Coordonnateur(trice) aux opérations

Groupe Nordik; Chelsea; On-site; CAD 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Avantages sociaux

Job summary

Nordik Spa Village recherche un Coordonnateur(trice) aux opérations pour assurer le soutien administratif et opérationnel auprès du directeur des opérations et des équipes de l’Administration. Vous coordonnez communications internes, réunions, événements et tâches administratives variées sur le site.

Le poste est à temps plein, temporaire pour 6 mois, basé à Chelsea, QC, avec un équilibre jour/soirées et week-ends selon l’activité.

Qualifications

• Minimum d'un (1) à trois (3) années d'expérience dans un rôle administratif, idéalement dans le domaine hôtelier, touristique ou du bien-être.
• Excellentes habiletés organisationnelles et grande capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Sens de l'initiative, autonomie et souci du détail.
• Excellentes habiletés de communication (orale et écrite) en français et en anglais.
• Habileté à collaborer avec différentes équipes et parties prenantes internes et externes.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et aisance avec les outils numériques de gestion de projet (ex. : ClickUp) et de conception graphique (ex. : Canva).
• Discrétion et sens du professionnalisme dans la gestion de renseignements confidentiels.
• Approche axée sur le service à la clientèle et souci de l'expérience employé et invité.
• Capacité à travailler efficacement dans un environnement dynamique et en constante évolution.

Responsibilities

• Assurer le soutien administratif du directeur des opérations, incluant la gestion de l'agenda, la préparation du daily briefing et la coordination du scrum quotidien.
• Effectuer les commandes de papeterie et de café pour le département de l'Administration.
• Apporter un soutien administratif ponctuel aux opérations, incluant la prise de mesures, les inventaires et diverses validations.
• Participer aux tests du système de gestion de la relation client (CRM), au besoin.
• Assurer l'accueil des invités VIP et des influenceurs, incluant la préparation de la fiche client, les communications préalables, l'attribution de casier, l'enregistrement (check-in) et la présentation du site.
• Préparer les bouteilles à graver destinées aux VIP, aux influenceurs et aux nouveaux employés.
• Assurer la gestion des réservations de la Loge 19 (salles de réunion et chambres), incluant les communications et l'envoi des codes d'accès, ainsi que la coordination avec l'équipe corporative pour les Lofts, au besoin.
• Coordonner les communications et publications destinées aux leaders et aux artisans, incluant les courriels et les publications sur Viva Engage.
• Assurer la mise à jour et l'affichage de la signalisation directionnelle (wayfinding) sur le site, incluant les impressions au format 11 x 17.
• Collaborer à la production de La Gazette du Village.
• Communiquer les codes promotionnels et leurs critères d'application aux équipes.
• Participer à la création de contenus visuels dans Canva, tels que des affiches et autres outils de communication.
• Assurer la mise en page et l'impression, ou la réimpression, des menus.
• Assurer l'ouverture et le suivi des billets liés à Websynco ainsi qu'aux produits et au design, en collaboration avec les équipes concernées.
• Participer aux rencontres bimensuelles portant sur les produits.
• Assurer le suivi des rencontres de service technique en relayant l'information aux parties prenantes, en prenant des notes et en assurant les communications de suivi.
• Coordonner les journées « Découverte en famille » ainsi que divers événements internes.
• Soutenir la planification et la logistique des séances photo tenues sur le site.
• Assister les directeurs avec l’organisation des rencontres hebdomadaires.
• Participer aux debriefs d'audit et à la création des billets qui en découlent.
• Organiser la rencontre mensuelle de leadership et le 5 à 7 des leaders, incluant la préparation de la présentation PowerPoint en collaboration avec l'équipe marketing, la planification logistique et l'animation (Kahoot).

Skills

Organisation

Communication (FR/EN)

Autonomie

Gestion multi-dossiers

Service client

Tools

Microsoft Office

ClickUp

Canva

Job description

Coordonnateur(trice) aux opérations

Temporaire-Contrat Chelsea, QC, CA

Il y a 2 jour(s) Identifiant de la demande: 3384

Pour ceux qui rêvent d'être ailleurs, le Nordik Spa Village est un havre de bien-être. Offrant le plus grand choix d'expériences dédiées au bien-être du corps et de l'esprit en Amérique du Nord, le Nordik Spa Village vous permet de renouer avec les éléments, les autres et vous-même. Il offre un refuge pour échapper à la vie moderne et offre la possibilité de donner à la vie un moment de répit.

Joignez-vous à nous!

Lorsque vous travaillez au Nordik Spa Village, vous ne faites pas que gagner un emploi, vous trouvez une famille. Nous sommes fiers que notre communauté soit l'une des plus chaleureuses et des plus accueillantes et nos invités l'apprécient vraiment. Nous mettons tout en œuvre pour offrir d'excellents soins à notre clientèle et assurons le bien-être de nos employés qui sont nos artisans.

