Coordonnatrice ou coordonnateur, Programmes de sports interuniversitaires

University of Ottawa; Ottawa; Sur place; CAD 57 000 - 72 000; Plein temps

Résumé du poste

L’Université d’Ottawa recherche un adjoint administratif pour soutenir le secteur des loisirs et des sports interuniversitaires, campus principal. Le poste est temporaire de 12 mois, 35 heures/semaine, affiliation PSUO, échelle SSUO Grade 06, salaire annuel 56 858 à 71 822 CAD.

Vous assurerez diverses tâches administratives, coordonnerez réunions, accueillerez les bénévoles et veillerez au suivi budgétaire et aux achats pour Garnet et Grey.

Qualifications

• Formation postsecondaire en administration et technologie de bureau.
• Au moins deux années d’expérience dans un poste similaire ou dans un rôle de leadership sportif.
• Bilinguisme FR/EN à l’oral et à l’écrit; tests de compétence linguistique.
• Connaissances de base en comptabilité et finances.
• Excellentes habiletés organisationnelles et service à la clientèle.

Responsabilités

• Effectue diverses tâches administratives afin de soutenir les activités du secteur des loisirs et des sports interuniversitaires.
• Fournit le soutien administratif à l’organisation et à la coordination des réunions et événements; réserve les salles et organise les traiteurs.
• Accueille les bénévoles et soutient les équipes Garnet et Grey; guide les procédures internes.
• Recueille et examine les budgets annuels; saisie dans Workday et suivi des dépenses.
• Dirige les achats pour les équipes sportives et gère l’inventaire; collabore avec le marketing.
• Maintient les listes d’effectifs et prépare des rapports simples.
• Rédige et met à jour des documents internes relatifs aux procédures et systèmes.

Connaissances

Bilinguisme FR/EN

Communication écrite

Gestion administrative

Service client

Organisation

Connaissances bureautiques

Formation

Formation postsecondaire en administration

Outils

Windows

Traitement de texte

Chiffriers électroniques

Base de données

Internet

Courriel/Email

Description du poste

Famille D’emplois

Soutien administratif

Motif De L'offre D'emploi

Remplacement d'un poste temporaire

Type D’emploi

Employé

Durée anticipée en mois

12

Famille D’emplois

Soutien administratif

Nombre De Postes à Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

Sports interuniversitaires, conformité et fonctionnement des clubs

Campus

Campus principal

Affiliation Syndicale

PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/11/05

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/11/16

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

SSUO Grade 06

Échelle Salariale

$56,858.00 - $71,822.00

À propos des Affaires étudiantes

Les Affaires étudiantes sont au cœur même de l’expérience étudiante à l’Université d’Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants et étudiantes, les accompagnons tout au long de leur parcours universitaire et veillons à ce qu’ils soient bien préparés à entreprendre une carrière enrichissante ou à poursuivre des études supérieures.

Notre équipe, composée de plus de 600 membres du personnel dévoués, offre les services qui permettent aux étudiants et étudiantes de s’épanouir, de maintenir leur bien-être et de réaliser leurs ambitions. Nous les accompagnons dans leurs démarches d’admission et d’inscription aux cours, assurons la gestion de 11 résidences et d’une salle à manger primée, organisons des événements divertissants et des activités sportives interuniversitaires, proposons un programme novateur de développement de carrière et d’apprentissage par l’expérience, et bien plus encore!

Il n’y a rien de plus gratifiant que de contribuer à aider les générations futures à réaliser leur plein potentiel au sein d’une université de calibre mondial. Grâce à la grande diversité de possibilités de carrière et de parcours de perfectionnement professionnel que nous offrons, nous sommes convaincus que votre expérience sera aussi enrichissante que celle de nos étudiants et étudiantes.

Raison D’être Du Poste

Assiste et accomplit diverses tâches visant à soutenir les activités administratives du secteur des loisirs et des sports interuniversitaires, tout en veillant au respect des politiques et des procédures applicables.

Coordonne et fournit un soutien administratif à la coordonnatrice principale ou au coordonnateur principal, Sports interuniversitaires, dans la mise en œuvre des mécanismes de soutien destinés aux équipes sportives interuniversitaires de tous les niveaux, notamment en ce qui concerne les évaluations au sein du secteur des loisirs et des sports interuniversitaires. Contribue également à la gestion des programmes Garnet et Grey des équipes sportives interuniversitaires (23 équipes, bénévoles, etc.), ainsi qu’au centre de mentorat.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes

