Executive Assistant (Assisting VP)

Talentify; Dorval; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

Talentify recherche un(e) adjoint(e) exécutif(ve) motivé(e) pour soutenir le vice-président de la Qualité dans une entreprise de premier plan en aéronautique à Montréal. Le candidat idéal doit être organisé, proactif et capable de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique. Ce poste exige des compétences en communication bilingue et une maîtrise de la suite Microsoft Office.

Qualifications

• Minimum de 7 ans d'expérience pertinente dans un rôle similaire.
• Bilingue (français et anglais) avec d'excellentes compétences en communication.
• À l'aise avec la technologie.

Responsibilities

• Gérer l'agenda du VP et les déplacements.
• Préparer des documents et organiser des réunions.
• Rédiger des communications internes et externes.

Skills

Communication écrite

Communication orale

Gestion des priorités

Interpersonnel

Education

Diplôme collégial ou universitaire en administration

Tools

Microsoft Office

Job description

Excellente opportunité pour un/une Adjoint(e) Exécutif(ve) motivé(e) à la recherche de développement de carrière dans l’une des top entreprises en Aéronautique à Montréal !

Résumé du poste :

Nous recherchons un(e) adjoint(e) exécutif(ve) hautement organisé(e) et proactif(ve) pour soutenir le vice-président de la Qualité et son équipe de direction. Ce poste exige une personne dynamique, capable de gérer plusieurs priorités dans un environnement rapide avec discrétion et professionnalisme.

Responsabilités principales :

• Gérer l’agenda du VP, y compris les déplacements pour lui et son équipe de direction.
• Prioriser et coordonner les activités quotidiennes, les réunions et les communications entrantes.
• Soutenir les processus de gouvernance du département Qualité avec une approche pratique.
• Préparer les documents et organiser la logistique des réunions internes et externes.
• Réviser et corriger les présentations PowerPoint.
• Créer et mettre à jour les organigrammes lors de changements internes.
• Participer à des projets liés à la Qualité et créer des présentations de soutien.
• Servir de liaison entre le VP, la haute direction et les parties externes.
• Préparer et consolider les rapports de dépenses et les documents financiers.
• Rédiger et mettre en forme la correspondance, les rapports et les notes de service.
• Gérer le courrier entrant et sortant.
• Rédiger des communications internes et externes en français et en anglais.
• Participer aux tâches budgétaires et contribuer à des projets spéciaux, événements sociaux et activités de reconnaissance.

Qualifications :

• Diplôme collégial ou universitaire en administration ou domaine connexe.
• Minimum de 7 ans d’expérience pertinente dans un rôle similaire.
• Bilingue (français et anglais) avec d’excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); à l’aise avec la technologie.
• Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à gérer plusieurs priorités efficacement.

Une autre version en anglais est également fournie pour un profil bilingue.