Coordonnatrice ou coordonnateur, Soutien à la recherche et aux programmes

University of Ottawa; Ottawa; On-site; CAD 76,000 - 96,000; Full time

Job summary

University of Ottawa recherche un(e) Responsable administratif(ve) pour coordonner les activités quotidiennes des Centres de recherche sur les francophonies canadiennes, en veillant à l’efficacité opérationnelle et à la visibilité des programmes.

Sous la direction du Directeur, vous supervisez les évènements, le marketing et les communications internes et externes, en assurant la conformité budgétaire et des procédures.

Qualifications

• Diplôme postsecondaire dans une discipline connexe ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
• Au moins trois années d’expérience dans un rôle semblable.
• Expérience en planification et en gestion d’évènements.
• Expérience en gestion de projet et en supervision.
• Connaissance avancée des systèmes informatiques et des outils de conception graphique, des plateformes de médias sociaux et des bases de données.

Responsibilities

• Opérations: gérer les opérations quotidiennes, le budget et l’administration des Centres affectés.
• Gestion d’évènements: planifier et réaliser des évènements petits à moyens, gérer le budget et les échéanciers.
• Communications: élaborer et mettre en œuvre le plan de communication annuel et coordonner les contenus (rapports, bulletins, brochures, discours, sites Web, médias sociaux et communiqués).
• Marketing: concevoir et mettre en œuvre des stratégies de marketing conformes aux normes de l’Université et de la Faculté, et coordonner la production avec les graphistes et les imprimeurs.
• Documentation: assurer une tenue rigoureuse des dossiers et l’inventaire des items Centres.

Skills

Planification

Organisation

Relations publiques

Communication

Gestion de budgets

Supervision

Français/Anglais (Bilingue)

Education

Diplôme postsecondaire connexe

3 années d'expérience

Tools

Drupal

Constant Contact

Applications Web / outils de conception graphique

Job description

Motif De L'offre D'emploi

Remplacement temporaire d'un poste permanent

Type D’emploi

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

12

Famille D’emplois

Soutien à la recherche et aux programmes

Nombre De Postes à Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

Centre de recherche sur les francophonies canadiennes

Campus

Pavillon Morisset

Affiliation Syndicale

PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/10/12

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/10/23

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

SSUO Grade 09

Échelle Salariale

$76,104.00 - $96,135.00

Raison D’être Du Poste

Sous la direction du Directeur, Centre de recherche sur les francophonies canadiennes, veiller à la coordination des activités quotidiennes des Centres de recherche assignés, ce qui comprend la coordination d’évènements, la coordination du marketing et de la communication, ainsi que l’administration des opérations. Planifier et mettre en œuvre des communications et des activités de soutien clés en appui aux programmes de recherche, de sensibilisation, de formation et de perfectionnement des Centres. Mettre en place un solide système de gestion des personnes-ressources et rallier proactivement les publics cibles grâce à une variété d’outils de communication et de sensibilisation, en vue de mettre en œuvre les plans de communication de projet des Centres visant à projeter une image positive, à promouvoir les Centres et à augmenter leur visibilité à la Faculté des arts, à l’Université d’Ottawa et à l’extérieur de l’Université.

• Les fonctions du poste se feront uniquement en français. La candidate ou le candidat doit démontrer une excellente maîtrise de la langue française.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

• Opérations : Être responsable des opérations quotidiennes des Centres, y compris la planification et la gestion du budget, ainsi que l’administration. Cerner les besoins en procédures et méthodes en vue d’offrir une clarté opérationnelle, une efficacité et une gestion des activités et des risques. Coordonner, mener, superviser et planifier des activités qui comportent des tâches administratives et des fonctions de budgétisation avec le personnel désigné du bureau du vice-doyen à la recherche.
• Gestion d’évènements : Diriger tous les aspects de la planification et de la réalisation des évènements de petite et moyenne taille, ainsi que d’autres évènements spéciaux afin de projeter une image positive des Centres, de la Faculté et de l’Université. À cette fin, travailler avec le personnel et les membres des Centres, déterminer les activités, les éléments et les échéanciers clés, voir à la planification et à l’exécution sans heurt de la logistique des évènements, et surveiller et communiquer les progrès. Établir les budgets des évènements et d’assurer que toutes les activités respectent les limites budgétaires.
• Communications : Dresser et mettre en œuvre un plan de communication annuel qui répond aux besoins en communication des Centres concernant divers publics cibles à l’interne et à l’externe. À cette fin, rédiger le contenu des rapports annuels, des bulletins d’information, des brochures, des discours, des sites Web, des médias sociaux et des communiqués de presse, puis coordonner et relire leur traduction. Analyser les besoins et procéder aux analyses coûts-avantages touchant les plans de communication proposés pour soutenir les activités des Centres et pour s’assurer que les activités connexes se conforment aux restrictions budgétaires.
• Marketing : Développer et mettre en œuvre des stratégies de marketing pour les Centres conformément aux normes de l’Université et de la Faculté. À cette fin, concevoir le matériel de marketing, puis collaborer avec les concepteurs graphiques et les ressources chargées de la photographie et de l’impression durant sa production pour promouvoir les Centres, tout en assurant la conformité aux normes graphiques. Analyser les besoins et procéder aux analyses coûts-avantages touchant les plans de marketing proposés pour soutenir les activités des Centres et pour s’assurer que les activités connexes se conforment aux restrictions budgétaires.
• Documentation : Veiller à ce que la documentation et la tenue des dossiers soient appropriées, organisées et conformes à toutes les normes applicables. Maintenir un inventaire des items Centres, y compris les logiciels, le matériel et les manuels. Organiser l’horaire d’allocation des locaux des Centres.

Ce Que Vous Apportez

• Connaissance des principes de communication et en administration, normalement acquise au moyen d’un diplôme postsecondaire dans une discipline connexe ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
• Au moins trois années d’expérience manifeste dans un rôle semblable.
• Expérience de la planification et de l’organisation d’évènements.
• Expérience en gestion de projet.
• Expérience de gestion de budgets.
• Expérience en supervision
• Connaissance avancée des systèmes informatiques et des logiciels, y compris les applications Web et de conception graphique, des systèmes de gestion des personnes-ressources, des plateformes de médias sociaux, des tableurs, des bases de données, d’Internet et du courrier électronique. Connaissance de Drupal et de Constant Contact, un atout.
• Connaissance des lignes directrices sur l’accessibilité Web et expérience de leur application.
• Expérience de la planification et de la mise en œuvre des plans de communication.
• Expérience de la présentation d’exposés devant de grands groupes dans les deux langues officielles.
• Excellentes aptitudes en relations publiques, en relations interpersonnelles et en communication.
• Solides habiletés organisationnelles.
• Capacité et disponibilité à travailler à l’occasion en dehors des heures normales de bureau
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite)

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [e-mail]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :

Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.