Lead PMO Scaling & Sales Operations

Kurage; Montreal (administrative region); Sur place; CAD 110 000 - 150 000; Plein temps

Résumé du poste

Kurage recherche un Lead PMO & Operations pour structurer et piloter les projets transverses, coordonner les sujets réglementaires au Canada et prendre la responsabilité opérationnelle de la logistique et des équipes cliniques liées au service client.

Le poste exige une forte capacité d’organisation, une approche pragmatique et une aptitude à transformer des priorités stratégiques en plans d’action, en garantissant délais et qualité.

Qualifications

• Expérience en PMO et/ou operations dans un contexte de scale-up ou santé.
• Capacité à structurer des processus et à piloter des projets transverses.
• Compétences en coordination réglementaire et en logistique opérationnelle.

Responsabilités

• Piloter le PMO de l’entreprise et convertir les orientations en roadmaps et plans d’action.
• Structurer et améliorer les processus opérationnels pour une croissance scalable.
• Assurer le suivi et la coordination des sujets réglementaires au Canada avec les équipes France.
• Manager les opérations: logistique et équipes cliniques de proximité client.
• Piloter la performance opérationnelle via KPIs et dashboards.
• Contribuer à une culture d’amélioration continue et à l’operating model.

Connaissances

PMO

Operations

Réglementaire coordination

Logistique

Équipes cliniques

Change management

Description du poste

Dans le cadre de notre phase de scaling, nous renforçons notre organisation afin d’accompagner la croissance de l’entreprise tout en maintenant un haut niveau d’exécution, de qualité et de maîtrise opérationnelle.

Nous recherchons un·e Lead PMO & Operations chargé·e de structurer et piloter l’exécution des projets transverses de l’entreprise, d’assurer le suivi opérationnel des sujets réglementaires en coordination avec notre bureau canadien et nos Head of Regulatory en France, et de prendre la responsabilité opérationnelle de plusieurs fonctions clés, notamment la logistique et, à terme, les équipes cliniques de proximité client.

Le poste est à la croisée du Project Management Office, des Operations, de la coordination réglementaire, de l’amélioration continue et du Change Management.

Sa mission principale est de garantir que les priorités stratégiques soient transformées en plans d’action clairs, exécutés dans les délais et mesurés, tout en construisant une organisation opérationnelle capable d’accompagner la croissance de l'entreprise.

Vos principales responsabilités

1. Piloter le PMO de l’entreprise

• Structurer et piloter les principaux projets stratégiques et opérationnels transverses.
• Traduire les orientations du management en roadmaps, plans d’action, responsabilités et échéances clairement définies.
• Mettre en place et maintenir les outils de pilotage : roadmaps, plannings, RACI, milestones, risques, dépendances et plans d’action.
• Identifier rapidement les risques, retards ou blocages et organiser les arbitrages nécessaires.

2. Structurer et améliorer les processus opérationnels

• Cartographier et formaliser les processus clés de l’entreprise.
• Identifier les irritants, doublons, ruptures de processus et zones de responsabilités insuffisamment définies.
• Clarifier les rôles, responsabilités, étapes clés et critères de passage entre les différentes fonctions.
• Transformer les processus en modes opératoires simples, compréhensibles et actionnables.
• Veiller à maintenir des processus pragmatiques, adaptés aux réalités du terrain et compatibles avec une organisation en croissance.
• Accompagner les équipes dans leur appropriation des processus et outils.

3. Assurer le suivi et la coordination des sujets réglementaires

Le cadre réglementaire et les orientations associées étant définis et validés par les équipes réglementaires compétentes, le rôle du Lead PMO & Operations consiste principalement à assurer le suivi opérationnel, la coordination et la bonne exécution des actions réglementaires nécessaires au Canada.

À ce titre, il/elle devra :

• Assurer l’interface opérationnelle entre le bureau canadien et les Head of Regulatory basés en France.
• Suivre les actions réglementaires nécessaires au maintien et au développement des activités au Canada.
• Coordonner les échanges, informations et documents nécessaires entre les équipes canadiennes et la Direction Réglementaire Groupe.
• S’assurer que les demandes formulées par les équipes réglementaires françaises sont correctement relayées et exécutées au Canada.
• Organiser les points de coordination nécessaires entre les différentes parties prenantes.
• Assurer la traçabilité des décisions, actions et échéances.

4. Manager les Operations

Le Lead PMO & Operations prend progressivement la responsabilité du périmètre Operations, avec pour objectif de construire une organisation fiable, scalable et orientée qualité de service.

