OFFICE AGENT PRINCIPAL CLASS 1 - ARCHIVES and EXAMS (100 %) REGULAR ACCESS CET-A

Workland; Longueuil; On-site; CAD 42,000 - 52,000; Full time

Job summary

Riverside School Board in Saint-Hubert, QC, seeks an Office Agent Principal Class 1 to coordinate exams, archive records and enter student marks in a 100% regular position.

The role requires a diploma, six years of experience, and strong English/French skills; you will ensure deadlines, maintain confidentiality and support administration.

Regular schedule Monday to Friday, 8:00 to 16:00, with a 35-hour work week. Salary range CAD 927.85–1135.40 per week according to qualifications and experience.

Qualifications

• Hold a Diploma of Vocational Studies and six years of relevant experience.
• Knowledge of archiving and exam management is an asset.
• Strong knowledge of English and French, spoken and written.

Responsibilities

• Coordinate printing and management of exams, enter student marks, and archive records.
• Maintain accurate academic records and support examination processes.
• Ensure deadlines are met and provide staff training as needed.
• Coordinate schedules and liaise with internal and external parties.

Skills

Bilingual English-French

Attention to detail

Organizational skills

Confidentiality

Education

Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment

Job description

NOTICE NO 69 POSTING: 2026.09.24

OFFICE AGENT PRINCIPAL CLASS 1 - ARCHIVES and EXAMS (100 %) REGULAR -ACCESS CET-A

This regular full-time position is presently available at ACCESS with primary office located at 4861, chemin de la Savane, Saint-Hubert QC, J3Y 9G1

NATURE OF WORK:

The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in organizing, coordinating and monitoring the procedures assigned to her/him. This class of employment also includes employees who perform principally, and customarily highly specialized work characterized by the complexity1, expertise2 and autonomy3 required.

CHARACTERISTIC FUNCTIONS:

The primary function of the employee in this class of employment is to assist in the coordination and execution of printing and managing exams, entering student marks, archiving records, and ensuring strict compliance with Ministry guidelines. Strong organizational skills, accuracy, and confidentiality are essential.

The successful candidate will maintain accurate academic records and support the smooth administration of examination processes. A high level of attention to detail and the ability to adhere to established procedures and deadlines are required.

The employee coordinates, verifies the work and gives his or her advice on the quality, ensures that deadlines are met; ensures staff training.

The employee determines the work schedule in his or her sector according to the instructions received, reminds the persons concerned, in or outside the board, of deadlines.

He or she carries out complex and specialized duties; finds, prepares and verifies data; prepares documents, statements and reports, including the entry of data that he or she must interpret, if necessary, and that he or she locates in or outside the board.

The employee deals with the public or with employees concerning, in particular, the terms and conditions for payment or collection or any other matter within his or her competence.

The employee makes suggestions and recommendations designed to improve the operations for which he or she is responsible.

The employee uses a computer and the necessary software to perform his or her duties related to word processing, database entry, spreadsheets and in-house programs; he or she carries out research on the Internet; uses e-mail and specific software. He or she may be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used. If need be, he or she performs any other related duty.

REQUIRED QUALIFICATIONS:

Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority and have six (6) years of pertinent experience.

Knowledge of archiving and exam management an asset.

OTHER REQUIREMENTS:

• Have a thorough knowledge of office automation.
• Demonstrated ability to maintain a high level of accuracy and attention to detail
• Strong knowledge of English and French, spoken and written.
• Strong collaboration and teamwork skills, flexibility, highly skilled in interpersonal interactions.
• Excellent skills in Problem solving.
• Must be willing to attend professional development activities and be self-motivated towards lifelong learning.

SCHEDULE

Monday to Friday from 8:00 am to 4:00 pm with one hour for lunch.

SALARY: $927.85 to $1,135.40 per 35-hour week, according to qualifications and experience.

Riverside School Board thanks all applicants for their interest but will only contact those selected.

Riverside School Board encourages applications from women, members of visible and ethnic minorities, Indigenous people, and people with disabilities.

Footnote 1

Complexity. This criterion refers to:

1. a) work consisting of many different parts which are connected to each other in a way that may be difficult to identify all the implications in carrying out an operation, without extensive practice;
2. b) work requiring the interpretation and selection of data obtained from regular contacts or exchanges of information with other administrative units or with individuals or organizations.

Footnote 2

1. work requiring in-depth knowledge of the applicable procedures, interrelations, regulations and directives in an area of activity;
2. work requiring special knowledge in addition to that normally required of the class I office agent and acquired generally by many years of experience in a field of activity.

Footnote 3

1. the responsibility for the duties of all or most of the steps of the process necessary for carrying out a given operation and for which the incumbent is responsible;
2. the work defined according to general orientations and performed with a wide range of latitude.