Ce que nous sommes

Notre mission est de donner à nos invités un moment de répit en leur offrant un refuge, loin des pressions de la vie moderne, où ils peuvent redécouvrir leur propre bien-être et, par conséquent, vivre une vie plus heureuse et plus longue. Votre rôle en tant qu'artisan de notre Spa Village est de cultiver la paix. Ici, au Nordik Spa Village, nous formons une équipe passionnée et dévouée. Nous sommes toujours enthousiastes, serviables, consciencieux, discrets et surtout respectueux. Nous nous soucions profondément de chacun des invités et collègues artisans dans notre spa de bien-être.

Ce que nous voulons

Nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) qui jouera un rôle clé de soutien administratif et opérationnel auprès du directeur des opérations et des équipes du département de l'Administration. Vous assurez la coordination des communications internes, l'organisation des rencontres et des événements, ainsi que la gestion de diverses tâches administratives contribuant au bon fonctionnement du site. Vous agissez comme point de contact privilégié auprès de plusieurs parties prenantes internes et externes, et contribuez activement à une expérience harmonieuse pour les artisans, les leaders et les invités VIP. Vous participez également, au besoin, aux projets et dossiers organisationnels.

Ce que vous ferez

• Assurer le soutien administratif du directeur des opérations, incluant la gestion de l'agenda, la préparation du daily briefing et la coordination du scrum quotidien;
• Effectuer les commandes de papeterie et de café pour le département de l'Administration;
• Apporter un soutien administratif ponctuel aux opérations, incluant la prise de mesures, les inventaires et diverses validations;
• Participer aux tests du système de gestion de la relation client (CRM), au besoin;
• Assurer l'accueil des invités VIP et des influenceurs, incluant la préparation de la fiche client, les communications préalables, l'attribution de casier, l'enregistrement (check-in) et la présentation du site;
• Préparer les bouteilles à graver destinées aux VIP, aux influenceurs et aux nouveaux employés;
• Assurer la gestion des réservations de la Loge 19 (salles de réunion et chambres), incluant les communications et l'envoi des codes d'accès, ainsi que la coordination avec l'équipe corporative pour les Lofts, au besoin;
• Coordonner les communications et publications destinées aux leaders et aux artisans, incluant les courriels et les publications sur Viva Engage;
• Assurer la mise à jour et l'affichage de la signalisation directionnelle (wayfinding) sur le site, incluant les impressions au format 11 x 17;
• Collaborer à la production de La Gazette du Village;
• Communiquer les codes promotionnels et leurs critères d'application aux équipes;
• Participer à la création de contenus visuels dans Canva, tels que des affiches et autres outils de communication;
• Assurer la mise en page et l'impression, ou la réimpression, des menus;
• Assurer l'ouverture et le suivi des billets liés à Websynco ainsi qu'aux produits et au design, en collaboration avec les équipes concernées;
• Participer aux rencontres bimensuelles portant sur les produits;
• Assurer le suivi des rencontres de service technique en relayant l'information aux parties prenantes, en prenant des notes et en assurant les communications de suivi;
• Coordonner les journées « Découverte en famille » ainsi que divers événements internes;
• Soutenir la planification et la logistique des séances photo tenues sur le site;
• Assister les directeurs avec l’organisation des rencontres hebdomadaires;
• Participer aux debriefs d'audit et à la création des billets qui en découlent;
• Organiser la rencontre mensuelle de leadership et le 5 à 7 des leaders, incluant la préparation de la présentation PowerPoint en collaboration avec l'équipe marketing, la planification logistique et l'animation (Kahoot);

Profil recherché

• Minimum d'un (1) à trois (3) années d'expérience dans un rôle administratif, idéalement dans le domaine hôtelier, touristique ou du bien-être;
• Excellentes habiletés organisationnelles et grande capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Sens de l'initiative, autonomie et souci du détail;
• Excellentes habiletés de communication (orale et écrite) en français et en anglais;
• Habileté à collaborer avec différentes équipes et parties prenantes internes et externes;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et aisance avec les outils numériques de gestion de projet (ex. : ClickUp) et de conception graphique (ex. : Canva);
• Discrétion et sens du professionnalisme dans la gestion de renseignements confidentiels;
• Approche axée sur le service à la clientèle et souci de l'expérience employé et invité;
• Capacité à travailler efficacement dans un environnement dynamique et en constante évolution;

Salaire

Selon l’échelle salariale en vigueur en plus des avantages sociaux reliés au Nordik Spa Village.

Horaire de travail

• Poste à temps plein (40 h/semaine) avec horaire variable (principalement de jour (soirées occasionnelles), fins de semaine et jours fériés).
• Ce poste est un contrat temporaire d'une durée de 6 mois