholder meetings, advisory groups, working groups and other program-related activities.
• Support the development of program communications materials, including web content, social media and stakeholder updates.

The ideal person for this job will have the following:

Education

A university degree, preferably in a social sciences discipline, or an equivalent combination of education and experience.

Knowledge and Experience

• A minimum of three years of experience in program administration, project coordination or a related field.
• Experience working in grant-funded programs, contribution agreement environments, postsecondary education or other stakeholder-focused sectors is considered an asset.
• Experience reviewing financial and narrative reports and preparing reports for funders, partners or senior stakeholders.
• Experience managing stakeholder relationships and providing client or partner support.
• Knowledge of the Canadian postsecondary education sector is considered an asset.

Abilities

• Strong relationship-building skills and a commitment to providing excellent service to stakeholders and partners.
• Excellent organizational and coordination skills, with the ability to manage multiple projects and deadlines simultaneously.
• Strong analytical skills, including the ability to review information, identify issues and summarize findings clearly.
• Effective verbal and written communication skills. Bilingualism in English and French is considered an asset.
• Ability to work independently while collaborating effectively with internal and external partners.
• High attention to detail and accuracy.
• Proficiency with Microsoft Office applications and data management tools.

The position is based in Ottawa. Universities Canada has adopted a hybrid work model where employees are expected to work in the office a minimum of two days per week.

The hiring range for this position is $59,153 to $70,000, with the ability to progress to a maximum of $81,336. To ensure fair and equitable pay at Universities Canada, placement on the salary range will be based on years of experience, skills and qualifications relevant to the position. Candidates who do not meet all of the position requirements may be considered in an underfill capacity, in which case they would be hired at a lower level than the position level.

Universities Canada is a National Capital Region Top Employer. We offer a comprehensive benefits package which includes four weeks of vacation, an attractive pension plan, group insurance, free gym membership and scholarships for children of our employees.

Universités Canada est la porte-parole des universités canadiennes au pays et à l’étranger. À titre d’organisation mutuelle, elle offre aux universités une voix unie au profit de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation. Universités Canada appuie ses établissements membres dans l’exercice de leur mission, qui consisteà transformer des vies, à renforcer les collectivités et à trouver des solutions aux problèmes les plus pressants du monde.

En tant qu’organisation nationale de promotion d’intérêts de premier plan, Universités Canada est à la recherche d’une personne proactive, organisée et dotée de solides compétences interpersonnelles qui se joindra à son équipe des Partenariats et programmes à titre d’agent ou d’agent de programmes.

Relevant de la ou du gestionnaire, Programmes, l’agente ou l’agent de programmes soutient la mise en œuvre des initiatives et des programmes destinés aux universités canadiennes et aux partenaires externes. La personne choisie servira de point de contact principal pour les établissements participants, les conseillera quant au respect des exigences des programmes, soutiendra la mise en œuvre de ces derniers, assurera un suivi des résultats, coordonnera les activités de relations avec les parties prenantes et participera à la production des rapports à l’intention des bailleurs de fonds et des partenaires. En étroite collaboration avec les universités, les bailleurs de fonds et les collègues internes, l’agente ou l’agent de programmes s’assurera que les programmes sont mis en œuvre de façon efficace, atteignent les objectifs établis et produisent des retombées concrètes pour les établissements participants.

Responsabilités:

• Établir et entretenir au quotidien des relations avec les responsables des programmes au sein des universités, et leur fournir des conseils et du soutien tout au long du cycle de vie des programmes.
• Interpréter les lignes directrices des programmes et communiquer les exigences, les échéances et les processus aux établissements participants.
• Assurer le suivi des activités liées aux programmes et des exigences de production de rapports afin de veiller à l’atteinte des objectifs établis et au respect des lignes directrices.
• Coordonner les processus relatifs aux programmes, veiller à l’exactitude des dossiers et assurer le suivi des échéances, des livrables et des mesures à prendre.
• Participer aux activités de surveillance et d’évaluation pour mesurer les progrès, dégager les enseignements tirés et soutenir la réussite des programmes.
• Examiner les rapports financiers et narratifs soumis par les universités afin de vérifier leur exhaustivité, leur exactitude et leur conformité aux exigences des programmes.
• Analyser les données sur les programmes pour déterminer les tendances, les risques, les résultats et les possibilités d’amélioration.
• Préparer des éléments de rapports destinés aux bailleurs de fonds, aux parties prenantes et aux publics internes, y compris des réponses aux demandes d’information.
• Soutenir les processus d’appels de candidatures, notamment par la préparation des lignes directrices, des documents nécessaires à la sélection et des réunions du comité responsable.
• Organiser les rencontres avec les parties prenantes, les réunions des groupes consultatifs et des groupes de travail, ainsi que les autres activités liées aux programmes.
• Soutenir l’élaboration du matériel de communication relatif aux programmes, comme le contenu destiné au Web, les publications sur les médias sociaux et les comptes rendus destinés aux parties prenantes.

Profil idéal:

Études

Diplôme universitaire, préférablement dans une discipline des sciences sociales, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience.

Connaissances et expérience

• Au moins troisans d’expérience dans la gestion ou la coordination de programmes, ou dans un domaine connexe.
• Expérience professionnelle des programmes subventionnés, des accords de contribution, du secteur de l’enseignement postsecondaire ou d’un autre secteur axé sur la collaboration avec les parties prenantes, un atout
• Expérience de la lecture de rapports financiers et narratifs et de la préparation de rapports à l’intention de bailleurs de fonds, de partenaires et de responsables de haut niveau.
• Expérience de la gestion des relations avec les parties prenantes et de la prestation de soutien à la clientèle ou aux partenaires.
• Connaissance du secteur canadien de l’éducation postsecondaire, un atout.

Aptitudes

• Excellentes compétences interpersonnelles et engagement à offrir un service de grande qualité aux parties prenantes et aux partenaires.
• Excellentes aptitudes en matière d’organisation et de coordination, et habileté à gérer simultanément des projets et des échéances multiples.
• Solides compétences analytiques, notamment la capacité d’examiner de l’information, de cerner les enjeux et de résumer clairement les constatations.
• Aptitude à communiquer efficacement, tant à l’oral qu’à l’écrit. Maîtrise du français et de l’anglais, un atout.
• Capacité de travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec les partenaires internes et externes.
• Grand souci du détail et de l’exactitude.
• Maîtrise des applications Microsoft Office et des outils de gestion des données.

Le poste est basé à Ottawa. Universités Canada a adopté un modèle de travail hybride selon lequel les membres du personnel doivent se rendre au bureau à raison de deux(2)fois par semaine.

L’échelle de traitement à l’embauche va de 59153$ à 70000$, selon l’expérience. Le salaire maximum de l’échelle salariale du poste est de 81336$. Dans un souci d’équité salariale et de transparence, le niveau de rémunération sera fixé en fonction des années d’expérience, des compétences et des qualifications pertinentes pour le poste. Les personnes qui ne satisfont pas à toutes les exigences du poste pourraient être classées à un niveau inférieur.

Universités Canada compte parmi les meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Elle offre un excellent programme d’avantages sociaux comprenant un congé annuel de quatre semaines, un régime de retraite intéressant, un régime d’assurances collectives, un abonnement gratuit au centre de conditionnement physique de l’immeuble et un programme de bourses d’études pour les enfants des membres du personnel.