OFFICE AGENT PRINCIPAL CLASS 1 - ARCHIVES ET EXAMENS (100 %) – RÉGULIER – ACCESS CET-A

Ce poste régulier à temps plein est présentement disponible à ACCESS, dont le bureau principal est situé au 4861, chemin de la Savane, Saint-Hubert (Québec) J3Y 9G1.

NATURE DU TRAVAIL :

Le travail principal et habituel de l’employé(e) de cette classe d’emploi consiste à organiser, coordonner et superviser les procédures qui lui sont assignées. Cette classe d’emploi comprend également les employés qui effectuent principalement et habituellement un travail hautement spécialisé caractérisé par le degré de complexité¹, d’expertise² et d’autonomie³ requis.

FONCTIONS CARACTÉRISTIQUES :

La fonction principale de l’employé(e) de cette classe d’emploi consiste à contribuer à la coordination et à l’exécution des tâches liées à l’impression et à la gestion des examens, à la saisie des résultats des élèves, à l’archivage des dossiers ainsi qu’au respect rigoureux des directives du Ministère. De solides compétences organisationnelles, de la précision et de la confidentialité sont essentielles. L’employé(e) retenu(e) veillera à la tenue exacte des dossiers scolaires et contribuera au bon déroulement des processus liés à l’administration des examens. Un grand souci du détail ainsi que la capacité de respecter les procédures établies et les échéances sont requis.

L’employé(e) coordonne et vérifie le travail, donne son avis sur la qualité du travail effectué, veille au respect des échéances et assure la formation du personnel.

L’employé(e) établit l’horaire de travail dans son secteur conformément aux directives reçues et rappelle les échéances aux personnes concernées, à l’intérieur ou à l’extérieur de la commission scolaire.

L’employé(e) effectue des tâches complexes et spécialisées; recherche, prépare et vérifie des données; prépare des documents, des relevés et des rapports, notamment en effectuant la saisie de données qu’il ou elle doit, au besoin, interpréter et rechercher à l’intérieur ou à l’extérieur de la commission scolaire.

L’employé(e) traite avec le public ou avec les membres du personnel concernant notamment les modalités de paiement ou de perception, ainsi que toute autre question relevant de sa compétence.

L’employé(e) formule des suggestions et des recommandations visant à améliorer les opérations dont il ou elle est responsable.

L’employé(e) utilise un ordinateur et les logiciels nécessaires à l’exercice de ses fonctions, notamment pour le traitement de texte, la saisie dans des bases de données, l’utilisation de chiffriers et de programmes internes. Il ou elle effectue des recherches sur Internet et utilise le courrier électronique ainsi que des logiciels spécialisés. L’employé(e) peut être appelé(e), à l’occasion, à aider ses collègues dans l’utilisation des logiciels et programmes couramment utilisés.

Au besoin, l’employé(e) accomplit toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISES :

Détenir un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emploi, un diplôme d’études secondaires ou un diplôme ou une attestation d’études reconnus comme équivalents par l’autorité compétente, ainsi que six (6) années d’expérience pertinente.

Connaissance de la gestion des archives et des examens, un atout.

AUTRES EXIGENCES :

• Posséder une connaissance approfondie de la bureautique.
• Capacité démontrée à maintenir un haut niveau de précision et d’attention aux détails.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Posséder de solides aptitudes en collaboration et en travail d’équipe, faire preuve de flexibilité et avoir de très bonnes habiletés interpersonnelles.
• Excellentes aptitudes en résolution de problèmes.
• Être disposé(e) à participer à des activités de perfectionnement professionnel et faire preuve d’autonomie et de motivation envers l’apprentissage continu.

HORAIRE :

Du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h, avec une heure de pause-repas.

SALAIRE :

De 927,85 $ à 1 135,40 $ par semaine de 35 heures, selon les qualifications et l’expérience.

La Commission scolaire Riverside remercie tous les candidats et candidates de leur intérêt, mais ne communiquera qu’avec les personnes retenues.

La Commission scolaire Riverside encourage les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature.

Footnote 1 (French)

Complexité. Ce critère fait référence :

1. au travail comportant plusieurs éléments différents qui sont interreliés d’une manière qui peut rendre difficile l’identification de toutes les répercussions liées à l’exécution d’une opération sans une pratique approfondie;
2. au travail nécessitant l’interprétation et la sélection de données obtenues dans le cadre de contacts réguliers ou d’échanges d’information avec d’autres unités administratives ou avec des personnes ou des organismes.

Footnote 2 (French)

1. au travail nécessitant une connaissance approfondie des procédures applicables, des interrelations, des règlements et des directives dans un domaine d’activité;
2. au travail nécessitant des connaissances particulières en plus de celles normalement requises d’un(e) agent(e) de bureau, classe I, acquises généralement au cours de nombreuses années d’expérience dans un domaine d’activité.

Footnote 3 (French)

1. à la responsabilité de l’ensemble ou de la majorité des étapes du processus nécessaires à l’exécution d’une opération donnée et dont le titulaire est responsable;
2. au travail défini selon des orientations générales et effectué avec une grande latitude.