Payroll and Benefits Specialist

Universities Canada; Ottawa; Hybrid; CAD 69,000 - 86,000; Full time

Benefits offered by this job

Four weeks vacation

Pension plan

Group insurance

Gym membership (free)

Scholarships for children of employees

Job summary

Universities Canada is seeking a Payroll and Benefits Specialist to deliver payroll and benefits services to staff and external payroll clients. The role requires strong analytical skills, attention to detail, and the ability to handle confidential information.

Based in Ottawa with a hybrid work model (office two days a week), the position offers a competitive salary of CA$68,685 to CA$85,857, with potential progression to CA$94,443, plus a comprehensive benefits package.

Qualifications

• College degree in a related field and three years of prior relevant experience or the equivalent combination of education and experience.
• Payroll compliance practitioner certification (PCP).
• Bilingualism is a strong asset, including English writing skills and verbal communication in both official languages.
• Knowledge of payroll processes and employment regulations.
• Knowledge of Dayforce payroll system.
• Experience in a not-for-profit organization is an asset.

Responsibilities

• Process payroll changes related to new hires, compensation, terminations, group insurance and retirement plan.
• Collect, review and maintain complete and accurate payroll documentation.
• Investigate and resolve payroll discrepancies, reconcile information and document corrections or escalations.
• Prepare and verify payroll remittances and reconciliations.
• Manage a portfolio of payroll and benefits client relationships.
• Understand, interpret and apply client policies and payroll regulations to standard and non-standard transactions.
• Maintain leave records and balances, review leave reports and correct discrepancies.
• Prepare Records of Employment and year-end information and statutory filings.
• Manage high-volume payroll/benefits mailbox and respond to inquiries; escalate as needed.
• Provide back-up support to the Manager, Payroll and Benefits.

Skills

Analytical thinking

Team player

Interpersonal skills

Bilingualism

Education

College degree in a related field

Payroll compliance practitioner certification (PCP)

Tools

Dayforce

Job description

Payroll and Benefits Specialist

Universities Canada is the voice of Canadian universities, at home and abroad. We are a membership organization providing universities with a unified voice for higher education, research and innovation. Universities Canada advances the mission of our member institutions to transform lives, strengthen communities and find solutions to the most pressing challenges facing our world.

As the Payroll and Benefits Specialist, you will provide payroll and benefits services to Universities Canada’s employees and more than 28 outside organization payroll clients by resolving payroll, benefits, leave and statistical reports and maintaining accurate information on the payroll management system.

We’re looking for a team player, someone who is analytical and methodical and that can still flex your creative muscles while always being happy to roll up your sleeves and pitch in where help is needed. You will not be in this alone; you will draw on the strengths and expertise of our team as well as others throughout the organization who have contributed to the ongoing success as the voice for Canadian universities.

Some of your responsibilities will include:

• Process payroll changes related to new hires, compensation, terminations, group insurance and retirement plan.
• Collect, review and maintain complete and accurate payroll documentation.
• Investigate and resolve payroll discrepancies, reconcile information and document corrections or escalations.
• Prepare and verify payroll remittances and reconciliations.
• Manage a portfolio of payroll and benefits client relationships.

• Understand, interpret and apply client organizational policies, client-specific requirements, employment terms and payroll legislation to standard and non-standard payroll transactions;

• Maintain leave records and balances, review leave reports and correct discrepancies.

• Prepare Records of Employment, year-end information, statutory filings, and their supporting documentation.

• Manage the high-volume payroll and benefits mailbox and respond to inquiries from employees, managers, and external client contacts, escalating complex or sensitive matters as appropriate.

• Provide back-up support to the Manager, Payroll and Benefits during absences.

If you are right for this opportunity, you will possess the education and experience listed below.

Education, experience and knowledge

• College degree in a related field and three years of prior relevant experience or the equivalent combination of education and experience.
• Payroll compliance practitioner certification (PCP).

• Bilingualism is a strong asset, including English writing skills and verbal communication skills in both official languages.

• Knowledge of payroll process and employment regulations.
• Some understanding of benefit administration processes.
• Knowledge of a payroll management system such as Dayforce.
• Prior experience working in a not-for-profit organization, an asset.

Abilities

• You are a self starter, take initiative and have a ‘can do’ attitude.

• You have a high degree of tact and strong interpersonal and customer relations skills.

• Strong financial and accounting skills.

• Ability to exercise discretion and professionalism in handling sensitive situations and maintaining confidentiality.

• Strong administrative, organizational and analytical skills.

The position is based in Ottawa. Universities Canada has adopted a hybrid work model where employees are expected to work in the office a minimum of two days a week.

The hiring rate for this position is $68,685 to $85,857 with the ability to progress to a maximum of $94,443. To ensure fair and equitable pay at Universities Canada, placement on the salary range will be based on years of experience, skills, and qualifications relevant to the position. Candidates who do not meet all of the position requirements may be considered in an underfill capacity, in which case the candidate would be hired at a lower level than the position level.

Universities Canada is a National Capital Region Top Employer. We offer a comprehensive benefit package which includes four weeks of vacation, an attractive pension plan, group insurance, free gym membership and scholarships for children of our employees.

To learn more about us, visit us at www.univcan.ca or find us on social media.

While all responses will be appreciated and handled in strictest confidence, only those being considered for interviews will be acknowledged.

Universities Canada promotes the principles of diversity and inclusion and adheres to the tenets of the Canadian Human Rights Act and the Ontario Human Rights Code. We encourage applications from women, Indigenous peoples and persons of all races, ethnic origins, religions, abilities, sexual orientations, and gender identities and expressions. Universities Canada provides accommodation during all parts of the hiring process, upon request, to applicants with disabilities. If contacted to proceed to the selection process, please advise us if you require any accommodation.

