Agent(e) de soutien administratif, classe 1

Cégep de Lévis; Lévis; On-site; CAD 35,000 - 40,000; Full time

Job summary

Le Cégep de Lévis recherche un agent de soutien administratif classe 1 pour soutenir le Service du cheminement et de l'organisation scolaires. Vous accueillerez les étudiantes et étudiants, répondrez aux demandes et participerez à l'organisation des dossiers et à la gestion des rendez-vous.

Ce poste régulier à temps plein propose une échelle salariale compétitive (25,65 $ à 28,68 $ l’heure) et un horaire structuré de 8 h à 12 h et 13 h à 16 h, du lundi au vendredi, au 205 route Mgr-Bourget,

Qualifications

• Détention d'un DEP ou DES et une année d'expérience pertinente.
• Maîtrise de la suite Office et des outils informatiques.
• Excellentes habiletés relationnelles et sens du service.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer l'agenda et les dossiers.

Responsibilities

• Accueillir la clientèle et répondre aux demandes.
• Prendre les appels et orienter les usagers.
• Gérer l'agenda des professionnels et les rendez‑vous.
• Assurer le classement et le suivi des dossiers.
• Constituer et tenir à jour les dossiers et lettres types.
• Créer et adapter les formulaires selon les politiques et règlements.
• Effectuer les vérifications liées au statut des étudiants.

Skills

Service à la clientèle

Travail d’équipe

Organisation

Autonomie

Initiative

Analyse

Education

DEP avec option appropriée

DES ou équivalent

Tools

Suite Office

Gestion d'agenda

Bureautique

Job description

Travailler au Cégep de Lévis

Travailler au Cégep de Lévis

C’est partager son quotidien avec plus de 3000 étudiantes et étudiants et travailler dans un milieu de vie stimulant, où l’on valorise le respect et l’entraide.

C’est vivre une expérience professionnelle motivante, qui amène à réaliser ses propres objectifs et à obtenir la reconnaissance de ses aptitudes et de ses compétences.

C’est faire partie d’une équipe dynamique comptant quelque 600 personnes, qui ont à cœur la santé et le bien-être au travail.

IDENTIFICATION DU POSTE

Titre d'emploi : Agent(e) de soutien administratif, classe 1

Numéro de référence : 1994

Direction : Direction des études

Service : Service du cheminement et de l'organisation scolaires

DÉTAILS DU POSTE

Catégorie d’emploi : Soutien administratif

Nom du supérieur immédiat : Madame Brenda Pelletier

Lieu de travail : Cégep de Lévis : 205 route Mgr-Bourget, Lévis, Qc.

Statut de l'emploi : Régulier à temps complet

Horaire de travail : 8 h à 12 h et 13 h à 16 h

Échelle salariale : Min : 25,65 $ Max : 28,68 $

Entrée en fonction prévue : Dès que possible

RAISON D'ÊTRE DU POSTE

Sous la direction de la coordonnatrice, l’agent(e) de soutien administratif classe 1 accueille la clientèle du service du cheminement et de l’organisation scolaires, apporte une aide aux usagers ainsi qu’aux professionnels et assure le soutien administratif pour ce secteur.

NATURE DU TRAVAIL

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE DE LA TÂCHE DES TÂCHES

• Accueillir la clientèle étudiante ;
• Prendre les appels, donner des renseignements et diriger les appels au besoin ;
• Assigner les rendez‑vous selon les besoins et gérer l’agenda des professionnels ;
• Assurer diverses responsabilités liées au classement ;
• Rechercher et compiler les statistiques sur la clientèle ;
• Participer aux opérations du service (admission, choix de cours, relance téléphonique, etc.) ;
• Établir l’arborescence des dossiers du service sur le réseau ;
• Concevoir, proposer et tenir à jour les dossiers, lettres types et formulaires et les adapter aux politiques et règlements ;
• Assurer différents suivis par rapport au cheminement des étudiants (attestations confirmant le statut, attestation de fréquentation scolaire, avis d’absence, etc.) ;
• Classer et distribuer les diplômes (DEC/AEC) ;
• Gérer les boîtes courriel génériques et l’agenda du service ;
• Remplir les formulaires d'attestation de la fréquentation scolaire pour les différents organismes ;
• Faire la vérification académique d’étudiant à la suite d’une demande externe ;
• Au besoin, accomplir toutes autres tâches connexes.

Qualifications Requises

Scolarité et expérience : Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d’expérience pertinente.

Conditions exigées par le collège

• La capacité d’élaborer et de développer des procédures et outils de gestion appropriés à la tâche ;
• D’excellentes habiletés pour le service à la clientèle ;
• D’excellentes habiletés pour le travail d’équipe et de collaboration ;
• Un bon sens de l’organisation, de l’autonomie et de l’initiative ;
• Une excellente capacité d’adaptation ;
• Une bonne capacité d’analyse, de la rigueur et une rapidité d’exécution dans le travail ;
• Une excellente connaissance du français écrit et oral ;
• Un niveau élevé d’habiletés et d’expérience dans l’utilisation d’outils informatiques, notamment avec différents logiciels tels que la suite Office ;
• Intérêt et aptitudes pour comprendre et opérer divers systèmes informatisés notamment les applications pour la gestion des dossiers étudiants.

TEST REQUIS

• Test de français

Le Cégep de Lévis souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.