Agente principale ou agent principal, Administration des études

University of Ottawa; Ottawa; On-site; CAD 68,000 - 86,000; Full time

Job summary

Université d'Ottawa recherche un agent administratif pour l’administration des études au sein de la Faculté des sciences de la santé. Le poste est temporaire jusqu’au 30 novembre 2028, remplacement d’un employé absent, avec 35 heures par semaine et affiliation PSUO.

Vous analyserez les dossiers, gérerez les inscriptions et soutiendrez les cérémonies de remise des diplômes, tout en assurant un service client de qualité et le suivi des demandes des étudiants.

Qualifications

• Formation postsecondaire et expérience pertinente dans un rôle semblable.
• Connaissance des programmes scolaires du secondaire au supérieur.
• Interprétation, communication et mise en œuvre des procédés et politiques.
• Expérience en collecte et analyse de données et rédaction de rapports administratifs.

Responsibilities

• Admission : analyser les dossiers et assurer le suivi des demandes.
• Choix de cours et inscriptions : vérifier admissibilité et traiter les demandes.
• Obtention des grades : évaluer les dossiers et assister aux cérémonies de remise des diplômes.
• Activités de recrutement : promouvoir l’université et ses programmes lors d’événements.

Skills

Connaissance administrative

MS Office

Gestion des dossiers

Service client

Planification organisationnelle

Analyse de données et rapports

Communication FR/EN

Bilinguisme FR/EN

Education

Formation postsecondaire

Tools

Microsoft Office

Job description

Motif De L'offre D'emploi

Remplacement d'un poste permanent

Type D’emploi

Employé

Durée anticipée en mois

(pour les contrats et les affectations temporaires): 24

Famille D’emplois

Administration des études

Nombre De Postes à Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

Services scolaires, études supérieures

Campus

Campus principal

Affiliation Syndicale

PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/10/05

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/10/15

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

SSUO Grade 08

Échelle Salariale

$68 149,00 - $86 083,00

Laisse ta marque à la Faculté des sciences de la santé !

La santé nous touche tous à cœur et on s'engage à devenir un leader reconnu nationalement et internationalement dans le développement d'approches novatrices liées à la vie active, la promotion de la santé, et des services de qualité.

Notre succès repose sur nos étudiants et notre personnel. Joignez-vous à nous et chaque jour, vous aurez l'occasion d'avoir un impact significatif alors que nous grandissons ensemble et rendons une incroyable faculté encore meilleure.

Raison D’être Du Poste

Sous la supervision du Superviseur, administration des études (cycles supérieurs) de la Faculté des sciences de la santé, faire fonction de premier point de contact pour les étudiantes et étudiants en recevant et en anticipant les différentes demandes des étudiantes et des étudiants en accusant réception de ces demandes, en y donnant suite et en assurant un service à la clientèle de qualité supérieure à la moyenne pour attirer, conserver et maintenir des groupes d'étudiants en nombre suffisant dans tous les programmes d'études. Accomplir des tâches administratives, comme évaluer les demandes, formuler des recommandations, approuver certaines demandes et assurer un suivi auprès des étudiantes et étudiants, de ses collègues et des autres facultés. En qualité d'ambassadrice ou d'ambassadeur de l'Université et de la faculté, assister aux cérémonies de collation des grades et à divers événements afin de promouvoir les services de l'Université d'Ottawa et de la faculté.

Note: Ceci est un contrat ou une affection temporaire jusqu'au 30 novembre, 2028 pour remplacer une employée en affectation temporaire.

Dans ce rôle, vous aurez, entre autres, les responsabilités suivantes :

• Admission : Analyser les dossiers des étudiantes et étudiants dont l’acceptation ou les équivalences sont conditionnelles afin que le ou la spécialiste, Cheminement scolaire et persévérance des étudiants, puisse communiquer avec ces étudiantes et étudiants à des fins de suivi. Surveiller ces dossiers pour garantir que les échéances administratives et scolaires sont respectées.
• Choix de cours et processus d’inscription : Faire fonction de premier point de contact pour les étudiantes et étudiants en recevant leurs demandes de choix de cours et d'inscription et en accusant réception de ces demandes. Déterminer l'admissibilité de la demande. Si la demande est admissible, approuver le choix de cours des étudiantes et étudiants spéciaux et de première année ainsi que prendre les mesures qui s'imposent pour mener à terme les demandes.
• Obtention des grades : Effectuer une première évaluation des dossiers en suivant les politiques et processus servant à relever et à préparer les dossiers pour la remise des diplômes. Assister aux cérémonies de collation des grades en qualité d'ambassadrice ou d'ambassadeur de l’Université.
• Activités de recrutement : En qualité d'ambassadrice ou d'ambassadeur de l’Université, promouvoir l’Université d'Ottawa ainsi que ses programmes et services pendant les foires commerciales et les activités de recrutement.

Ce Que Vous Apportez

• Connaissance de l’administration normalement acquise dans le cadre d’une formation postsecondaire et de plusieurs années d'expérience dans un rôle semblable.
• Connaissance des programmes scolaires de niveaux secondaire et collégial, du premier cycle et des cycles supérieurs.
• Connaissance et expérience de l'interprétation, de la communication et de la mise en oeuvre des procédés, politiques et méthodes.
• Expérience de la collecte et de l’analyse de données et de la rédaction de rapports administratifs et statistiques.
• Expérience en résolution de problèmes et prise de décisions.
• Expérience de la prestation de services à la clientèle.
• Expérience de la mise en oeuvre de stratégies et de plans d'activités pour des étudiantes et étudiants.
• Expérience pratique de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Access), du traite-ment de texte, de Windows et d'Internet.
• Capacité de composer avec des priorités conflictuelles et de respecter des délais serrés dans un milieu de travail où le rythme est soutenu.
• Aptitudes organisationnelles et analytiques, excellent jugement et attention aux détails.
• Capacité d'écoute et solid sens de l'éthique professionnelle.
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite).

Bilinguisme: français et anglais (expression orale et écrite); les candidats doivent atteindre un niveau de compétence Avancé 1 (Low Advanced) ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde pour être considérés pour ce poste. Le niveau de compétence linguistique des candidats est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa : Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales. Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible. Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre. Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à [e-mail]. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :

Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.