Universities Canada respectfully acknowledges that our offices are situated on the traditional lands of the Algonquin Anishinaabeg people.

Spécialiste de la paie et des avantages sociaux

Universités Canada est la porte-parole des universités canadiennes au pays et à l’étranger. À titre d’organisation mutuelle, elle offre aux universités une voix unie au profit de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation. Universités Canada appuie ses établissements membres dans l’exercice de leur mission qui consiste à transformer des vies, à renforcer les collectivités et à trouver des solutions aux problèmes les plus pressants du monde.

La ou le spécialiste de la paie et des avantages sociaux fournit des services de paie et d’avantages sociaux au personnel d’Universités Canada et à plus de 28 organisations clientes externes. Ses responsabilités comprennent notamment la vérification des renseignements liés à la paie, aux avantages sociaux, aux congés et aux rapports statistiques, ainsi que le maintien de l’exactitude de l’information contenue dans le système de gestion de la paie.

L’association recherche une personne à l’esprit analytique, méthodique et créatif qui aime travailler en équipe et est toujours prête à donner un coup de main à ses collègues en cas de besoin. La ou le titulaire du poste n’est pas isolé dans ses fonctions et peut compter sur les forces et l’expertise de toute l’équipe ainsi que sur diverses personnes qui ont contribué à la réussite de l’association comme porte-parole des universités canadiennes.

Les responsabilités du poste comprennent les suivantes :

• Effectuer les ajustements à la paie découlant d’embauches ou de cessations d’emploi, ou encore de modifications à la rémunération, à l’assurance collective et au régime de retraite.
• Rassembler et vérifier tous les documents relatifs à la paie, et veiller à leur intégralité et à leur exactitude.
• Rechercher les causes des écarts de paie et y remédier, assurer la concordance des renseignements et documenter toute correction ou démarche de recours à un échelon supérieur.
• Préparer et vérifier les remises et les rapprochements liés à la paie.
• Établir et entretenir des relations avec la vaste clientèle des services de la paie et des avantages sociaux.

• Comprendre et interpréter les politiques, les exigences et les modalités d’emploi des organisations clientes, ainsi que la législation en matière de paie, en vue de les appliquer aux opérations de paie standards et non standards.

• Tenir à jour les dossiers et les soldes de congés, vérifier les rapports de congés et apporter les corrections nécessaires.

• Préparer les relevés d’emploi, les renseignements de fin d’exercice, les déclarations réglementaires et les documents justificatifs connexes.

• Gérer la boîte de réception à volume élevé du service de la paie et des avantages sociaux, répondre aux demandes des membres du personnel, des gestionnaires et des organisations externes clientes, et transmettre les dossiers complexes ou délicats aux personnes compétentes, au besoin.

• Suppléer la ou le gestionnaire de la paie et des avantages sociaux pendant ses absences.

La personne idéale pour ce poste répondra aux exigences suivantes :

Études, expérience et connaissances

• Un diplôme collégial dans un domaine connexe et trois ans d’expérience pertinente, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience professionnelle

• La certification professionnelle en spécialiste en conformité de la paie (SCP)

• Le bilinguisme constitue un atout important, notamment de bonnes compétences en communication écrite en anglais et en communication orale dans les deux langues officielles

• Une connaissance des processus de paie et des règlementations relatives à l’emploi
• Une connaissance de base des processus de gestion des avantages sociaux
• Une connaissance d’un système de gestion de paie tel que Dayforce
• De l’expérience de travail auprès d’un organisme à but non lucratif, un atout

Aptitudes

• De l’autonomie, de l’initiative et une attitude positive axée sur la recherche de solutions

• Du tact, de l’entregent et des compétences en service à la clientèle

• De solides compétences financières et comptables

• De la discrétion et du professionnalisme dans les situations délicates et le traitement de documents confidentiels

• De solides compétences organisationnelles, analytiques et administratives

Le poste est basé à Ottawa. Universités Canada a adopté un modèle de travail hybride selon lequel les membres du personnel doivent se rendre au bureau à raison d’au moins deux (2) fois par semaine.

L’échelle de traitement à l’embauche va de 68 685 $ à 85 857 $, selon l’expérience. Le salaire maximum de l’échelle salariale du poste est de 94 443 $. Dans un souci d’équité salariale et de transparence, le niveau de rémunération sera fixé en fonction des années d’expérience, des compétences et des qualifications pertinentes pour le poste. Les personnes qui ne satisfont pas à toutes les exigences du poste pourraient être classées à un niveau inférieur.

Universités Canada compte parmi les meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Elle offre un excellent programme d’avantages sociaux comprenant un congé annuel de quatre semaines, un régime d’assurances collectives, un abonnement gratuit au centre de conditionnement physique de l’immeuble et un programme de bourses d’études pour les enfants des membres du personnel.

Pour obtenir un complément d’information sur Universités Canada, veuillez consulter le https://www.univcan.ca ou suivre les comptes de médias sociaux de l’association.

Universités Canada tient à promouvoir les principes de diversité et d’inclusion. Elle se conforme à la Loi canadienne sur les droits de la personne et au Code des droits de la personne de l’Ontario. Les femmes, les membres de communautés autochtones et toutes les personnes, quelles que soient leur race, leurs origines ethniques, leurs religions, leurs aptitudes, leur orientation sexuelle, leur identité sexuelle et leur expression de genre, sont invitées à présenter leur candidature. Universités Canada offre, sur demande et pendant tout le processus d’embauche, des mesures d’adaptation aux personnes ayant un handicap. Les personnes retenues dans le cadre du processus de sélection sont invitées à indiquer si elles ont besoin de mesures d’adaptation.

Universités Canada reconnaît respectueusement que ses bureaux sont situés sur les territoires ancestraux du peuple anishinaabe algonquin.