Executive Assistant / Adjoint(e) exécutif(ve)

Playground; Gaspé; On-site; CAD 70,000 - 85,000; Full time

Job summary

Playground, une destination de jeu renommée, recherche un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour soutenir son équipe de direction. Le poste implique la gestion des calendriers, la préparation des réunions et diverses tâches administratives essentielles à l'efficacité organisationnelle. Le candidat idéal possède des compétences solides en organisation, communication et résolution de problèmes, avec au moins 5 ans d’expérience en soutien à la direction.

Benefits

Rémunération compétitive

Rabais sur la nourriture

Opportunités d’avancement professionnel

Stationnement sur place

Événements d’entreprise

Opportunités de bénévolat via Playground Cares

Qualifications

• Minimum de 5 ans d’expérience professionnelle en soutien à la haute direction.
• Bilingue (français / anglais).
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à prioriser.

Responsibilities

• Gérer proactivement les calendriers de l’équipe de direction et les correspondances.
• Préparer et organiser des réunions, gérer la logistique.
• Gérer les documents tels que contrats et rapports.

Skills

Organisation

Communication écrite

Communication verbale

Résolution de problèmes

Education

Diplôme d’études post secondaires

Tools

G-Suite

Microsoft Office

Job description

Manage documents (contracts, reporting, account statements, etc.)

• Manage mail, package deliveries, etc.

Important Characteristics

Playground est une destination de jeu de renommée internationale située à seulement 15 minutes au sud du centre-ville de Montréal, sur le territoire mohawk de Kahnawake. Nous sommes actuellement en pleine expansion, avec de nouveaux espaces de jeu, un hôtel luxueux et des options de restauration spécialisées.

Aperçu du poste :

L’adjoint(e) exécutif(ve) joue un rôle clé de soutien auprès de notre équipe de direction. Les responsabilités incluent la gestion des calendriers, de la correspondance et des tâches administratives, ainsi que la préparation et la documentation des réunions. Ce poste implique également la gestion des demandes provenant de divers intervenants, des documents et des dépenses, ainsi que l'organisation des déplacements et des événements. L’adjoint(e) exécutif(ve) est essentiel(le) au maintien de l’efficacité, de la confidentialité et de la communication, contribuant ainsi au succès global de l’organisation.

Ce que nous offrons :

• Rémunération compétitive (70K$-85K$ / année selon expérience)
• Rabais sur la nourriture
• Opportunités d’avancement professionnel
• Stationnement sur place
• Événements d’entreprise
• Opportunités de bénévolat via Playground Cares

Responsabilités :

L’adjoint(e) exécutif(ve)

• Gérer proactivement les calendriers de l’équipe de direction, y compris le suivi des réunions, la correspondance et les tâches administratives.
• Préparer les réunions, prendre les procès-verbaux et coordonner la logistique.
• Gérer les inventaires et / ou les équipements.
• Répondre aux demandes des fournisseurs, investisseurs, entrepreneurs et membres de l’équipe.
• Gérer les documents (contrats, rapports, relevés de comptes, etc.).
• Préparer et soumettre les dépenses, organiser et gérer les déplacements, événements et réunions, y compris la logistique (matériel, lieu, repas, dépenses, etc.).
• Gérer et prioriser les courriels et les tâches, y compris coordonner les réponses de la direction au besoin.
• Gérer les demandes générales et la communication au nom de Playground et du Groupe Playground.
• Apporter un soutien aux projets, présentations et missions spéciales selon les besoins.
• Planifier et gérer les rendez-vous personnels, projets et déplacements, y compris le transport, l’hébergement, etc.
• Gérer le courrier, les livraisons de colis, etc.
• Exécuter diverses tâches de soutien personnel, telles que passer des commandes, l’entretien de véhicules, les courses générales, etc.
• Bilingue (français / anglais).
• Diplôme d’études post secondaires ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Minimum de 5 ans d’expérience professionnelle en soutien à la haute direction.
• Excellentes compétences organisationnelles, capacité à gérer et prioriser plusieurs tâches avec une grande attention aux détails.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Excellente maîtrise des outils informatiques, notamment G-Suite et Microsoft Office, et capacité à apprendre de nouveaux logiciels.

Caractéristiques importantes :

• Organisé(e) – vous gérez plusieurs tâches sans faille et les priorisez efficacement. Vous portez attention aux détails afin que l’équipe de direction n’ait pas à s’en soucier !
• Autonome – vous êtes responsable de votre travail, vous prenez des initiatives avec fierté et vous n’avez pas besoin d’une supervision constante pour rester productif (ve).
• Digne de confiance – vous faites preuve d’une discrétion, d’un tact, d’une intégrité et d’un sens de l’étiquette irréprochables, ainsi que d’un bon jugement, surtout dans les situations confidentielles ou sensibles.
• Communicateur(trice) expert(e) – vous êtes à l’aise avec les gens, vous avez une excellente étiquette téléphonique et vous savez transmettre clairement et efficacement votre message.
• Résolution de problèmes – vous êtes proactif( ve) et avez la capacité d’identifier rapidement les problèmes et les opportunités. Vous avez l’esprit analytique et aimez résoudre des problèmes complexes.