• Effectue diverses tâches administratives afin de soutenir les activités du secteur des loisirs et des sports interuniversitaires (LSI), notamment la saisie et la mise à jour de données, la rédaction et la préparation de divers documents, ainsi que la gestion des horaires et du courrier, conformément aux normes de qualité de l’Université d’Ottawa.
• Fournit un soutien administratif à l’organisation et à la coordination des réunions et des événements afin d’en assurer le bon déroulement. À cette fin, réserve les salles de réunion, organise les services de traiteur et prépare les ordres du jour ainsi que tout autre document nécessaire.
• Accueille les bénévoles qui se présentent en personne et assure le soutien aux équipes sportives interuniversitaires Garnet et Grey. Les guide dans l’application des procédures internes générales du secteur, du programme ou de l’événement afin d’assurer un service de grande qualité. Les demandes de renseignements peuvent être reçues et traitées en personne, par courriel, par téléphone ou par la poste.
• Recueille et examine les budgets annuels, assure le suivi des budgets, des activités de collecte de fonds et des dépenses tout au long de l’année, et fournit des conseils à cet égard. Offre un soutien de base aux opérations financières du secteur des loisirs et des sports interuniversitaires en effectuant diverses tâches dans Workday, conformément aux politiques établies de l’Université d’Ottawa et du secteur. Ces tâches comprennent notamment la gestion de la petite caisse, la préparation des dépôts, la saisie des écritures de journal et l’entrée de données dans le système financier. Participe également au processus de facturation : prépare, envoie et règle les factures, reçoit les paiements des clients et en assure le suivi.
• Dirige l’ensemble des activités d’approvisionnement pour les équipes sportives interuniversitaires Garnet et Grey, notamment l’achat des uniformes, de l’équipement et du matériel d’entraînement des équipes. Collabore avec le secteur du marketing afin de veiller au respect des lignes directrices relatives à l’image de marque. Effectue des achats décentralisés de biens et de services pour le secteur, au moyen de bons de commande ou de cartes de crédit, conformément à toutes les politiques applicables. Gère l’inventaire des diverses fournitures, assure le suivi de la demande et procède au réapprovisionnement afin de répondre aux besoins des clients internes.
• Est responsable des listes d’effectifs des équipes sportives interuniversitaires Garnet et Grey, y compris des documents relatifs aux certifications des entraîneuses et entraîneurs. Prépare divers rapports simples, selon un calendrier établi ou sur demande, concernant les activités du secteur des loisirs et des sports interuniversitaires, afin de soutenir les opérations courantes et la planification stratégique.
• Met en place et maintient un système efficace de classement et de gestion des dossiers afin de préserver la confidentialité des renseignements et de garantir que la documentation complète et exacte soit disponible pour consultation ultérieure ou à des fins de vérification. Tient à jour des registres exacts des détenteurs de clés et des renseignements relatifs aux accès sécurisés du personnel du secteur, tout en veillant à la confidentialité de ces dossiers.
• Rédige et met à jour des documents destinés à un usage interne portant sur les procédures, les processus et les systèmes liés à ses responsabilités.
• Au besoin, délègue des tâches à des ressources de niveau inférieur, principalement aux étudiantes et étudiants embauchés dans le cadre du Programme Travail-études (PTÉ), et veille à ce que les tâches soient accomplies conformément aux normes et aux directives établies.
• Recueille et tient à jour les listes relatives aux formations obligatoires pour l’ensemble des équipes, notamment en ce qui concerne les certifications des entraîneuses et entraîneurs, les formations obligatoires de l’Université d’Ottawa et les formations liées aux conférences sportives.

Ce Que Vous Apportez

• Formation postsecondaire en administration et en technologie de bureau, comprenant des cours en comptabilité ou en finance, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience professionnelle.
• Au moins deux (2) années d’expérience démontrée dans un poste similaire ou dans un rôle de leadership sportif.
• Bilinguisme : français et anglais (oral et écrit). Pour être considérés pour ce poste, les candidats doivent obtenir au minimum un niveau Avancé faible en compréhension orale et en compréhension écrite dans leur deuxième langue officielle. Ce niveau est déterminé au moyen d’un test de compétence administré par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme.
• Connaissances de base en comptabilité et/ou en finance.
• Expérience avec les systèmes informatiques et les applications, notamment Windows, les logiciels de traitement de texte, les chiffriers électroniques, les bases de données, Internet et le courrier électronique.
• Excellentes habiletés en communication, relations interpersonnelles et service à la clientèle.
• Expérience dans l’interprétation, l’explication et l’application de politiques et de règlements.
• Expérience en rédaction administrative bilingue.
• Expérience dans la préparation de rapports.
• Expérience en supervision d’équipe.
• Capacité à produire un travail de grande qualité sous pression tout en respectant des échéances strictes.
• Esprit d’initiative, autonomie et bon jugement.
• Solides compétences organisationnelles.

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification :

Mettre en place une série de mesures ou d’évènements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et d’intelligence. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle :

Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération :

Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier le comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [e-mail]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :

Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.