Logistique

• Piloter l’ensemble de la chaîne logistique nécessaire à la mise à disposition des produits auprès des clients et partenaires.
• Structurer les processus de préparation, expédition, installation, retour et remplacement des équipements.
• Organiser le suivi des stocks, équipements, consommables et pièces nécessaires à l'activité.
• Coordonner les prestataires logistiques et fournisseurs concernés.
• Anticiper les besoins logistiques associés à la croissance et aux ouvertures de nouveaux marchés.

Équipe clinique de proximité client

À mesure du développement de l’entreprise, le Lead PMO & Operations aura également vocation à structurer et manager l’équipe clinique de proximité client.

Cette équipe aura notamment pour mission de :

• accompagner le déploiement opérationnel des solutions auprès des clients et partenaires ;
• assurer la bonne mise en œuvre des parcours opérationnels et cliniques définis par l’entreprise ;
• accompagner les utilisateurs lors des phases clés du parcours ;
• assurer un niveau de service homogène et mesurable ;
• identifier rapidement les difficultés rencontrées sur le terrain ;
• faire remonter les feedbacks clients et professionnels de santé ;
• participer à l’amélioration continue de l’expérience client.

5. Piloter la performance opérationnelle

• Définir et suivre les principaux KPIs opérationnels.
• Construire des dashboards permettant un suivi simple et régulier de l’exécution.
• Mesurer les écarts entre les objectifs et la performance réelle.
• Identifier les principales causes de sous-performance et construire les plans d’amélioration associés.
• Mettre en place des routines opérationnelles de suivi.
• Donner au management une visibilité régulière sur :
  • l’avancement des projets ;
  • la performance opérationnelle ;
  • le suivi des sujets réglementaires ;
  • la logistique ;
  • la qualité de service ;
  • les principaux risques et points d'arbitrage.

6. Construire une culture d’amélioration continue

• Mettre en place une démarche structurée de continuous improvement.
• Recueillir et analyser les retours des équipes et du terrain.
• Documenter les apprentissages et bonnes pratiques.
• Challenger régulièrement les processus existants afin de vérifier qu’ils continuent à créer de la valeur.
• Simplifier, standardiser ou automatiser les opérations lorsque cela est pertinent.
• Accompagner progressivement l’évolution de l’operating model de l’entreprise.
• Favoriser une culture basée sur la responsabilité, la mesure de la performance et la résolution rapide des problèmes.

Ce que nous recherchons

Nous recherchons avant tout une personne très structurée, pragmatique et orientée exécution, capable de passer rapidement d’un sujet stratégique à sa mise en œuvre opérationnelle.

Le poste nécessite une capacité forte à travailler dans un environnement en évolution rapide, à coordonner plusieurs fonctions et à construire progressivement une organisation adaptée au changement d’échelle de l’entreprise.

Expérience

• 7 à 10 ans d’expérience en PMO, Operations, Project Management, Consulting, Transformation ou environnement MedTech / HealthTech.
• Expérience significative dans la gestion de projets complexes et transverses.
• Expérience dans un environnement en forte croissance, scale-up ou organisation en transformation.
• Expérience de structuration et d'amélioration de processus opérationnels.
• Une expérience dans le domaine des dispositifs médicaux, de la santé ou d’un environnement réglementé constitue un atout important.
• Une expérience de coordination avec des équipes Quality / Regulatory est appréciée.
• Une première expérience de management d’équipe ou de responsabilité opérationnelle est souhaitée.

Compétences

• Excellente maîtrise du Project Management et du PMO.
• Forte capacité de structuration et d’organisation.
• Capacité à piloter plusieurs projets simultanément avec des priorités concurrentes.
• Capacité à transformer un problème complexe en plan d’action concret et exécutable.
• Bonne compréhension du fonctionnement d’un environnement réglementé.
• Capacité à travailler efficacement avec des fonctions expertes telles que Regulatory, Quality, Clinical, R&D, Product, Sales et Finance.
• Excellente maîtrise des outils de pilotage de projet et de reporting.
• Forte aisance avec les données, les KPIs et les outils de suivi de performance.
• Capacité à identifier rapidement les risques et à proposer des solutions pragmatiques.
• Capacité à faire avancer des sujets transverses, y compris sans autorité hiérarchique directe.
• Capacité à manager et développer progressivement une équipe opérationnelle.
• Excellentes capacités de communication écrite et orale.