Executive Assistant & Board Governance Coordinator

Becker County; Brantford; On-site; CAD 70,000 - 85,000; Full time

Job summary

Holstein Canada is seeking an Executive Assistant & Board Governance Coordinator to provide confidential executive‑level administrative and governance support to the CEO and Board. You will organize agendas, prepare reports, and manage board materials with discretion.

The role requires exceptional organization, bilingual English/French communication, and experience supporting senior leaders and governance teams. Hybrid collaboration and accuracy are essential to success.

Qualifications

• Exceptional organization and discretion with confidential information.
• Bilingual English/French communication skills.
• Experience supporting senior executives, boards or governance functions.
• Strong meeting coordination, minute-taking, proofreading and follow-up.
• Ability to build effective internal and external stakeholder relationships.
• Advanced proficiency with Microsoft Office and virtual meeting tools.

Responsibilities

• Provide confidential executive and governance support to the CEO and Board.
• Prepare agendas, reports, presentations, minutes and meeting materials.
• Coordinate board, committee, executive and corporate meetings, travel and expenses.
• Track action items, deadlines and manage competing priorities.
• Maintain board records, governance documents, contracts and filing systems.
• Liaise with board members, staff, members, vendors and external stakeholders.
• Coordinate translation/interpreting and review outward-facing materials.
• Support leadership with research, presentations, proofreading, editing and special projects.

Skills

Exceptional organization

Time-management

Attention to detail

English & French communication

Discretion with confidential info

Support senior executives

Board/governance support

Meeting coordination

Minute-taking & proofreading

Relationship building

Microsoft Office proficiency

Virtual meeting platforms

Tools

Microsoft Office

Virtual meeting platforms

Job description

HOLSTEIN CANADA is Canada’s largest dairy breed association, serving more than 9,000 active dairy producers since 1884. We offer a team‑oriented workplace, supportive leadership, and the opportunity to contribute to our future.

Holstein Canada is seeking a highly organized and proactive Executive Assistant & Board Governance Coordinator to provide confidential executive‑level administrative and governance support to the CEO and Board. This role is ideal for someone who manages priorities well, coordinates complex activities, and supports senior leaders with professionalism and discretion.

YOU WILL:

• Provide confidential administrative and governance support to the CEO and Board of Directors.
• Prepare agendas, reports, presentations, correspondence, minutes, and meeting materials.
• Coordinate Board, committee, executive, and corporate meetings, including travel and expenses.
• Track action items, follow up on deadlines, and manage competing priorities.
• Maintain Board records, governance documents, contracts, and organized filing systems.
• Act as a liaison with Board members, staff, members, vendors, and external stakeholders.
• Coordinate translation and interpretation services and review outward‑facing materials.
• Support senior leadership with research, presentations, proofreading, editing, and special projects.

YOU OFFER:

• Exceptional organization, time‑management, and attention to detail.
• Excellent written and verbal communication skills in English and French.
• Proven discretion with confidential information and sensitive matters.
• Experience supporting senior executives, boards, committees, or governance functions.
• Strong meeting coordination, minute‑taking, proofreading, editing, and follow‑up skills.
• Ability to build effective relationships with internal and external stakeholders.
• Advanced proficiency with Microsoft Office and virtual meeting platforms.
• A proactive, flexible, and service‑focused approach.

The salary for this position will be approximately between $70,000 and $85,000.

Holstein Canada does not utilize Artificial Intelligence (AI) in the screening, assessment, or selection of applicants.

Holstein Canada is committed to a barrier‑free recruitment process. To request accommodation, please contact [e-mail].

HOLSTEIN CANADA est la plus grande association de race laitière au Canada et sert depuis 1884 un effectif qui regroupe plus de 9000 producteurs laitiers en activité. Nous offrons un environnement orienté sur le travail en équipe, un leadership positif, et l’occasion pour vous de contribuer à définir notre avenir.

Holstein Canada recherche un(e) adjoint(e) de direction et coordonnateur(trice) de la gouvernance du conseil d’administration. Très organisée et proactive, cette personne apportera en toute confidentialité un soutien en matière d’administration et de gouvernance au chef de la direction et au conseil. Ce poste est idéal pour une personne capable de bien gérer les priorités, de coordonner des activités complexes et d’accompagner les cadres avec professionnalisme et discrétion.

VOS TÂCHES SERONT LES SUIVANTES :

• Fournir un soutien confidentiel en matière d’administration et de gouvernance au chef de la direction et au conseil d’administration.
• Préparer les ordres du jour, les rapports, les présentations, la correspondance, les procès‑verbaux et les trousses de documentation des réunions.
• Coordonner les réunions du conseil, des comités, de l’exécutif et de l’entreprise, ainsi que les déplacements et les comptes de frais.
• Effectuer le suivi des mesures à prendre et des échéances et gérer des priorités concurrentes.
• Gérer les dossiers du conseil, les documents de gouvernance, les contrats et les systèmes de classement structurés.
• Assurer la liaison avec les membres du conseil, le personnel, les membres de l’organisation, les fournisseurs et les intervenants externes.
• Coordonner les services de traduction et d’interprétation et relire les documents destinés au public.
• Appuyer l’équipe dirigeante dans le cadre de recherches, de présentations, de relectures, de révisions et de projets spéciaux.

VOS COMPÉTENCES :

• Sens exceptionnel de l’organisation, excellente gestion du temps et grand souci du détail.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et en français.
• Discrétion éprouvée dans le traitement de renseignements confidentiels et de questions sensibles.
• Expérience dans l’accompagnement de cadres, de conseils d’administration et de comités, ou dans les fonctions de gouvernance.
• Solides compétences dans la coordination de réunions, la rédaction de procès‑verbaux, la relecture, la révision et le suivi.
• Capacité d’établir des relations harmonieuses avec les intervenants internes et externes.
• Maîtrise avancée de Microsoft Office et des plateformes de réunion virtuelle.
• Approche proactive, flexible et axée sur le service.

Le salaire pour ce poste sera compris entre 70 000 $ et 85 000 $.

Holstein Canada n’utilise pas l’intelligence artificielle (IA) dans la présélection, l’évaluation ou la sélection des candidatures.

Holstein Canada s’engage à éliminer les obstacles dans son processus de recrutement. Pour demander toute mesure d’adaptation, veuillez écrire à [e-mail].