Coordonnatrice ou Coordonnateur intermédiaire, Soutien administratif

University of Ottawa; Ottawa; On-site; CAD 62,000 - 78,000; Full time

Job summary

L’Université d’Ottawa, située à Ottawa, recrute un assistant administratif pour le service Pathologie Administration, Pavillon Roger-Guindon. Poste à temps plein dans une équipe dynamique, 35 heures par semaine.

Vous gèrerez les tâches logistiques liées aux programmes, les inscriptions et les communications, veillant au respect des délais, au suivi financier et à l’excellence du service à la clientèle. Le poste inclut l’inventaire, la production de rapports et la coordination avec des

Qualifications

• Formation postsecondaire en administration ou expérience équivalente.
• Au moins 3 ans d’expérience en coordination administrative.
• Maîtrise des logiciels Microsoft Office et des outils de gestion de contenu Web.
• Bilinguisme français et anglais exigé (écrit et oral).

Responsibilities

• Réaliser des tâches opérationnelles liées à la prestation d’un programme dans un service ou environnement de recherche.
• Effectuer les tâches administratives et financières courantes et assurer le suivi budgétaire.
• Gérer les inscriptions aux activités et événements, et coordonner les communications.
• Maintenir un inventaire précis des ressources et planifier les besoins matériels et d’espace.
• Produire divers rapports pour les gestionnaires et soutenir les initiatives d’amélioration continue.

Skills

Service à la clientèle

Bilinguisme FR/EN

Organisation et planification

Communication efficace

Education

Formation postsecondaire en administration

Tools

Microsoft Office

Gestion de contenu Web (CMS)

Job description

Famille D’emplois

Soutien administratif

Faculté/Service - Département

Pathologie Administration

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Motif De L'offre D'emploi

Remplacement d'un poste permanent

Type D’emploi

Employé

Durée anticipée en mois

(pour les contrats et les affectations temporaires):

Famille D’emplois

Soutien administratif

Nombre De Postes à Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

Pathologie Administration

Campus

Pavillon Roger-Guindon

Affiliation Syndicale

PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/10/19

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/10/30

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

SSUO Grade 07

Échelle Salariale

$62,027.00 - $78,349.00

Au sujet de la Faculté de médecine
Bienvenue à la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa, la première et à la plus grande faculté de médecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont accès à des installations de pointe et à des instituts spécialisés où ils apprennent aux côtés de médecins et de scientifiques de renommée internationale. Constamment classée parmi les 10 premières écoles de médecine au Canada, notre faculté figure parmi les meilleures facultés de médecine dans le monde pour l’impact de sa recherche en sciences biomédicales et de la santé.

Raison D’être Du Poste

Assumer la responsabilité des tâches logistiques liées à la prestation des programmes d’une faculté, d’un service ou d’un environnement de recherche – notamment les cours, les ateliers, la formation et les activités spéciales – et veiller au déroulement harmonieux et efficace des activités, tout en offrant une expérience client exceptionnelle. Coordonner certains aspects de la gestion des ressources physiques et matérielles, entre autres les ententes avec des fournisseurs externes et divers services de l’Université d’Ottawa. Réaliser diverses tâches administratives liées à la prestation de programmes, notamment les transactions financières et les communications courantes. Peut être appelé à accomplir des tâches logistiques lors de projets spéciaux relevant du programme général.

Responsabilités Typiques

• Fonctionnement du programme : Réaliser diverses tâches opérationnelles liées à la prestation continue d’un programme au sein d’un service, du secteur scolaire ou d’un environnement de recherche. Réaliser des tâches administratives ou financières courantes, et toutes les activités opérationnelles liées à la prestation de programme de façon efficace et selon le cadre budgétaire. Effectuer des tâches de dépannages lors d’imprévus dans l’exécution du programme, et mettre en œuvre des solutions créatives pour assurer la poursuite des activités. Tenir un registre précis des principales données historiques et des paramètres du programme.
• Service à la clientèle et communications : Agir comme agent de liaison entre les gestionnaires de programme, les clients, les contributeurs, les experts et les divers intervenants afin d’assurer la transmission efficace des renseignements clés sur les éléments du programme sous sa responsabilité. Veiller à ce que les renseignements sur le programme, les échéances et les exigences soient exacts, clairs, accessibles et à jour. Tenir compte des commentaires de la clientèle et renvoyer les questions plus complexes aux gestionnaires de programme concernés, dans un souci d’excellence du service.
• Inscription aux activités et événements : Gérer les inscriptions en vue d’une participation continue aux programmes offerts. Planifier et exécuter un processus d’inscription efficace aux événements spéciaux et en faire le suivi. Réaliser d’autres tâches courantes visant à soutenir le bon déroulement des événements relevant du programme.
• Coordination des ressources : Tenir un inventaire exact des ressources nécessaires à la prestation de programme. Participer à la planification générale relative aux programmes offerts en anticipant les besoins en ressources pour les cycles du programme, notamment les besoins matériels et en matière d’espace.
• Production de rapports : Produire divers rapports pour les gestionnaires de programme en appui à la planification et aux initiatives d’amélioration continue.

Qualités Essentielles

Connaissances, expérience et compétences :

• Formation postsecondaire en administration, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience
• Au moins trois (3) ans d’expérience pertinente en coordination administrative

Autres Qualités

• Expérience reconnue en service à la clientèle
• Expérience au sein d’un établissement postsecondaire ou d’un autre type d’organisation complexe (un atout)
• Maîtrise de tous les logiciels de la suite Microsoft Office
• Maîtrise des applications de gestion de contenu Web (un atout)
• Excellent sens de l’organisation et souci du détail dans un environnement où les activités se déroulent rapidement
• Capacité à produire un travail de grande qualité dans un environnement où les échéanciers sont stricts et nombreux
• Excellentes compétences en relations interpersonnelles et en communication
• Capacité reconnue à travailler en équipe
• Capacité à travailler à l’occasion en dehors des heures normales
• Capacité à se déplacer à l’occasion hors de la région
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite)

Compétences Clés à l’Université D’Ottawa

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification :

Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle :

Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération :

Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [e-mail]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :

Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.