Coordonnateur(trice) construction

Westcliff Management Ltd; Montreal (administrative region); On-site; CAD 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Westcliff Management Ltd recherche un(e) chargé(e) administratif(ve) pour soutenir le VP Construction et assurer les activités quotidiennes liées à la gestion du service. Vous coordonnez les appels d’offres, les bons de commande, les contrats et les documents de fin de projet, en veillant au respect des procédures et à la traçabilité des dossiers.

Le poste requiert un DEC/AEC en administration, 5 ans d’expérience pertinente et une maîtrise du pack Office et de Yardi.

Qualifications

• Sens de l'initiative et capacité à travailler en équipe ou seul(e).
• Grande attention aux détails.
• Compétences efficaces en gestion du temps et en organisation.
• Maîtrise des logiciels de bureau et de comptabilité.

Responsibilities

• Soutien aux chargés de projets et processus contractuels.
• Seconder les chargés de projets.
• Préparer et transmettre les appels d’offres aux entrepreneurs, selon les demandes.
• Préparer et transmettre les bons de commande et les conserver au dossier.
• Préparer les contrats de 25 000 $ et plus, puis en assurer la signature par les intervenants concernés.
• Créer et mettre à jour les registres des dénonciations de contrat, des quittances reçues et des montants retenus pour les projets d’envergure.
• Assurer la réception des documents de fin de projet requis pour traiter les retenues contractuelles, notamment les déclarations solennelles, les quittances finales, les attestations de conformité et les garanties applicables.
• Demander les chèques requis pour les permis municipaux auprès de la Comptabilité.
• Préparer les procurations pour les demandes de permis de construction des travaux du Bailleur, lorsque requis.
• Assister à la préparation des demandes de scellage de compteurs et sous-compteurs (Mesures Canada), de subventions (Énergir, Hydro-Québec, etc.), relativement aux travaux du Bailleur.
• Recevoir les factures, les regrouper, en vérifier l’exactitude, les faire approuver et les transmettre à la Comptabilité, puis conserver les copies papier pour fins de référence.
• Faire le suivi des paiements, sur demande.
• Vérifier l’exactitude des documents d’allocation aux locataires transmis par la Location, les soumettre au vice-président pour approbation et retourner le tout à la Location.
• Recevoir les baux, offres, ententes, amendements et autres documents transmis par la Location ou le Contentieux, vérifier les clauses liées à la construction et mettre à jour les informations pertinentes dans le document de construction de l’intranet.

Skills

Gestion administrative

Organisation

Attention aux détails

Communication interpersonnelle

Bilingue Français/Anglais

Education

DEC/AEC en administration

Tools

Excel

Word

Outlook

Yardi

Job description

L'opportunité

Relevant du Vice-président, Construction, vous agissez à titre de personne ressource et vous assumez les différentes tâches de soutien administratif pour assurer les activités quotidiennes liées à la gestion du service de construction.

L'opportunité

Relevant du Vice-président, Construction, vous agissez à titre de personne ressource et vous assumez les différentes tâches de soutien administratif pour assurer les activités quotidiennes liées à la gestion du service de construction.

Pour réussir dans ce poste, le candidat doit être minutieux, axé sur les résultats et démontrer une capacité à gérer plusieurs tâches et à établir des priorités dans un environnement en évolution.

Responsabilités principales

Soutien aux chargés de projets et processus contractuels

• Seconder les chargés de projets.
• Préparer et transmettre les appels d’offres aux entrepreneurs, selon les demandes.
• Préparer et transmettre les bons de commande et les conserver au dossier.
• Préparer les contrats de 25 000 $ et plus, puis en assurer la signature par les intervenants concernés.
• Créer et mettre à jour les registres des dénonciations de contrat, des quittances reçues et des montants retenus pour les projets d’envergure.
• Assurer la réception des documents de fin de projet requis pour traiter les retenues contractuelles, notamment les déclarations solennelles, les quittances finales, les attestations de conformité et les garanties applicables.

Permis, autorisations et demandes réglementaires

• Demander les chèques requis pour les permis municipaux auprès de la Comptabilité, selon les besoins.
• Préparer les procurations pour les demandes de permis de construction des travaux du Bailleur, lorsque requis.
• Assister à la préparation des demandes de scellage de compteurs et sous-compteurs (Mesures Canada), de subventions (Énergir, Hydro-Québec, etc.), relativement aux travaux du Bailleur.

Facturation, paiements et approbations financières

• Recevoir les factures, les regrouper, en vérifier l’exactitude, les faire approuver et les transmettre à la Comptabilité, puis conserver les copies papier pour fins de référence.
• Faire le suivi des paiements, sur demande.
• Vérifier l’exactitude des documents d’allocation aux locataires transmis par la Location, les soumettre au vice-président pour approbation et retourner le tout à la Location.

Coordination avec les locataires, la Location et l’Exploitation

• Recevoir les baux, offres, ententes, amendements et autres documents transmis par la Location ou le Contentieux, vérifier les clauses liées à la construction et mettre à jour les informations pertinentes dans le document de construction de l’intranet.
• Préparer l’autorisation de demande de permis du locataire, adressée à la ville relativement à ses plans, puis la transmettre au locataire.
• Préparer et transmettre aux locataires les avis pertinents concernant la possession d’un local ou les demandes de plans, selon le cas.
• Recevoir les fiches d’ouverture, de fermeture ou de changement transmises par l’Exploitation, mettre à jour les informations relatives aux locataires dans le document de construction de l’intranet et classer les documents dans le répertoire approprié.

Gestion documentaire et classement

• Tenir à jour les informations et documents internes et externes dans les répertoires de classement des dossiers.

Soutien administratif général

• Traiter les demandes occasionnelles d’organismes gouvernementaux (fédéral, provincial et municipal), paragouvernementaux et autres, ainsi que d’entreprises externes, de centres commerciaux et du Siège social.
• Traduire de courts documents, à l’occasion.
• Tout autre tâches connexes

Exigences Du Poste

• Sens de l'initiative et capacité à travailler en équipe ou seul(e)
• Grande attention aux détails.
• Compétences efficaces en gestion du temps et en organisation.
• Solides compétences analytiques et autonomie.
• Maîtrise des logiciels de bureau et de comptabilité
• Compréhension approfondie de la terminologie liée à la gestion, aux principes et aux procédures du secteur construction/immobilier.
• Démonstration d’une approche proactive de la résolution de problèmes et d’une bonne capacité de prise de décision.
• Très bonnes compétences interpersonnelles et capacité à établir des relations avec les parties prenantes internes et externes.
• Aptitude avérée à traiter des informations confidentielles avec discrétion, à s'adapter à diverses demandes et à faire preuve d’un haut niveau de service à la clientèle et de réactivité.
• Solides compétences organisationnelles reflétant la capacité à exécuter et à gérer des tâches multiples sans interruption, avec un excellent souci du détail.
• Capacité à respecter les échéances, et ce, en toute efficacité.

Qualifications

• Diplôme d'études collégiales (DEC/AEC) en administration ou formation équivalente.
• 5 ans d'expérience pertinente dans un emploi lié à la construction.
• Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook),
• Expérience avec le système Yardi, un atout.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais et en français, afin de communiquer avec les fournisseurs et sous-traitant à l'extérieur du Québec.

Le genre masculin est utilisé dans le présent affichage comme genre neutre.