Coordonnatrice, coordonnateur, Gestion des programmes d’études

University of Ottawa; Ottawa; On-site; CAD 58,000 - 73,000; Full time

Job summary

Université d’Ottawa cherche un agent administratif pour soutenir le gestionnaire des études postdoctorales de l’unité Civic et assurer un accès en temps opportun à des activités éducatives pour résidents et professeurs.

Le poste est un remplacement temporaire de 23 mois au campus Pavillon Roger-Guindon, 35 heures/semaine. Expérience administrative exigée et maîtrise d’outils informatiques (Outlook, Internet, Microsoft Office) recommandée.

Qualifications

• Études postsecondaires ou l’équivalent.
• Expérience administrative d’au moins 3 ans serait un atout.
• Connaissance d’un système complexe d’établissement d’horaires.
• Bonnes compétences en informatique (Outlook, Internet, Microsoft Office).

Responsibilities

• Planifier les engagements des membres de l’équipe soignante (médecins, résidents et résidentes) et coordonner les horaires de garde, cliniques et d’enseignement.
• Tenir à jour le registre des congés et ajuster les horaires en conséquence.
• Aider à la préparation de réunions, à la rédaction de procès-verbaux et à la planification d’événements (CaRMS, collation des grades).
• Tenir à jour les contrats ou les factures, et envoyer mensuellement l’avis de règlement à la comptabilité.

Skills

Planification

Initiative

Travail d’équipe

Souci du service à la clientèle

Education

Études postsecondaires ou l’équivalent

Tools

Outlook

Internet

Microsoft Office

Job description

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Motif De L'offre D'emploi

Remplacement d'un poste temporaire

Type D’emploi

Employé

Durée anticipée en mois

23

Famille D’emplois

Gestion des programmes d’études

Nombre De Postes à Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

DMF Éducation

Campus

Pavillon Roger-Guindon

Affiliation Syndicale

N/A

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/10/15

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/10/26

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

Personnel non syndiqué, classe NC3 - 35 heures

Échelle Salariale

$58,441.00 - $73,051.00

Au sujet de la Faculté de médecine

Bienvenue à la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa, la première et à la plus grande faculté de médecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont accès à des installations de pointe et à des instituts spécialisés où ils apprennent aux côtés de médecins et de scientifiques de renommée internationale. Constamment classée parmi les 10 premières écoles de médecine au Canada, notre faculté figure parmi les meilleures facultés de médecine dans le monde pour l’impact de sa recherche en sciences biomédicales et de la santé.

Raison D’être Du Poste

Sous la supervision du gestionnaire des études postdoctorales, fournir un soutien administratif au gestionnaire des études postdoctorales de l’unité Civic, à la direction de l’unité et à d’autres membres du corps enseignant occupant des rôles clés afin d’offrir aux résidents et aux professeurs un accès en temps opportun à des activités éducatives de haute qualité à l’appui du programme de médecine familiale.

Dans Ce Poste, Vous

• Planifier les engagements des membres de l’équipe soignante (médecins, résidents et résidentes) afin que toutes les exigences universitaires et cliniques soient respectées et mises à jour, en prenant en considération les obligations personnelles et universitaires du personnel enseignant, des résidents et des résidentes; coordonner entre autres les horaires de garde, les horaires cliniques et les horaires d’enseignement.
• Tenir à jour un registre des congés pris par les membres du corps enseignant, les résidents et les résidentes, et apporter les changements appropriés aux horaires touchés afin de veiller à l’efficacité et à l’efficience du programme.
• Aider à la préparation de réunions, à la rédaction de procès-verbaux et de correspondance ainsi qu’à la planification d’événements (p. ex. CaRMS, collation des grades) afin d'assurer la viabilité administrative du programme.
• Tenir à jour les contrats ou les factures, consigner les quarts de travail effectués par du personnel contractuel ou suppléant (locums) et envoyer mensuellement l’avis de règlement à la comptabilité pour paiement.

Ce Que Vous Apportez

• Études postsecondaires ou l’équivalent.
• Au moins trois ans d’expérience dans des fonctions administratives.
• Expérience de travail dans un milieu médical ou d’enseignement serait un atout.
• Expérience et connaissances nécessaires pour appliquer des procédures administratives.
• Connaissance d’un système complexe d’établissement d’horaires.
• Connaissance d’outils informatiques comme le courriel (Outlook), Internet et la suite Microsoft.
• Capacité à travailler sous pression.
• Capacité à travailler de façon autonome.
• Aptitude à travailler de façon autonome sur un vaste éventail de projets.
• Capacité à faire preuve, au quotidien, d’un niveau élevé de jugement, de sensibilité, d’assurance, de courtoisie, de diplomatie et d’un excellent esprit d’initiative dans ses relations professionnelles.
• Capacité à établir et à maintenir des relations de travail saines avec ses collègues dans le cadre de son travail.
• Grand sens de l’organisation.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite en anglais. Compétences en français, un atout.
• Capacité à respecter la confidentialité en tout temps et à faire preuve de professionnalisme et de fiabilité.
• Flexibilité.

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [e-mail]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :

Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.